Kegunaan dan Contoh Cara Membuat Jurnal Umum Perusahaan Konstruksi Dengan Excel

Dalam menjalankan sebuah bisnis atau usaha, Anda pasti paham seberapa pentingnya pencatatan setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Dengan melakukan pencatatan transaksi yang terjadi ini, Anda jadi bisa dengan mudah mengidentifikasi transaksi yang terjadi dan menilainya, serta menganalisis bagaimana dampak transaksi tersebut terhadap keuangan perusahaan.Untuk mencatat kegiatan transaksi khususnya transaksi keuangan perusahaan, Anda memerlukan sebuah jurnal. Jurnal ini ada yang bersifat umum dan ada yang bersifat khusus. Kita akan membahas lebih detail mengenai jurnal umum.Jurnal umum biasa dikenal dengan jurnal dua kolom, oleh karena itu jurnal umum merupakan bentuk yang paling sederhana. Ya walaupun sebenarnya jurnal umum memiliki lebih dari dua kolom, tetapi kolom yang digunakan untuk mencatat jumlah rupiah hanya ada dua saja yaitu debit dan kredit. Berikut ini merupakan contoh tampilan jurnal umum yang umum dijumpai:

Tanggal (1)	Nama rekening dan keterangan (2)	Referensi (3)	Debit (4)	Kredit (5)

Keterangan:

Kolom 1	Digunakan untuk mencatat tanggal transaksi (tanggal, bulan, tahun) dan harus berurutan dari tanggal yang paling muda
Kolom 2	Digunakan untuk mencatat nama rekening yang dikredit atau didebet dan memberi keterangan singkat mengenai transaksi tersebut
Kolom 3	Digunakan untuk nomor rekening atau nomor referensi dari rekening yang didebit atau dikredit
Kolom 4	Digunakan untuk mencatat jumlah rupiah dari rekening yang didebetkan pada kolom 2
Kolom 5	Digunakan untuk mencatat jumlah rupiah dari rekening yang dikreditkan pada kolom 2

Tak cukup sampai disitu saja, dalam membuat jurnal umum Anda harus memperhatikan beberapa prinsip yang menjadi dasar pencatatan jurnal umum ini, yaitu:

1. Identifikasilah bukti - bukti transaksi keuangan perusahaan seperti kwitansi, nota, memo, faktur dan lain-lain.
2. Akun- akun transaksi yang sudah teridentifikasi tersebut digolongkan kedalam jenis harta, hutang maupun modal.
3. Menetapkan penambahan maupun pengurangan terhadap akun yang yang terkait dengan transaksi yang sudah dilakukan.
4. Anda harus paham dasar-dasar mendebit dan mengkredit akun – akun tadi.
5. Mencatatnya kedalam jurnal sesuai bukti transaksi.

Kegunaan Jurnal Umum

Jurnal umum ini memiliki beberapa kegunaan atau fungsi yaitu:

1. Fungsi Historis

Pencatatan transaksi yang dilakukan di jurnal umum dilakukan secara runtut dan berurutan mulai dari transaksi yang lebih dulu dilakukan secara terus-menerus. Pencatatan transaksi dilakukan secara sistematis dan sesuai dengan yang terjadi.

2. Fungsi Pencatatan

Jurnal umum merupakan sumber informasi jika kita ingin membuat laporan keuangan perusahaan karena didalamnya tercatat transaksi modal, hutang dan aset yang berubah setiap waktu jika terjadi transaksi. Itulah mengapa jurnal ini memiliki fungsi pencatatan. 

3. Fungsi Analisis

Masih ingat prinsip dasar melakukan pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum? Disini Anda perlu melakukan analisis dengan mengidentifikasi akun – akun dari transaksi yang dilakukan lalu menggolongkannya ke dalam aset, modal dan hutang.

4. Fungsi Instruksi

Jurnal umum berfungsi memberikan perintah bagaimana seharusnya Anda memposting setiap transaksi yang tercatat di dalam jurnal umum ke dalam buku besar.

5. Fungsi Informatif

Catatan transaksi keuangan yang ada di jurnal umum merupakan bukti pencatatan transaksi yang terjadi di perusahaan Anda.

Jurnal Umum untuk Perusahaan Konstruksi

Perusahaan konstruksi umumnya merupakan perusahaan – perusahaan yang bergerak dalam bidang pembangunan yang bertindak sebagai pengembang maupun pemborong (general contractor) yang pekerjaannya meliputi pemasangan komponen bangunan, pembangunan konstruksi, pengembangan wilayah pemukiman dan lain sebagainya. Biasanya perusahaan ini adalah perusahaan berskala besar dan memiliki banyak karyawan. Karena itu, transaksi keuangan yang dilakukan pun beragam dan banyak. Bayangkan saja, jika sebuah perusahaan konstruksi diminta untuk membangun sebuah gedung berlantai tiga atau sebuah jembatan sepanjang 200 meter, pasti banyak sekali biaya yang diperlukan untuk membeli bahan – bahan bangunan seperti semen dan pasir. Para pekerja juga pasti membutuhkan alat pelindung diri karena bekerja di area konstruksi tidak sama dengan bekerja di kantor yang ber-AC. Belum lagi biaya untuk pengoperasian alat – alat berat yang digunakan. Pasti terjadi transaksi dalam angka yang besar dengan intensitas yang sangat sering.Perusahaan konstruksi juga biasanya tidak menerima bayaran langsung 100%, ada beberapa tahapan pembayaran yang akan dilakukan oleh client sesuai dengan kontrak awal yang sudah dibuat. Belum lagi pajak dan lain-lain. Pasti banyak sekali yang harus dicatat, dan jumlahnya tidaklah sedikit. Untuk memudahkan pencatatannya, Anda bisa menggunakan bantuan perangkat lunak pengolah angka seperti Microsoft Excel dan sejenisnya.

Membuat Jurnal Umum Menggunakan Excel

Berikut ini merupakan cara membuat jurnal umum untuk perusahaan konstruksi menggunakan Microsoft Excel:

1. Buatlah daftar  rekening atau akun beserta nomor referensi atau kodenya pada sheet 1

2. Lalu di sheet 2, buatlah format jurnal umum yang terdiri dari tanggal, nama rekening, REF, debit dan kredit seperti gambar dibawah.

3. Supaya lebih memudahkan proses input, ada baiknya sejak awal sel di kolom debet dan kredit kita ubah formatnya menjadi Accounting agar Anda tidak perlu lagi menulis rupiah (Rp.) setiap kali input data di kolom debit atau kredit.

Caranya adalah dengan memblok semua sel di kolom debit dan kredit, lalu di menu Home, arahkan kursor ke toolbar number lalu pilihlah Acounting, seperti pada gambar berikut:

4. Supaya lebih memudahkan lagi dan Anda tidak perlu susah payah mengetikkan nama rekening, Anda bisa menggunakan rumus VLOOKUP. Dengan begitu, Anda hanya perlu untuk menginput nomor REF nya saja, lalu secara otomatis nama rekening akan muncul dengan sendirinya.

Pertama-tama, aktifkan sel pertama di kolom nama rekening. Lalu, ketikkan “=vlookup(….”, setelah mengetik tAnda buka kurung, kliklah sel pertama pada kolom REF.Selanjutnya, setelah ketiklah tanda titik koma untuk memisahkan, lalu Anda harus memblok table referensi (tabel array) yang ada di sheet 1 yang sudah terlebih dahulu Anda buat. Jangan lupa kunci rumus dengan menekan tombol F4. Maka, tampilannya akan seperti gambar dibawah ini.

Setelah diberi tanda pisah lagi berupa tAnda titik koma, ketikkan kolom tujuan yang ingin Anda munculkan saat Anda mengetikkan nomor REF di jurnal umum. Dalam kasus ini, ketikkan angka 2, maksudnya 2 ini adalah kolom yang berisi data nama-nama rekening yang akan Anda panggil menggunakan rumus Vlookup.

Terakhir, tinggal ketikkan tutup kurung dan tekan tombol enter, maka rumus yang Anda masukkan sudah jadi dan siap dipakai.Supaya Anda tidak mengulang-ulang rumus untuk kolom-kolom dibawahnya, Anda bisa mengarahkan kursor ke sisi kanan bawah sel yang tadi sudah Anda masukkan rumus, tekan lalu tahan dan geser kursor ke bawah sesuai kebutuhan. 

5. Memasukkan rumus jumlah (Sum) di akhir debit dan kredit untuk menghitung jumlahnya. Rumus ini akan secara otomatis menjumlahkan nilai-nilai di kolom debit maupun kredit, sehingga Anda bisa langsung tahu jika ada kesalahan yang membuat debit dan kredit tidak balance. Caranya adalah, ketikkan “=sum(“ lalu blok sel di kolom debit, kemudian enter. Anda bisa menggeser rumus tersebut ke sel di sebelahnya dengan meletakkan kursor di pojok kanan bawah sel yang sudah Anda masukkan rumus, klik dan tahan lalu geser ke samping.

6. Sepertinya masih ada yang kurang, apakah Anda tahu kekurangannya dimana? Yup benar, kekurangan menggunakan excel adalah Anda akan sulit untuk memasukkan keterangan di bawah nama rekening yang biasanya ditulis dalam kurung. Seperti “pembelian (alat tulis kantor)”.

Untuk mengakalinya, kita bisa menambahkan satu kolom lagi di samping kolom kredit, yaitu kolom keterangan untuk memasukkan keterangan-keterangan yang dibutuhkan.Sekarang, jurnal umum Anda sudah siap digunakan, Anda hanya harus menginput tanggal dan nomor REF, lalu jumlah debit maupun kreditnya. Selamat mencoba ya!