Dalam menjalankan suatu usaha, ada banyak hal yang harus dimanajemen dengan baik. Sebagai contoh adalah bagaimana seorang pengusaha beberapa toko kelontong (minimarket) harus mengelola masing-masing toko yang dimiliki. Dimulai dengan para karyawan yang bekerja pada toko tersebut. Harus dilakukan pengaturan jadwal yang baik sehingga seluruh karyawan yang ada dapat bekerja sesuai dengan jam operasional toko. Harus dipastikan juga ada karyawan dari masing-masing bagian yang hadir setiap harinya. Misalnya, dua orang karyawan pada bagian penyusunan stok barang dan satu orang karyawan sebagai kasir. Dengan adanya pengaturan karyawan yang baik maka akan tercipta sinergi untuk melayani pelanggan dengan baik. Selain pengaturan jadwal karyawan yang baik, harus dilakukan juga pengaturan barang dagangan yang rapi dan menarik. Beberapa ketentuan umum harus diterapkan, seperti barang ditata sesuai dengan tipe barang. Misalnya, satu rak makanan ringan hanya boleh diisi dengan makanan ringan. Barang dengan merek dan jenis yang sama pun harus ditata dalam satu kelompok. Selain itu, barang dagangan yang paling laku, seperti minuman dalam kemasan atau kebutuhan pokok sehari-hari harus diletakkan pada rak yang tingginya sejajar dengan pelanggan (eye level). Dengan demikian barang tersebut akan mudah dilihat dan diraih.Kedua hal di atas adalah dua contoh hal yang sangat penting untuk dikelola dalam suatu usaha. Ada hal lain yang juga tak kalah penting, yaitu pengaturan stok barang. Seorang pengusaha yang yang baik akan melakukan pengecekan stok barang (inventory control) secara teratur sehingga pemenuhan stok barang dagangan, terutama untuk barang yang cepat laku (fast moving) dapat dilakukan tepat waktu.Inventory control adalah hal yang sangat krusial untuk dilakukan. Ketersediaan barang dan kelengkapan jenis barang menjadi salah satu faktor penentu dimana pelanggan akan berbelanja dan apakah pelanggan akan datang kembali pada pembelian berikutnya. Selain untuk menciptakan dan menjaga reputasi toko di mata pelanggan, berikut ini adalah manfaat lainnya dari inventory control:
Mencegah kehabisan stok
Bayangkan apabila pada saat pelanggan datang untuk membeli suatu barang ke sebuah toko namun stok barang tersebut habis. Apa yang terjadi? Pelanggan batal berbelanja sehingga pemasukan yang tadinya akan diperoleh tidak terjadi. Hal ini adalah akibat dari inventory control yang tidak baik.
Meningkatkan pelayanan
Saat ini ada begitu banyak toko kelontong yang sudah memiliki toko online. Salah satu kunci keberhasilan dari berlangsungnya usaha toko online ini adalah terintegrasinya stok fisik barang dengan data stok barang yang ada di dalam sistem inventory. Jangan sampai toko online menunjukkan bahwa stok barang tersedia namun ternyata stok barang tersebut kosong. Dengan adanya inventory control yang baik maka pelanggan akan memperoleh pelayanan pemenuhan kebutuhan barang yang baik.
Membantu dalam pengambilan keputusan
Sistem inventory akan menyediakan data-data terkait stok dengan lengkap. Pemilik toko dapat melakukan pengecekan stok barang, jumlah yang harus dipesan, dan jumlah barang yang terjual setiap harinya (sehingga bisa dikategorikan apakah barang termasuk laku atau tidak). Selain itu biaya yang harus dikeluarkan untuk melakukan pemesanan barang juga akan tertera. Dengan adanya data-data yang lengkap maka pemilik usaha akan dimudahkan dalam mengambil keputusan. Mereka dapat menentukan barang yang mana saja dan berapa kuantitas yang akan dipesan.Sekarang kita sudah mengetahui betapa pentingnya inventory control dalam menjalankan suatu usaha. Secara singkat dapat dikatakan bahwa keberadaan sistem inilah yang berperan penting dalam pemenuhan stok barang dengan tepat waktu. Apakah pemenuhan stok barang hanya dapat dilakukan melalui pemesanan ke supplier? Tentu saja tidak. Pemenuhan stok barang juga dapat dilakukan melalui stock transfer. Seperti namanya, stock transfer adalah proses pemindahan barang dari satu toko ke toko lainnya dengan tujuan memenuhi kebutuhan barang di toko tujuan.Sebagai contoh, toko A dan B yang berada dalam satu perusahaan menyediakan berbagai jenis barang elektronik bagi para pelanggannya. Suatu waktu, seorang pelanggan datang ke toko B dan ingin membeli 10 (sepuluh) unit televisi. Namun, pada saat dilakukan pengecekan stok barang, toko B hanya memiliki ketersediaan sejumlah 5 (lima) unit televisi. Di saat yang sama, toko A memiliki 10 (sepuluh) unit televisi dengan jenis yang sama. Untuk tetap dapat memenuhi permintaan pelanggan tersebut, maka dilakukan stock transfer dari toko A ke toko B sebanyak 5 (lima) unit.
Dengan adanya stock transfer, pemenuhan kebutuhan pelanggan, terutama dalam keadaan yang mendesak, dapat dilakukan dengan cepat. Sebagai bagian dari kegiatan operasional dalam suatu usaha, tentunya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan stock transfer. Berikut ini penjelasannya:
Stock transfer dilakukan untuk kondisi urgent
Stock transfer biasanya dilakukan pada saat ada kebutuhan atau permintaan pelanggan yang harus dipenuhi sesegera mungkin. Stock transfer bisa dilakukan kapan saja. Dengan menggunakan contoh kasus di atas, jika pelanggan datang dan meminta 10 (sepuluh) unit untuk disediakan keesokan harinya, maka transfer barang tersebut dapat langsung dilakukan selama toko lain memiliki ketersediaan barang. Hal ini berbeda jika dibandingkan dengan pemesanan barang kepada supplier. Supplier sudah memiliki jadwal pengiriman barang, misalnya 2 (dua) kali dalam 1 (satu) bulan. Tentunya pemilik usaha tidak ingin mengambil resiko kehilangan pelanggan sebagai penyebab ketidakmampuan penyediaan barang. Pada kondisi urgent seperti ini, stock transfer adalah solusi yang tepat untuk dilaksanakan.
Pastikan ketersediaan barang di toko tujuan
Pada saat akan melakukan transfer 5 (lima) unit televisi dari toko A, harus dipastikan bahwa kelima unit tersebut tersedia, tidak hanya fisik barang tersedia di toko, tetapi juga barang bukan merupakan barang pesanan pelanggan di toko A. Keterangan yang menunjukkan bahwa barang merupakan barang pesanan seorang pelanggan tidak tertera pada sistem. Oleh sebab itu, karyawan yang bertanggung jawab dalam melakukan inventory control di toko B harus memastikan secara langsung ketersediaan barang tersebut di toko A.
Pastikan jenis barang yang dikirim sesuai dengan permintaan pelanggan
Sebelum melakukan transfer 5 (lima) unit televisi dari toko A, pastikan bahwa kelima unit tersebut memiliki spesifikasi yang sesuai dengan permintaan pelanggan. Sama halnya untuk barang-barang lain, seperti makanan dan minuman. Hal-hal seperti ukuran kemasan (gramasi) dan rasa makanan/minuman harus sesuai dengan yang diinginkan pelanggan. Transaksi akan batal dilakukan jika ternyata stok barang yang ditransfer tidak sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Tanya Expert Kami
