Sistem akuntansi online sering kali muncul setiap kali ada pembahasan mengenai pengelolaan finansial perusahaan. Tentunya para akuntan dan pemilik bisnis telah terbiasa menggunakan software untuk melakukan penghitungan ketimbang pencatatan manual dengan menulis di dalam buku kas.
Yang perlu kamu ketahui ialah sistem akuntansi online tidak semata-mata merujuk pada aplikasi spreadsheet yang dibuka lewat browser seperti Google Sheets. Istilah online di sini punya makna lebih jauh dari itu.
Jadi, Apa Itu Sistem Akuntansi Online?
Sistem akuntansi online merujuk ke pengelolaan data akuntansi pada software accounting yang beroperasi melalui metode cloud computing (komputasi awan).
Software tradisional seperti Microsoft Office dijalankan melalui gadget penggunanya. Beda halnya dengan cloud, di mana software dijalankan melalui server terpisah milik penyedia layanan. Lewat cloud, pengguna bisa mengakses akuntansi online dari gadget apa saja, selama ada koneksi internet.
Karena “fisik” software berada di server penyedianya, data akan tersimpan pula di server tersebut dan bukan di gadget milik pengguna software. Akses software ini juga bisa diberikan ke beberapa orang sekaligus. Hal tersebut tidak berlaku bagi software tradisional yang terbatas pada gadget yang terinstal software.
Software akuntansi online umumnya tersedia dalam satu produk tersendiri. Namun, ada pula yang menyediakannya sebagai salah satu fungsi dari software ERP (Enterprise Resource Planning), yang juga disertai fungsi lain di luar akuntansi.
Alasan Sistem Akuntansi Online Bisa Bermanfaat untuk Bisnis
Sistem akuntansi online punya peran signifikan bagi akuntan. Dan peran perangkat lunak ini juga menjadi semakin penting untuk efektivitas pengelolaan data finansial perusahaan. Adapun alasan-alasan yang membuat akuntansi berbasis cloud ini semakin banyak digunakan adalah sebagai berikut.
1. Segala Kebutuhan Akuntansi dalam Satu Software
Meskipun dapat melakukan berbagai penghitungan dengan beragam formula, spreadsheet menjadi tidak efektif ketika mengelola data yang besar dan saling terhubung. Selain itu, para akuntan maupun departemen terkait lainnya dapat terkendala dalam menyamakan persepsi data yang mereka proses.
Sistem akuntansi online dibuat untuk mengatasi permasalahan-permasalahan di atas lewat fitur-fitur akuntansinya yang mudah dioperasikan.
Kamu dapat mengelola semua kebutuhan akuntansi dalam satu aplikasi Ukirama ERP, yang juga dilengkapi fitur lainnya seperti supply chain management dan transaksi jual beli. Semua fitur tambahan ini punya nilai plus karena kamu dapat menghubungkan data-datanya untuk diolah ke sistem akuntansi.
2. Akses di Mana Saja, oleh Siapa Saja yang Terdaftar
Inilah keunggulan utama dari software berbasis cloud. Tidak ada limitasi dalam gadget yang terinstal dengan software. Selama kamu memiliki akun, kamu dan rekan setimmu dapat mengakses software ini di gadget apa pun, kapan saja.
Model akses seperti ini membuka jalan pada mobilitas SDM tanpa harus terikat ke satu dua gadget yang terinstal software.
Bila memilih jaringan cloud, kamu dapat meningkatkan efektivitas penghitungan akuntansi dengan Ukirama ERP. Software ini memiliki sistem antarmuka yang bersih dan mudah digunakan. Ukirama ERP juga tersedia dalam versi mobile app.
3. Meminimalkan Human Error Sekaligus Meningkatkan Akurasi
Kita tahu bahwa salah mengetik koma saja atau kelebihan menambah angka nol dapat membawa malapetaka bagi hasil pembukuan perusahaan. Ini merupakan kelemahan praktik manual yang dapat dikurangi oleh sistem akuntansi online.
Sistem online memproses data menjadi berbagai statistik dan laporan. Semua itu berasal dari tahapan penginputan yang sedikit dan dari automasi sistem lain yang terhubung, seperti dari transaksi jual beli.
Karena pengolahan data terkomputerisasi memperkecil banyaknya proses penginputan manual, akuntansi online mampu meningkatkan ketepatan datanya. Apalagi, sistem akuntansi online terbaik selalu memperbarui datanya.
4. Automasi Mempersingkat Waktu dan Menekan Biaya
Software akuntansi online memiliki fungsi utama lain yang membuatnya dipilih pemilik usaha, yaitu automasi. Ketika akuntan beralih dari pembukuan manual ke pembukuan otomatis, ia dapat menyelesaikan tugas yang memerlukan waktu berjam-jam dalam hitungan menit.
Proses pembukuan otomatis, buat invoice secara mudah, dan peringkasan pemrosesan data finansial lainnya akan sangat berdampak pada berkurangnya pengeluaran. Sebab, perusahaan dapat mengefektifkan jumlah pekerja yang tepat guna untuk satu area tugasnya.
Bisnis yang bergerak secara efisien akan melancarkan transaksi, yang berarti profit lebih besar. Selain itu, aktivitas akuntan yang kini serba digital secara otomatis dapat mengurangi penggunaan kertas untuk pendataan, yang mana ikut menyumbang angka pengeluaran bagi perusahaan.
Salah satu aplikasi terbaik untuk akuntansi otomatis, yaitu Ukirama ERP, dapat memperlancar siklus akuntansimu secara cepat dengan tetap mengikuti Pedoman Standar Akuntansi Keuangan (PSAK).
Pedoman ini dikenal dalam memproses laporan keuangan yang banyak digunakan di Indonesia, seperti laba rugi, perubahan modal, dan arus kas.
5. Pembaruan Data Secara Berkala
Software akuntansi dengan basis cloud sering dinilai paling efektif karena memiliki fasilitas real-time. Fasilitas real-time yang tersemat di dalam sistem cloud membuatnya selalu memperbarui data setiap kali ada penggantian atau data baru yang masuk.
Data yang selalu up-to-date, ditambah penggunaan sistem yang simpel, memiliki keuntungannya tersendiri. Akuntan dan manajer dapat langsung memeriksa kesesuaian data tanpa harus menunggunya disusun dan dirapikan terlebih dahulu. Hal ini cukup sulit dilakukan dengan spreadsheet karena membuka dan mencari file-nya saja sudah memakan waktu.
Bayangkan betapa efisiennya operasi perusahaan jika pihak penanggung jawab dapat segera menyusun perencanaan karena laporan cepat dibuat.
Bahkan, sistem akuntansi Ukirama Cloud, yang jadi salah satu ERP terbaik di Indonesia, dapat memunculkan notifikasi ke smartphone punyamu seandainya ada perubahan data.
6. Faktor Keamanan Informasi
Jaringan cloud menjadikan aplikasi akuntansi online dinilai paling aman dibandingkan aplikasi tradisional. Informasi yang dikirim melalui cloud akan melalui tahapan enkripsi yang membuat data tidak gampang bocor.
Sistem konvensional berupa software offline yang terinstal di komputer atau gadget lainnya punya permasalahan lain yang sulit diatasi, yaitu perangkat keras atau lunak yang rusak. Kemungkinan terburuknya dari permasalahan ini adalah data hilang dan tidak bisa dipulihkan.
Akses software online sendiri diberikan lewat akun per pengguna. Itu berarti hanya ada satu orang yang dapat mengakses akunnya. Jika pelanggaran yang disengaja maupun tidak sengaja terjadi, kamu dapat melacak riwayat aktivitas pengguna tersebut.
Pengamanan akses juga dapat diaktifkan di dalam sistem. Dengan begitu, kamu dapat membatasi akses pengguna agar tidak bisa membuka data dari divisi tertentu ataupun yang bersifat rahasia seperti rekening bank perusahaan.
Hal yang Perlu Dipertimbangkan saat Memilih Sistem Akuntansi Online
Beberapa faktor berikut dapat menjadi patokan untuk memastikan bahwa sistem akuntansi online yang kamu pilih benar-benar sudah tepat.
Fitur yang Tersedia
Apakah kamu memilih software akuntansi terlengkap yang menyediakan semua kebutuhan bisnismu? Untuk itu, kamu mesti membuat daftar kebutuhan terlebih dahulu, apa saja yang sebenarnya diperlukan perusahaanmu.
Fitur paling dasar seperti mencetak dan membagikan laporan juga harus masuk dalam pertimbanganmu.
Harga
Apakah anggaranmu memenuhi biaya pembelian software?
Ketahui berapa banyak yang sanggup kamu sisihkan untuk memiliki software akuntansi ini. Namun, tetap pilih software yang memang memiliki fitur-fitur yang kamu butuhkan saja.
Aksesibilitas
Apakah bisnismu mengharuskan akses yang fleksibel ke banyak gadget (dengan jaringan cloud)? Atau justru kamu ingin membatasi akses hanya dengan sedikit perangkat?
Tidak ada yang salah dengan keduanya. Namun, kamu dianjurkan menggunakan sistem cloud bila bisnismu sudah tergolong berskala besar dan sudah tidak lagi dioperasikan oleh satu atau dua orang.
Efektivitas
Apakah tampilan dan pengoperasian sistem akuntansinya mudah dimengerti sehingga kamu bisa langsung menguasainya? Apakah laporan yang dibuat dari sistemnya dapat segera dipahami?
Gunakanlah kesempatan demo atau free trial untuk mencari tahu efektivitas sistem software secara langsung.
Kredibilitas dan Kestabilan Bisnis Penyedia Produk
Apakah perusahaan yang menawarkan sistem akuntansi online ini memiliki reputasi dan direkomendasikan banyak orang? Apakah bisnisnya telah berjalan lama?
Perusahaan yang kredibel dan telah bertahan lama merupakan tolok ukur akan kualitas produk akuntansi yang baik.
Sistem Keamanan
Apakah perusahaan penyedia sistem akuntansi ini bersikap terbuka terhadap cara menjaga informasi kliennya agar tetap aman? Apakah mereka punya langkah penanggulangan seandainya hal buruk terjadi pada sistem yang kamu punya?
Tanyakan hal ini saat berkonsultasi dengan layanan pelanggan atau expert mereka.
Itulah beberapa alasan mengapa banyak pelaku usaha beralih menggunakan sistem akuntansi online. Kamu sendiri dapat mengelola pajak, mengotomatiskan payroll karyawan, hingga melakukan pembukuan lebih cepat dan mudah dengan Ukirama ERP. Yang lebih penting, Ukirama ERP menawarkan harga terjangkau sesuai kebutuhan bisnismu. Pelajari fungsi akuntansi apa saja yang ada di Ukirama lewat link ini.
