Dalam menjalankan bisnis, tidak semua transaksi pengeluaran dibayarkan langsung menggunakan kas perusahaan saat itu juga. Ada beberapa jenis transaksi pengeluaran yang lebih dulu menggunakan uang karyawannya, atau rekan bisnis lainnya, baru kemudian perusahaan akan mengganti biaya tersebut dengan sejumlah prosedur. Transaksi sejenis ini tentu tetap harus dituliskan dalam laporan keuangan perusahaan. Nah, pada artikel kali ini, kita akan membahas lebih jauh mengenai model pembayaran reimburse atau klaim biaya. Apa pengertiannya, bagaimana realitanya sampai pada cara pencatatan klaim biaya tersebut dalam laporan keuangan.
Pengertian Klaim Biaya (Reimbursement)
Poin bahasan pertama yakni pengertian klaim biaya (reimburse) dalam transaksi keuangan. Agar lebih mudah dipahami, mari kita ikuti penggalan cerita berikut.Pak Damar mengalami kecelakaan ketika perjalanan berangkat ke kantor. Dia mengalami luka lecet yang serius dan harus menjalani operasi kecil untuk menghentikan pendarahan. Motor yang dikendarai juga rusak, stang motor bengkok dan bagian depan motornya tak berbentuk, sehingga harus dibawa ke bengkel saat itu juga. Pak Damar melaporkan kecelakaannya pada HRD, dan pihak HRD menyanggupi akan menanggung biaya perawatan rumah sakit dan servis motor. Namun, pak Damar harus menggunakan uang pribadinya dahulu baru kemudian diklaimkan ke Bendahara perusahaan. Dua hari kemudian, Pak Damar mengajukan klaim ke bendahara dengan menunjukan bukti pembayaran rumah sakit dan bengkel. Melalui cerita Pak Damar, kita mendapatkan gambaran apa yang dimaksud klaim biaya. Yaitu, proses meminta/ klaim penggantian biaya pengeluaran kepada perusahaan atas biaya yang dikeluarkan oleh dana pribadi. Klaim biaya ini harus melalui persetujuan lebih dulu dari pihak perusahaan, bisa itu diwakilkan oleh pihak HRD atau bertanya langsung pada bendahara atau bagian keuangan yang bertanggung jawab. Persetujuan itu berkenaan dengan jenis-jenis pengeluaran apa saja yang bisa diganti dan ditanggung oleh perusahaan. Jika pengeluaran yang diklaim di luar ketentuan, klaim tidak bisa diterima. Pihak perusahaan tentunya juga memiliki aturan-aturan khusus terkait pengajuan reimburse dari karyawan atau rekan bisnis. Mengenai hal tersebut lebih detailnya dibahas pada poin berikutnya. Selain menerima pengajuan klaim dari karyawan atau rekan bisnis, proses klaim biaya ini juga mencakup perusahaan yang mengklaim biaya pengeluaran kepada pihak kedua atau rekan bisnis lainnya. Misalnya, perusahaan C menjual barangnya kepada perusahaan Y. perusahaan C mengirim barangnya ke perusahaan Y sebagai pembeli, namun biaya pengiriman ditanggung dulu oleh perusahaan C. Setelah barang sampai dan diterima oleh perusahaan Y, maka perusahaan C mengajukan penggantian biaya pengiriman kepada perusahaan Y. Dari contoh kedua tersebut, proses reimburse juga bisa dilakukan perusahaan kepada rekanan perusahaan lain ataupun kepada konsumen.3 Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Proses Klaim Biaya Dari Sudut Pandang Perusahaan
Pertama, jenis pengeluaran yang diklaimkan. Pihak perusahaan tentu memiliki kebijakan pengeluaran apa saja yang boleh diklaim oleh karyawannya, dan pengeluaran apa saja yang butuh diklaimkan ke pihak lain. Jika terdapat pengajuan klaim yang di luar ketentuan, reimburse tidak bisa disetujui.Kedua, batas waktu pengajuan klaim. Hal ini berkaitan dengan kedisiplinan pencatatan keuangannya pada laporan, juga untuk mendisiplinkan pengaju klaim.Ketiga, keaslian bukti transaksi. Bukti transaksi benar-benar harus dicek keasliannya. Apakah ada jejak mark up, double klaim, atau pemalsuan bukti. Oleh karena itu pihak yang bertanggung jawab soal reimburse harus teliti.Tata Cara Klaim Biaya
Setiap perusahaan biasanya memiliki aturan yang berbeda-beda untuk pengajuan klaim biaya. Hal ini terkait dengan SOP yang ditetapkan dan dijalankan oleh perusahaan. Namun, jika ditarik benang merahnya, ada beberapa hal inti yang pasti ada pada semua ketentuan perusahaan.- Menetapkan batas waktu pengajuan klaim biaya pengeluaran.
- Menetapkan aturan dan prosedur klaim
- Memastikan prosedur tersebut diketahui oleh semua karyawan dan pihak yang terlibat dengan perusahaan.
- Menentukan objek yang dapat diklaim
Metode Pencatatan Klaim Biaya
Saat ini, sudah banyak aplikasi dan software khusus untuk pencatatan keuangan, sehingga semua proses pencatatan dilakukan digital dan instan. Kita tinggal memasukkan jumlah transaksi, jenis akun setelah itu proses akan berjalan otomatis. Namun, sebelum menggunakan aplikasi dan software khusus tersebut, mari kita pahami secara teori lebih dulu, bagaimana proses pencatatan klaim biaya (reimburse).Diramu dari berbagai sumber data, kemudian ditarik satu kesimpulan yang sama, bahwa pencatatan reimburse bisa dilakukan dengan penulisan seperti berikut :Pencatatan ketika klaim belum dibayarkan kepada pengaju klaim :Pencatatan ketika hutang reimburse sudah dibayarkan :
Jika menggunakan studi kasus pengalaman Pak Damar, berikut pencatatan reimbursenya :Pak Damar mengalami kecelakaan pada tanggal 1 Desember 2020, lalu mengambil cuti dua hari untuk pemulihan dan servis motornya. Pada tanggal 3 Desember 2020, Pak Damar mengajukan klaim biaya rumah sakit dan servis motornya kepada bagian keuangan perusahaan. Biaya perawatan rumah sakit sebesar Rp 500.000 dan servis motornya sebanyak Rp 400.000.Pencatatan sebelum perusahaan membayarkan klaim dari pak Damar :
Setelah Pak Damar mengajukan klaim dan perusahaan membayarkannya:
Nah itu tadi adalah sekilas mengenai pengajuan klaim biaya atau istilah lainnya disebut reimbursement. Pengajuan klaim banyak terjadi di perusahaan-perusahaan yang dinamis arus keuangannya, memiliki kebijakan kesejahteraan yang baik untuk karyawan dan biasanya perusahaan yang menerapkan kebijakan reimburse, telah mapan secara sistem keuangannya. Bagian keuangan juga sebaiknya menyiapkan sistem pengajuan reimburse yang ketat dan disiplin. Prosedur tersebut harus dipahami dengan baik oleh semua pihak yang terlibat dengan perusahaan. Hal tersebut akan sangat membantu dalam kelancaran proses pencairan klaim dan pencatatan keuangan yang rapi dan disiplin. Semoga artikel ini dapat memberikan manfaat dan tambahan wawasan mengenai pencatatan klaim biaya.
Tanya Expert Kami
