Inilah Mengapa Dokumentasi Penting dan Perlu Dilakukan

Apa yang terlintas pertama kali dalam benak Anda mengenai arti dokumentasi? Kegiatan mengambil foto dan video? Atau kegiatan seorang bendahara atau bagian keuangan dalam mengarsipkan bukti-bukti pembayaran? Ataukah realita bagaimana seorang jurnalis mencatat berita dari sebuah kegiatan tertentu? manakah yang merupakan makna dokumentasi yang benar? Jawabannya, semua contoh tersebut adalah kegiatan dokumentasi. Darimana kita dapat memperoleh informasi mengenai keberadaan manusia purba? Atau kisah-kisah heroik kerajaan terbesar di nusantara lengkap hingga masa keruntuhannya? Begitu juga dengan bagaimana kisah perobekan bendera biru Belanda di hotel oranye pada peristiwa di bulan November di Surabaya? Semua informasi tersebut kita dapatkan dari adanya dokumentasi yang ditinggalkan oleh para pelaku sejarah. Kita dapat membaca prasasti yang dituliskan pada raja majapahit. Kita dapat melihat foto-foto peristiwa heroik itu, sehingga dapat memvisualisasikan dan merasakan perjuangan mereka.Dalam operasional perusahaan pun, dokumentasi keuangan juga sangat diperlukan. Seorang akuntan sangat mengandalkan dokumentasi untuk melacak arus keuangan keluar masuk perusahaan. Seorang manajer membutuhkan dokumentasi hasil dari pelaksanaan program-program sebelumnya untuk membuat evaluasi dan perbaikan pada program berikutnya. Semua orang dalam berbagai bidang pekerjaan mereka membutuhkan dokumentasi. Lantas kemudian, dengan banyaknya realitas dokumentasi tersebut, apa arti dokumentasi itu? 

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi dapat kita maknai sebagai segala kegiatan dalam usaha mendapatkan informasi yang bertujuan untuk mengabadikan momen tersebut sebagai sebuah bukti. Informasi yang berhasil diabadikan, selanjutnya dapat disebarluaskan sesuai dengan kebutuhan. Dokumentasi tidak terbatas hanya pada kegiatan mengambil sebuah foto atau video semata, namun kegiatan yang berupa menuliskan suatu kejadian, atau mengumpulkan sumber-sumber data untuk dijadikan bank informasi dan diabadikan, juga merupakan kegiatan dokumentasi. Kita dapat mengetahui peristiwa sejarah, berkat kegiatan dokumentasi. Dokumentasi dapat berupa tulisan, catatan, prasasti, gambar, foto, dan video.

Mengapa Dokumentasi Penting

Dokumentasi tidak hanya penting untuk pribadi saja, namun juga untuk kelancaran operasional bisnis suatu perusahaan bahkan juga dalam bermasyarakat. Seperti kita bahas sekilas sebelumnya bahwa kita bisa mengetahui semua peristiwa lampau lewat dokumentasi, lebih dari itu sebenarnya dokumentasi memberikan kita beberapa manfaat lainnya. 

1. Mengabadikan dan menjadi bukti suatu kejadian 

Dokumentasi dapat mengabadikan suatu peristiwa dalam bentuk gambar, tulisan, video, bahkan benda-benda unik lainnya. Kegiatan dokumentasi yang fokus utamanya adalah melakukan kegiatan pengumpulan bukti kegiatan ini dapat menjadi suatu media untuk mengumpulkan bukti sebanyak-banyaknya yang akan menjadi sumber informasi valid dan kuat. Contohnya dokumentasi suatu acara perusahaan dimana di dalamnya terdapat penyerahan sejumlah donasi sosial senilai tertentu. Sebuah foto, video, dan kuitansi tanda bukti penyerahan, akan menjadi sumber informasi valid untuk membuktikan program donasi tersebut sudah disalurkan. Hasil dokumentasi ini berikutnya dapat dikumpulkan dan dijadikan bahan untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat yang lebih luas. 

2. Sebagai media publikasi 

Dokumentasi dapat berperan sebagai media publikasi. Sumber data yang sudah dikumpulkan dan dirapikan tersebut, dapat disebarluaskan untuk menjadi penguat dalam materi promosi. Keberadaan hasil dokumentasi dapat meyakinkan komunikan bahwa apa yang disampaikan komunikator adalah benar. 

3. Bukti dalam transaksi keuangan 

Dokumentasi juga sangat penting dalam pencatatan transaksi keuangan. Seorang akuntan dalam mencatat semua arus keuangan perusahaan, membutuhkan sebuah bukti bahwa dana perusahaan benar-benar dialokasikan sesuai anggaran yang disetujui di awal. Keuangan adalah masalah yang amat sensitif dan menyangkut eksistensi perusahaan, sehingga dalam pencatatan arus keuangannya tidak bisa sembarang dikarang. Setiap uang yang dibelanjakan wajib disertai bukti yang valid. Bukti-bukti tersebut dapat diperoleh melalui kegiatan dokumentasi atau pencatatan bukti transaksi keuangan. 

4. Bahan evaluasi dan perencanaan lanjutan seorang manajer

Tidak hanya pada bidang keuangan saja yang membutuhkan dokumentasi untuk kelancaran tugasnya, dokumentasi juga sangat bermanfaat untuk seorang manajer dalam membuat perencanaan manajerialnya. Seorang manajer dapat menemukan evaluasi dari mengamati dan mempelajari pelaksanaan program sebelumnya melalui dokumentasi. Tidak hanya pada program berbentuk acara saja, namun juga dari segi pengalokasian dana dan signifikansi program terhadap tujuan. Dari sumber data tersebut, manajer dapat menjadikannya bahan pertimbangan untuk menyusun planning berikutnya agar dapat diperbaiki dan ditingkatkan. 

Jenis-jenis Dokumentasi

Untuk menajamkan pemahaman kita mengenai dokumentasi ini, setelah mengetahui apa saja manfaat dokumentasi, berikut ini adalah jenis-jenis dokumentasi: 

1. Dokumen pribadi, niaga, dan pemerintah 

Jenis yang pertama adalah dokumentasi berdasarkan subjek yang membutuhkan. Dokumentasi dapat dilakukan berdasarkan kepentingan pribadi, contohnya adalah foto-foto dan video kegiatan pribadi dan keluarga, buku catatan yang ditulis untuk keperluan pribadi dan berbagai hal yang menyangkut kepentingan pribadi dapat dikategorikan dalam dokumentasi pribadi. Sedangkan dokumentasi niaga mencakup berbagai hal yang berhubungan dengan keuangan dan operasional bisnis. Contohnya transaksi keuangan yang membutuhkan invoice dan nota pembayaran, dokumentasi kegiatan tertentu dan laporan-laporan penjualan. Untuk dokumentasi yang menyangkut kegiatan negara dan pemerintahan, dikategorikan pada dokumentasi pemerintahan. Cakupannya tentu lebih luas, bergantung pada levelisasi subjeknya. 

2. Dokumen primer atau sekunder 

Penentuan jenis dokumentasi ini berdasarkan pada sumber data diperolehnya, ada dua jenis yaitu primer dan sekunder. Dokumentasi primer diperoleh dari sumber informasi langsung, yang mengalami atau melakukan kegiatan tersebut. Sementara dokumentasi sekunder adalah dokumentasi yang datanya diperoleh dari sumber perantara, bisa kedua, ketiga dan seterusnya. 

3. Dokumen dinamis dan statis 

Dokumentasi dinamis dan statis dibedakan berdasarkan signifikansinya dalam menyelesaikan pekerjaan, apakah dapat dimanfaatkan secara langsung ataukah tidak pada saat itu juga. Dokumentasi dinamis dapat digunakan secara langsung manfaatnya saat itu juga, sementara statis tidak. 

4. Dokumen tekstual dan nontekstual 

Seperti namanya, tekstual berarti tertulis atau berupa teks, sedangkan nontekstual adalah segala model dokumentasi di luar tulisan. Contohnya foto, video, benda-benda peninggalan atau juga rekaman suara. Dokumentasi tekstual dan nontekstual akan berfungsi sesuai dengan kondisi dan situasinya masing-masing. Jenis dokumentasi ini juga dipengaruhi oleh perkembangan budaya dan teknologi. Jaman dulu belum ada dokumentasi foto dan video secanggih sekarang. Rata-rata dokumentasi hanya mengandalkan catatan tulisan manual saja. Itulah sekilas uraian mengenai dokumentasi dan arti pentingnya dalam kehidupan kita, terutama dalam operasional bisnis perusahaan. Dokumentasi erat kaitannya dengan perkembangan budaya dan teknologi di masyarakat. Fungsi dan manfaatnya pun terus berkembang seiring dengan perubahan gaya hidup dan bisnis di masyarakat.