Tantangan terbesar berbisnis di dunia kuliner adalah bagaimana memastikan stok bahan bakunya tetap aman. Seperti yang kita ketahui, bahan baku bisnis makanan tentu rentan rusak dan akhirnya terbuang sia-sia. Jangan sampai bisnis kuliner yang Anda rintis justru mengalami kerugian karena masalah seperti ini yang terus berulang.


Contoh kasus lain yang juga kerap terjadi adalah saat stok bahan baku tertentu telah habis stoknya. Padahal, permintaan untuk jenis makanan yang terbuat dari bahan baku tersebut cukup tinggi. Jika beralasan habis selama berhari-hari, pendapatan Anda bisa menurun. Lebih jauh lagi, tentu kredibilitas perusahaan Anda menjadi taruhannya.


Lalu, bagaimana strategi pengelolaan stok bahan baku bisnis kuliner yang tepat? Kita akan mengupasnya tuntas di artikel kali ini.


Ketahui Tantangan Bisnis Kuliner

Berbeda dengan bisnis lain yang tidak bergerak di bidang kuliner, tantangan yang dihadapi seorang pebisnis kuliner jauh lebih kompleks. Apakah Anda salah satu entrepreneur yang bergerak di bidang kuliner? Jika iya, tentu salah satu tantangan terbesar adalah tren konsumen yang selalu saja berubah.


Untuk bisa memenuhi permintaan pasar, kadang pebisnisnya perlu memutar otak untuk mengoptimalkan proses produksinya. Berbicara tentang proses produksi, tidak selamanya semua berjalan mulus. Kadang masalah justru datang dari dapur Anda sendiri, ketika bahan baku tidak bisa dimanfaatkan secara optimal.


Strategi Pengelolaan Stok Bahan Baku

Di setiap bisnis makanan atau kuliner, tentu ada alur produksi yang spesifik dan berbeda satu sama lain. Mulai dari pola pengiriman bahan baku dari pemasok, penyimpanan di gudang, mekanisme notifikasi saat stok habis, dan lain sebagainya.


Dalam kaitannya dengan itu, untuk menghindari mimpi buruk saat bahan baku rusak atau habis di saat yang tidak tepat, coba aplikasikan beberapa strategi di bawah ini:


  1. Prediksi Fluktuasi Musim

Banyak sekali bisnis makanan dan minuman yang bahan bakunya bergantung pada musim. Semisal buah atau bahan baku lainnya yang suplainya tidak selalu stabil sepanjang tahun. Jika bisnis Anda kebetulan ada di posisi ini, satu hal penting yang perlu dilakukan adalah: forecast.


Artinya, prediksilah kapan musim ketika suplai Anda menjadi langka dan persiapkan rencana cadangan untuk mengatasinya. Misalnya dengan mencari pemasok lain dari luar negeri. Atau jika opsi ini justru membuat biaya produksi Anda membengkak, maka sosialisasikanlah kepada pembeli dengan cara yang kreatif. Contohnya dengan memasang standing banner dan penawaran menu baru yang tidak kalah menarik.


Dengan demikian, mereka bisa maklum akan kondisi kelangkaan bahan baku ini tanpa perlu repot-repot bertanya. Jadi, jangan jadikan fluktuasi bahan baku sebagai halangan. Cari ide kreatif untuk memanfaatkan momen ini tanpa mengorbankan pemasukan dari konsumen.


  1. Gunakan Software untuk Kelola Inventaris

Mengelola inventaris dengan cara serba manual memang sah-sah saja. Tapi yakinkah Anda tidak ingin memanfaatkan software tertentu yang bisa mengintegrasikan seluruh kebutuhan seperti Ukirama? Tak hanya menghemat waktu, tenaga, dan biaya produksi, cara ini juga lebih efektif untuk memantau inventaris stok bahan baku Anda.


Bahkan Anda juga bisa mengaktifkan notifikasi terkait ketersediaan bahan baku Anda. Jadi, ketika bahan baku mulai menipis Anda bisa tahu lebih awal dan meminta tambahan bahan baku pada pemasok.


Dengan menggunakan software semacam ini, Anda bisa mengetahui pola ketersediaan bahan baku secara periodik. Tak hanya itu, Anda juga bisa mengetahui bahan baku mana yang lebih cepat habis dan mana yang tidak. Siklus ini penting sebagai landasan Anda dalam mengatur strategi penjualan.


  1. Petakan dengan Detil

Faktanya, di beberapa bisnis kuliner, 10 persen bahan baku terpaksa dibuang bahkan sebelum diolah menjadi makanan. Alasannya? Tentu karena rusak terlalu lama disimpan. Artinya, ada 10 persen pendapatan Anda yang terbuang karena masalah bahan baku yang rusak ini.


Untuk itu, Anda perlu memetakan dengan detil beberapa hal seperti:

  • Apa saja pasokan bahan baku yang masuk

  • Apa yang keluar dari dapur

  • Apa yang tertinggal di gudang atau tempat penyimpanan


Catat semua dalam bentuk angka detil dan presisi. Tanpa mengetahuinya, Anda tak akan bisa mengerti kemana larinya uang dan bahan baku tersebut.


  1. Apa Saja Kendalanya?

Tak hanya masalah bahan baku makanan yang rusak karena periode penyimpanan saja, ada banyak lagi kendala yang mungkin terjadi dan membuat bahan baku Anda tidak bisa diolah maksimal.


Beberapa contoh kasusnya adalah:

  • Bahan baku tumpah

  • Kesalahan pegawai dalam mengolah

  • Memasak ulang pesanan karena komplain konsumen

  • Kebutuhan makan pegawai

  • Pencurian


Masih banyak lagi daftar kendala yang mungkin terjadi terkait dengan bahan baku bisnis kuliner Anda. Petakan satu persatu dan libatkan semua pegawai untuk meeting membahas hal ini. Setelah memetakan kendalanya, cari tahu solusi yang paling jitu.


  1. Latihlah Pegawai Anda

Mengelola seluruh bahan baku bisnis kuliner Anda tidak mungkin menjadi tanggung jawab hanya satu orang saja. Apalagi jika bisnis Anda telah dibuka di beberapa cabang berbeda atau di aplikasi pesan makanan GoFood atau GrabFood. Untuk itu, tempatkan seorang manajer yang siap melaporkan inventaris bahan baku Anda serta ketika ada masalah krusial terjadi.


Latih pegawai Anda untuk menjadi inventory experts atau seseorang yang sangat detil dalam menghitung seluruh bahan baku. Mungkin terasa sulit untuk melatih dan mengajarinya di awal, namun ingatlah bahwa ini akan menjadi aset jangka panjang bisnis Anda.


  1. Persiapkan Inventaris Darurat

Sudahkah Anda mempersiapkan rencana darurat ketika terjadi hal tak terduga seperti bencana? Ketika hal ini terjadi, bisnis Anda terancam tidak bisa beroperasi. Sebut saja ketika pemasok tidak bisa mengantarkan bahan baku karena lalu lintas lumpuh total.


Ingin mengantisipasi hal ini? Persiapkan inventaris darurat. Tentu setelah menjalankan bisnis selama beberapa waktu, Anda tahu bahan baku mana yang cepat habis dan demand dari konsumen cukup tinggi. Tambahkan bahan baku cadangan atau pemasok alternatif khusus untuk item tersebut.


Tak kalah penting, selalu pantau kondisi bahan baku atau inventaris darurat Anda. Ketika sudah tersimpan beberapa lama dan belum digunakan, dahulukan alokasi dibandingkan dengan suplai bahan baku baru dari pemasok.


Setelah membaca beberapa strategi pengelolaan stok bahan baku di atas, apa yang paling memungkinkan untuk diadaptasikan dalam bisnis Anda? Selain itu, tidak menutup kemungkinan Anda memiliki strategi-strategi lain yang juga mutakhir dalam mengatasi masalah bahan baku rentan rusak dalam bisnis kuliner.