Kenali Istilah Purchasing dan Prosedurnya dalam Bisnis

Istilah purchasing bukan lagi hal asing dalam dunia bisnis. Istilah ini seringkali dipakai dalam industri dalam maupun luar negeri.Tahukah Anda apa itu purchasing? Jika dirunut dari asal katanya, “purchasing” sendiri berasal dari Bahasa Inggris yang bermakna pembelian dalam Bahasa Indonesia.Rata-rata perusahaan menghabiskan  50 hingga 70 persen pendapatannya untuk pembelian. Oleh karena itu, setiap perusahaan membutuhkan orang-orang yang terampil dalam bidang ini.

Jadi, Apa Itu Purchasing Dan Kaitannya Dengan Bisnis?

Purchasing merupakan proses pencarian dan pembelian bahan baku dan alat untuk kegiatan produksi. Dengan kata lain, purchasing merupakan bagian dari pengadaan barang dan jasa atau procurement.Purchasing merupakan hal krusial dalam bisnis karena berperan besar dalam menjaga ketersediaan dan kestabilan pasokan bahan baku serta menjaga biaya produksi seminimal mungkin. Departemen yang menanganinya bisa disebut purchasing department. Orang-orang atau staf yang terlibat dalam departemen tersebut harus benar-benar memahami kebutuhan perusahaan serta menyesuaikannya anggaran dan rencana yang telah disusun.Jadi, tugas yang menjadi tanggung jawab staf dalam departemen purchasing antara lain:

• Memastikan kebutuhan perusahaan terpenuhi

Proses operasional perusahaan tentu membutuhkan barang atau jasa. Jadi, staff purchasing perlu menganalisis kembali barang atau jasa yang benar-benar dibutuhkan perusahaan agar tidak membuat pengeluaran membengkak.

• Memilih vendor atau supplier

Purchasing juga  harus bisa memiliki supplier atau vendor yang sesuai dengan budget dan kualitas perusahaan. Pemilihan supplier atau vendor bisa melalui iklan, proposal, atau saran orang lain.

• Melakukan pemesanan pada vendor atau supplier

Bagian purchasing juga harus melakukan pembelian disertai dengan nota atau formulir untuk dijadikan arsip. Dengan begitu, pencatatan keuangan perusahaan juga terjaga dengan baik.

• Membangun kerjasama dengan supplier

Tim purchasing juga perlu membangun kerjasama dan hubungan dengan supplier agar mempermudah pembayaran serta memberikan efisiensi waktu dan produksi.

• Memeriksa kualitas barang atau pekerjaan yang dipesan

Tim purchasing juga harus memeriksa barang atau jasa yang datang sesuai dengan pesanan dan tidak ada cacat produksi. Jika tidak memenuhi syarat saat pemesanan, bagian purchasing berhak mengembalikannya pada supplier atau vendor.

• Membayar invoice

Kemampuan komunikasi bagian purchasing sangat penting karena mereka juga bertugas membayar pembelian hingga lunas.

Istilah-istilah Dalam Purchasing

Dalam proses purchasing, terdapat beberapa istilah khusus yang sering digunakan. Berikut istilah dalam purchasing:

• Buyer

Istilah ini untuk menyebut orang yang melakukan proses pembelian.

• Vendor atau supplier

Pihak yang melakukan penjualan atau menyediakan pesanan.

• Delivery

Istilah ini merujuk pada proses pengiriman barang. Proses pengiriman barang bisa menggunakan beberapa metode yang juga memiliki istilah khusus.

• Shipment

Istilah yang menunjukan metode pengiriman barang dengan menggunakan kapal.

• Air freight

Istilah untuk menentukan metode pengiriman barang melalui udara.

• Purchase order sheet

Bisa juga disebut dengan istilah dokumen PO. Istilah ini digunakan untuk menyebut kertas form yang digunakan untuk membuat pesanan.

• FOB

FOB merupakan kependekan dari free on board yang memiliki arti bahwa ongkos pengiriman sampai di atas kapal ditanggung oleh pihak vendor atau supplier.

• CIF

Istilah ini merupakan kependekan dari Cost, Insurance, and Freight yang berarti bahwa biaya pengiriman dan asuransi hingga pelabuhan ditanggung oleh vendor.

• Invoice dan packing list

Istilah ini digunakan untuk menyebut dokumen bukti pengiriman barang.

• Quotation

Istilah yang dipakai untuk menyebut surat penawaran.

• B/L

Bill of lading yang biasa disingkat dengan istilah B/L merupakan istilah untuk dokumen bukti pengiriman barang dengan kapal.

• AWB

AWB merupakan kependekan dari AirWay Bay yang memiliki arti dokumen bukti pengiriman barang lewat udara.

Prosedur Dalam Purchasing

Membeli barang untuk kepentingan pribadi hanya memerlukan proses tawar-menawar hingga mencapai kesepakatan harga. Namun, membeli barang untuk keperluan produksi atau proses operasional perusahaan tentu lebih rumit.Selain itu, pembelian yang dilakukan tim purchasing cukup besar jumlahnya dan sangat berpengaruh pada penghasilan perusahaan.Jadi, tentu ada beberapa tahapan yang harus dilalui. Berikut tahapan yang dilakukan dalam proses purchasing :

1. Melakukan perencanaan

Setelah menerima PO sheet dari departemen yang membutuhkan pembelian, tim purchasing harus melakukan perencanaan. Dalam proses ini, pertimbangkan apa saja sisi positif dan negatif jika melakukan pemesanan barang atau jasa tersebut. Pertimbangkan juga apakah pembelian tersebut benar-benar penting untuk perusahaan.Anda juga perlu mencocokannya dengan anggaran dan rencana bisnis yang sudah ditentukan.Tak cukup sampai disitu, Anda juga perlu mempertimbangkan kondisi pasar, margin keuntungan yang ingin didapatkan supplier, total biaya pembelian hingga seperti apa reputasi supplier atau vendor yang dipilih.

2. Melakukan negosiasi atau memeriksa quotation

Setelah melakukan perencanaan, Anda bisa meminta quotation pada vendor yang menyediakan barang atau jasa yang akan dibeli.Kemudian Anda bisa memeriksa quotation atau melakukan negosiasi langsung.

3. Memilih vendor atau supplier

Setelah memeriksa quotation atau melakukan negosiasi langsung, Anda bisa memilih vendor atau supplier terbaik. Dalam memilih, Anda harus memperhatikan track record, fleksibilitas, dan konsistensi dari supplier tersebut. Supplier atau vendor yang Anda pilih juga harus memiliki pelayanan yang cepat dan tanggap.

4. Melakukan pemesanan barang atau jasa

Setelah menentukan vendor, langkah selanjutnya adalah melakukan pemesanan yang biasa disebut dengan istilah “purchase order”.Purchase order dilakukan dengan mengirimkan dokumen ke supplier untuk memasok barang atau jasa yang Anda pesan.Dokumen dalam purchase order biasanya terdiri dari enam salinan yang diberikan untuk supplier, pemohon, bagian keuangan, petugas gudang, bagian inspeksi, dan satu dokumen untuk arsip departemen purchasing.

5. Memantau perkembangan pemesanan

Setelah mengirim dokumen purchase order, Anda juga perlu memantau perkembangan pemesanan. Hal ini penting dilakukan agar supplier mengirimkan pesanan tepat waktu dan sesuai kesepakatan. Proses pemantauan pesanan bisa dilakukan lewat telepon, email, atau kunjungan langsung ke supplier. Anda juga bisa meminta dokumen B/L atau AWB untuk bukti pengiriman barang.

6. Menerima pengiriman barang atau jasa

Tim purchasing biasanya mendapatkan pemberitahuan saat pesanan datang. Setelah itu, langkah berikutnya yang perlu dilakukan adalah menerima pengiriman pesanan. Dalam proses ini, Anda perlu mencocokan pesanan berdasarkan data dalam dokumen purchase order.

7. Membayar invoice

Setelah pesanan diterima sesuai dengan kondisi yang diinginkan, Anda harus memeriksa invoice pembayaran dan menyetujuinya.Setelah itu, lakukan pembayaran sesuai dengan dateline yang telah ditetapkan saat negosiasi.

8. Menjaga dokumen pembelian

Dokumen-dokumen yang diperlukan saat proses pembelian harus disimpan dengan baik agar bisa dipakai sebagai pedoman dalam pembelian berikutnya. Dokumen tersebut juga bisa dijadikan bahan evaluasi untuk menilai supplier mana yang benar-benar sesuai untuk pembelian atau pemesanan berikutnya.Purchasing bukan sekadar pembelian biasanya. Proses ini sangat berpengaruh pada kondisi bisnis. Oleh karena itu, Anda yang bergelut dalam dunia bisnis harus benar-benar mengenali istilah dan prosedur apa saja yang ada dalam proses purchasing ini.