Setiap pengusaha pasti memahami betapa pentingnya mengelola keuangan dengan baik. Alasan utamanya tentu karena setiap perkembangan dan pertumbuhan perusahaan dapat dilihat dari besaran pendapatan yang dihasilkan serta pengeluaran yang dihabiskan perusahaan dan informasi tersebut bisa dilihat pada laporan keuangan perusahaan.Dalam Akuntansi, ada istilah yang dikenal dengan Petty Cash atau disebut juga dengan Kas Kecil. Setiap perusahaan pasti memiliki pengeluaran yang dilakukan secara rutin namun dengan nominal yang tergolong kecil. Pengeluaran dengan angka kecil ini bisa jadi terlihat sepele hingga jumlah pengeluaran tersebut semakin banyak dan akhirnya terlewat begitu saja untuk dicatat yang kemudian mengacaukan laporan keuangan. Meskipun bisa dikatakan pengeluaran yang dilakukan tidak disertai dengan nominal yang tergolong besar, namun pengeluaran dengan nominal kecil pun wajib untuk disertakan dalam pembukuan agar pengeluaran bisa tetap terjaga.
Ini yang Dimaksud dengan Kas Kecil
Petty Cash atau yang paling akrab kita kenal dengan Kas Kecil merupakan sejumlah dana yang dialokasikan oleh perusahaan guna menangani pengeluaran-pengeluaran yang nominalnya relatif kecil dan bersifat rutin dalam operasional bisnis.Contoh dari pengeluaran kas kecil seperti biaya untuk konsumsi pada saat rapat, biaya untuk menjamu tamu penting perusahaan atau klien, dan aktivitas lainnya yang serupa. Dengan adanya kas kecil, departemen yang membutuhkan tidak harus selalu melakukan pengajuan budget yang pada umumnya memiliki proses yang lama dan lebih panjang. Tentunya hal ini berbeda dengan kas kecil karena kas kecil diberikan di muka. Penggunaannya pun lebih beragam. Departemen yang memiliki kas kecil dan menggunakannya hanya perlu membuat laporan keuangan kas kecil yang disertai dengan bukti pembayaran penggunaan kas tersebut.Tujuan Adanya Kas Kecil
Seperti yang telah disebutkan diatas salah satu dari tujuan adanya kas kecil, berikut dibawah ini beberapa tujuan lainnya perusahaan memiliki kas kecil.1. Untuk membantu menangani keperluan kantor yang mendesak2. Menghindari proses yang berbelit dan lama untuk pengeluaran dengan nominal yang relatif kecil dan biasanya bersifat dadakan.3. Membantu meringankan beban karyawan yang terkadang harus menjamu klien atau rekan penting perusahaan sehingga tidak harus menggunakan uang pribadinya.4. Memungkinkan aktivitas atasan menjadi lebih cepat ketika memerlukan dana untuk keperluan kantor yang bersifat dadakan dan tidak terencana.Metode Mengelola Kas Kecil
Kas kecil tidak bisa dianggap sepele karena tak sedikit penggunaan kas kecil dibutuhkan dalam operasional sehari-hari suatu perusahaan. Oleh karenanya, mengetahui metode yang baik dalam mengelola kas kecil sangat dibutuhkan guna memastikan tidak ada pengeluaran sekecil apapun yang akan terlewatkan.Metode untuk mengelola kas kecil yang bisa Anda lakukan ada dua, yaitu dengan Metode Fluktuasi (Fluctuating Fund System) dan Metode Tetap (Imprest Fund System).Metode Tetap (Imprest Fund System)
Metode yang pertama ini merupakan metode pembukuan yang dilakukan dimana nominal kas kecil selalu tetap.Pada umumnya, setiap terjadi pemakaian dari kas kecil, individu yang bertanggung jawab dalam mengawasi penggunaannya tidak serta merta langsung mencatatnya dalam buku jurnal atau laporan kas kecil, namun mengumpulkan bukti dari setiap pengeluaran tersebut.Ciri khas dari metode tetap ini adalah:- Bukti dari pengeluaran yang dilakukan dengan menggunakan kas kecil dikumpulkan oleh individu yang dipercaya untuk mengawasi penggunaannya.
- Dana kas kecil akan diberikan sejumlah yang telah digunakan sehingga total dana kas kecil selalu sama seperti semula.
Untuk menggunakan metode tetap pada pengelolaan kas kecil, ada beberapa langkah yang bisa dilakukan sebagai berikut:
- Mengalokasikan sejumlah dana untuk dijadikan sebagai kas kecil yang dirasa dapat memenuhi keperluan perusahaan dalam waktu tertentu dan dipercayakan kepada individu yang dirasa mampu untuk mengawasi penggunaannya.
- Kas kecil digunakan untuk semua pembayaran dari aktivitas pengeluaran perusahaan yang jumlahnya relatif kecil.
- Ketika dana kas kecil akan habis, individu yang dipercaya untuk mengawasi penggunaannya dapat mengisinya kembali dengan jumlah yang sama seperti yang telah digunakan sehingga nominalnya akan kembali seperti semula.
Metoda Fluktuasi (Fluctuating Fund System)
Metode yang kedua adalah metode fluktuasi atau berubah-ubah. Seperti namanya, metode ini memungkinkan jumlah dana kas kecil berubah-ubah sewaktu-waktu tergantung dari kebutuhan yang dimiliki.Contohnya, perusahaan memberikan dana kas kecil untuk memenuhi kebutuhan yang bersifat dadakan sebesar Rp4.500.000 per bulan. Pada bulan berikutnya, pengisian kembali dana kas kecil bisa jadi lebih besar dari nominal awal yang disetujui tetapi bisa juga kurang.Ciri khas dari pengelolaan kas kecil dengan metode fluktuasi adalah:- Pengalokasian dana untuk kas kecil dicatatkan pada posisi debit di akun kas kecil.
- Bukti dari setiap pengeluaran yang menggunakan dana kas kecil akan dicatatkan pada buku jurnal kas kecil dengan melakukan pendebetan atas akun-akun kas kecil terkait dengan memposisikannya pada kredit di akun kecil.
- Besaran nominal dana kas kecil berubah-ubah tergantung dari kebutuhan-kebutuhan pada aktivitas yang akan dilakukan.
Cara Penggunaan Kas Kecil di Perusahaan
Mengalokasikan dana untuk kas kecil merupakan sebuah pilihan bagi setiap perusahaan. Artinya, hal ini tidak wajib ada di setiap perusahaan namun sepenuhnya tergantung pada kebutuhan perusahaan tersebut.Jika suatu perusahaan memutuskan untuk memiliki kas kecil, maka diperlukan kebijakan yang jelas mengenai penggunaannya agar karyawan tahu pasti apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dengan dana kas kecil. Dengan adanya kebijakan yang jelas, perusahaan meminimalisir atau bahkan dapat mencegah kemungkinan penyalahgunaan dana tersebut.Pun, uang tunai tersebut hanya akan diizinkan untuk diberikan dengan beberapa persyaratan berikut:- Uang tunai dari kas kecil akan diberikan apabila ada bukti tanda terima yang menyatakan dengan jelas peruntukkan dari dana tersebut. Hal ini dilakukan untuk memudahkan melakukan pelacakan pengeluaran.
- Cocokkan pencairan dana kas kecil yang dilakukan dengan bukti atau struk pembayaran yang diberikan oleh individu yang menggunakan dana.
- Memastikan individu yang dipercaya untuk mengawasi penggunaan dana kas kecil tersebut untuk memperbarui informasi pada buku kas dengan memastikan jumlah saldo kas di awal, tanggal suatu pengeluaran dilakukan serta jumlah saldo kas yang telah diperbarui.
Tanya Expert Kami
