Pembahasan ini seharusnya tak asing, terutama bagi mereka yang pekerjaannya berhubungan dengan pengelolaan inventaris. Karyawan yang setiap harinya berkaitan dengan berbagai daftar barang untuk di cek ketersediaannya dan kondisinya.Manajemen Inventaris Perusahaan sama sekali tak sederhana, karena karyawan dituntut untuk bisa mengoptimalkan setiap stok yang tersedia. Wajar karena jika ada yang tidak dimanfaatkan dengan tepat, lalu terbuang, maka itu berarti kerugian. Sesuatu yang paling dihindari oleh perusahaan manapun.Karenanya disini akan kami bahas secara khusus tentang hal-hal yang perlu disiapkan dalam manajemen inventaris perusahaan. Sehingga hal itu bisa memberikan petunjuk bagi karyawan tentang apa saja yang perlu mereka lakukan untuk bisa menjalankan manajemen inventaris dengan baik.
Gudang/Tempat Penyimpanan
Tentu saja gudang penyimpanan inventaris menjadi salah satu hal yang perlu disiapkan dan diperhatikan sejak awal. Karena lokasi itu yang nantinya menjadi tempat untuk meletakkan berbagai macam inventaris perusahaan.Sedangkan kita pahami bahwa kondisi barang juga akan sangat dipengaruhi oleh kualitas tempat penyimpanannya. Seperti barang yang tidak tahan air, akan mudah mengalami kerusakan ketika disimpan dalam ruangan yang lembab.Karenanya sebelum menjalankan pengelolaan inventaris, pastikan terlebih dulu bahwa setiap barang telah memiliki tempat penyimpanan yang tepat sesuai dengan karakternya. Suhu seperti apa yang ideal untuk barang tersebut, bagaimana kelembapannya, kebersihannya, lokasinya dan lain-lain.Dalam penentuan tempat penyimpanan pun perlu memperhatikan penataan barang-barang. Terutama jika beberapa jenis barang menggunakan satu tempat atau ruangan yang sama. Maka perlu diperhatikan, apakah penataan dari barang-barang tersebut saling mengganggu atau tidak.
Standard Operational Procedure (SOP)
Hal kedua yang juga harus disiapkan sejak awal untuk Manajemen Inventaris adalah SOP. Tentu saja karena ini nantinya yang akan menjadi pedoman bagi setiap karyawan di bagian terkait. Sehingga mereka tahu, apa yang harus dilakukan dalam pengelolaan setiap inventaris yang dimiliki perusahaan.Jadi setiap aktivitas manajemen inventaris harus dilengkapi dengan SOP yang detail, tentang bagaimana penanganannya. Dengan begitu siapapun dan berapapun karyawan yang menangani manajemen inventaris, mereka bisa menggunakannya sebagai pedoman kerja.Sayangnya fakta di lapangan justru SOP banyak dibuat ketika sudah terlanjur muncul masalah. Padahal seharusnya sejak awal sudah diprediksi peluang hambatan kerja apa yang berpotensi muncul. Sehingga SOP menjadi pencegahan supaya hal itu jangan sampai terjadi.Kecuali jika memang ada perubahan atau pengembangan dalam manajemen inventaris, misalnya tambahan barang atau adanya kondisi baru yang tergolong mendadak. Maka SOP bisa segera dibuat setelah hal itu diketahui, untuk menjadi acuan operasional baku dalam kerja.
Prediksi Pergerakan Stok Barang
Hal yang juga perlu disiapkan dalam manajemen inventaris adalah prediksi atas pergerakan stok barang. Iya, memang benar bahwa Anda harus meramalnya sedini mungkin dan sedetail mungkin. Karena hasil prediksi itu yang nantinya akan jadi semacam pijakan untuk strategi manajemen inventaris paling awal.Prediksi dilakukan dengan menganalisa jumlah stok barang yang berpotensi dibutuhkan di waktu berikutnya. Hal ini memang akan cukup rumit, apalagi jika perusahaan memiliki banyak sekali barang dan produk dalam inventaris.Tapi hal ini memang salah satu persiapan yang perlu dilakukan, supaya tidak terjadi kekurangan stok di periode berikutnya. Ketika nantinya aktivitas manajemen inventaris sudah berjalan, datanya bisa digunakan untuk bahan forecasting kebutuhan periode berikutnya.
Kode Barang Inventaris
Kode barang memang terdengar sederhana, tapi ini hal yang sangat penting dan berpengaruh signifikan terhadap kelancaran manajemen inventaris. Karena kode itu yang nantinya memudahkan Anda untuk memberikan nama yang spesifik pada setiap jenis barang.Hal ini akan sangat terasa manfaatnya ketika perusahaan memiliki beberapa barang yang berbeda namun sejenis. Misalnya buku, ada banyak jenis buku yang terdata dalam inventaris perusahaan. Hal itu akan jauh lebih mudah jika setiap jenis buku dapat kode unik tersendiri.Seperti halnya ketika Anda berada di perpustakaan. Anda menemukan setiap buku di sana memiliki kode unik tersendiri. Karena memang hal itu dibuat untuk memudahkan manajemen inventaris buku perpustakaan, mengetahui stok buku yang tersedia, lokasi rak, buku yang dipinjam, status buku dan seterusnya.
Jadwal Stock Opname
Hal yang juga perlu dipahami bahwa dalam aktivitas Manajemen Inventaris tidak selalu mulus seperti rencana awal. Terkadang barang sesuai dan tersedia saat dibutuhkan, terkadang tidak. Entah itu karena penggunaan barang yang tidak termonitor, kehilangan karena pencurian ataupun karena rusak.Karenanya dalam proses manajemen inventaris akan selalu dibutuhkan Stok Opname. Yakni aktivitas pengecekan barang inventaris, bahwa jumlahnya sesuai dengan data, lokasinya sesuai dengan aturan penyimpanan dan kondisinya juga sesuai dengan kebutuhan.Sehingga sebelum melakukan manajemen inventaris, dibutuhkan aktivitas untuk penentuan jadwal stock opname. Apakah itu dilakukan setiap bulan, setiap minggu atau bahkan setiap hari. Untuk memastikan bahwa kondisi setiap barang sesuai dengan data yang tercatat.Jadwal akan lebih baik jika dilakukan secara berkala dan sesering mungkin. Karena dengan begitu, jika ternyata ditemukan masalah, entah itu barang hilang atau rusak, penangannya bisa segera dilakukan. Jadi ketika barang nantinya akan digunakan, sudah ada ganti yang baru.
Sistem atau Aplikasi Manajemen Inventaris
Jaman sudah banyak berkembang, sehingga sudah sewajarnya manajemen inventaris juga didukung oleh teknologi yang canggih. Bukan hanya memudahkan, hal itu juga bisa mendukung supaya manajemen inventaris lebih efektif dalam mengoptimalkan aset perusahaan.Karena kita pahami, karyawan sebaik apapun tetaplah manusia. Dimana ia tak bisa terlepas dari peluang human error dalam pencatatan inventaris. Sehingga sudah tak tepat lagi jika inventaris dilakukan hanya dengan kertas dan bolpoin.Akan lebih baik tentunya jika manajemen inventaris dilakukan dengan dukungan teknologi, misalnya aplikasi pengelolaan inventaris. Karyawan bisa lebih mudah memonitoring stok dan juga melakukan pengelolaan keluar-masuk barang.Selain juga tentu saja dokumen bisa lebih mudah untuk dibuat karena setiap catatan sudah berbasis sistem komputer. Sehingga ketika nantinya butuh pembuatan laporan, prosesnya bisa lebih mudah dan cepat. Dengan menyiapkan hal-hal tersebut, manajemen inventaris bisa berjalan lebih lancar dan optimal.
