Kenapa Bukti Transaksi Penting dalam Kegiatan Usaha Anda?

Dalam setiap aktivitas jual beli suatu badan usaha, biasanya akan disertai dengan dokumen bukti transaksi. Bukti ini bisa berupa nota, struk, bon, surat jalan dan lain sebagainya. Bukti transaksi sendiri dapat diartikan sebagai suatu surat atau dokumen yang menunjukan adanya aktivitas jual beli atau transaksi lainnya yang mempengaruhi laporan keuangan perusahaan, dengan harga yang telah disepakati antara pihak satu dengan pihak lainnya secara sah. Bukti transaksi ini biasanya akan diserahkan pada bagian pembukuan, administrasi atau akuntan badan usaha.Bukti transaksi dinilai penting untuk kegiatan operasional perusahaan. Dengan adanya bukti transaksi, tingkat keefektifan sumber daya ekonomi suatu perusahaan dapat dinilai, sehingga bisa dijadikan pertimbangan sebagai bahan untuk mengambil keputusan. Biasanya dalam kurun waktu tertentu pihak yang berwenang akan mencocokan bukti tersebut dengan pencatatan laporan keuangan yang dia buat.Bukti transaksi sendiri dibagi menjadi 2 jenis, yaitu bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal. Bukti transaksi internal dibuat oleh pihak internal perusahaan sebagai catatan pribadi untuk perusahaan, dan antara lain adalah:

1. Bukti kas masuk

Merupakan bukti transaksi yang menunjukan adanya sejumlah uang tunai yang masuk ke dalam perusahaan. Bisa berupa hasil dari penjualan atau pelunasan piutang dagang.

2. Bukti kas keluar

Merupakan bukti transaksi yang menunjukan adanya sejumlah uang tunai yang keluar dari perusahaan. Bisa berupa pembelian bahan baku, pembayaran sewa, pembelian peralatan dan lain sebagainya.Bukti transaksi eksternal dibuat oleh pihak luar perusahaan, dan diantaranya adalah:

1. Nota

Bukti transaksi berupa kertas dengan format tertentu, yang berisi keterangan nama barang dan harga barang. Biasanya nota dibuat rangkap untuk arsipan orang dalam perusahaan dengan pihak luar perusahaan yang bersangkutan. Nota bisa menjadi bukti transaksi pelunasan atau hutang piutang dagang.

2. Invoice (Faktur)

Invoice adalah bukti transaksi berupa format tertentu yang berisi perjanjian hutang piutang dalam transaksi jual beli barang dengan harga yang telah disepakati dan ppn atau diskon sesuai aturan yang berlaku. Biasanya invoice sudah merupakan hasil cetak dan bukan berupa tulisan tangan. Selain berupa kertas, invoice juga tersimpan otomatis di dalam perangkat yang digunakan.

3. Cek

Beberapa pihak biasanya membayar transaksi dengan menggunakan cek. Cek adalah suatu dokumen atau surat dalam secarik kertas yang dibuat oleh pemilik rekening kepada bank, sebagai surat perintah untuk mencairkan dananya kepada orang atau badan usaha yang ditujukan. Cek masuk dalam alat pembayaran yang sah.

4. Giro

Giro serupa dengan cek, berbentuk secarik kertas yang berisi data yang bersangkutan. Digunakan untuk memindahkan dana dari pemilik rekening kepada orang atau badan usaha yang dituju. Bisa pada 1 bank yang sama maupun bank yang berbeda. Biasanya tanggal pemindahan dananya ditentukan bersama pada waktu yang telah disepakati. Bukti transaksi ini dibuat oleh pemilik rekening yang kemudian diberikan kepada pihak perusahaan, dimana untuk mendapatkan dananya, perusahaan harus menyerahkan giro ini kepada bank pada tanggal yang tertera.

5. Kwitansi

Merupakan bukti transaksi penerimaan uang tunai. Kwitansi dikatakan sah bila penerima uang tunai memberikan tanda tangan diatas materai. Anda harus memperhatikan jumlah transaksi dan menyesuaikannya dengan nilai materai agar sah.

6. Nota retur

Jika ada barang yang dibeli atau dijual tidak sesuai permintaan atau rusak, maka akan diadakan retur pembelian atau retur penjualan. Dengan nota retur, maka akan mengurangi hutang atau piutang dagang suatu perusahaan dan mempengaruhi jumlah persediaan. Biasanya yang membuat adalah pihak yang membeli barang, namun seringkali saat ini pihak penjual yang membuat nota retur.

7. Rekening koran

Sebagai bukti transaksi non tunai yang terjadi di dalam rekening bank perusahaan. Dicetak dalam kertas dan akan digunakan untuk dicocokan dengan saldo “kas di bank” pada pembukuan di perusahaan. Rekening koran bisa Anda dapatkan di bank tempat uang perusahaan disimpan.

8. Bon

Berupa kertas kecil yang di print dan berisi nama barang serta harga beli barang tersebut. Biasanya transaksi dengan bon dibayar tunai.Banyaknya bukti transaksi dalam 1 periode memang memiliki resiko rentan hilang. Oleh karena itu, saat ini ada banyak software akuntansi yang bisa membantu Anda dalam membuat dan menyimpan bukti transaksi dengan aman tanpa harus takut hilang. Jika memutuskan untuk menyimpan secara manual memang tidak salah, namun Anda harus benar-benar menyimpannya dengan rapi sebab bukti transaksi sangat penting. Adapun fungsinya adalah sebagai berikut:

1. Sebagai bahan perhitungan valid untuk menyusun laporan keuangan perusahaan. Dengan bukti transaksi, resiko salah catat angka dalam laporan keuangan menjadi kecil.
2. Sebagai alat untuk menyesuaikan antara jumlah yang telah dicatat dan yang ada di bukti transaksi. Pengecekan ini akan mengurangi adanya kecurangan atau penggelapan dana oleh pihak internal perusahaan. Misal bagian pembelian ingin mengambil untung 5% setiap ada transaksi. Jika ada bukti transaksi dari pihak eksternal, maka bagian pembelian tidak bisa menggelapkan dana perusahaan. Karena nilai yang ada dalam bukti transaksi tidak akan sama dengan dana yang diminta.
3. Sebagai alat bukti audit jika perusahaan melakukan audit setiap periode tertentu. Biasanya auditor akan meminta bukti transaksi untuk mengecek ke reliable an laporan keuangan.
4. Sebagai bukti bahwa pernah terjadi transaksi tersebut. Misalkan suatu hari ada masalah yang terjadi, atau ada salah satu pihak yang tidak mengakui transaksi tersebut terjadi, Anda dapat menunjukan bukti transaksi sebagai alat bukti.
5. Mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi. Jadi jika terjadi sesuatu, perusahaan bisa tahu siapa yang harus mengurus transaksi yang bermasalah tersebut. Biasanya setiap bukti transaksi ada pihak yang tanda tangan sebagai penanggung jawab proses transaksi. Misalkan perusahaan A menjual barang ke perusahaan B. Saat barang telah dikirim, bagian penerima barang di perusahaan B mengetahui bahwa salah satu barang ada yang rusak. Perusahaan B bisa langsung menghubungi perusahaan A. Dari nota atau invoice, perusahaan B akan tahu, pihak mana yang harus dihubungi dan mengurus barang yang rusak tersebut. Dari perusahaan A bisa mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas kerusakan barang dan siapa yang harus membuat nota retur penjualan.
6. Menghindari duplikasi saat pengumpulan data, karena transaksi yang diakui adalah yang mempunyai bukti transaksi.