Kenapa Perusahaan Butuh Membuat Akun untuk Biaya Lain-Lain (Miscellaneous Expenses) dan Contoh Cara Membuatnya

Dalam akuntansi perusahaan ada banyak arus transaksi yang harus diperhatikan. Pencatatan arus transaksi ini dilakukan untuk mengontrol keuangan perusahaan sehingga bisa menentukan kebijakan. Biaya-biaya yang bersifat besar dan rutin seperti biaya sewa, inventaris, atau penggajian pasti sudah terhitung karena tergolong biaya yang dapat diprediksi.

Namun, bagaimana dengan biaya lain-lain yang bernilai kecil dan tidak terprediksi? Jika akuntan salah dalam mengklaimnya, maka laporan keuangan menjadi tidak akurat.

Pengertian Biaya Lain-Lain (Miscellaneous Expenses)

Biaya lain-lain (Miscellaneous Expenses) dalam akuntansi merujuk pada biaya-biaya yang terdiri dari bermacam transaksi yang jumlahnya kecil, tidak rutin terjadi, dan tidak tertampung dalam satu perkiraan biaya yang ada. Jumlah transaksi yang terbilang kecil dan jarang inilah yang menjadikannya tidak tertampung dalam akun biaya atau membingungkan untuk memasukkannya dalam kategori apa.

Biaya lain-lain ini sendiri biasanya ada pada laporan laba rugi perusahaan yang mengacu pada saldo yang jumlahnya tidak signifikan. Idealnya adalah lebih baik untuk menghindari adanya akun biaya lain-lain. Sebagai contoh adalah biaya administrasi bank, akan lebih baik dicatat dalam akun terpisah seperti Biaya Layanan Bank, daripada mencatatnya dalam biaya lain-lain. Namun dalam kondisi yang sering terjadi, pada akhirnya akun biaya lain-lain tetap harus dibuka atau dibuat.

Pengeluaran yang Tergolong Biaya Lain-Lain

Setiap jenis perusahaan dan setiap kondisinya akan sangat berbeda-beda dalam penggolongan biaya lain-lain. Oleh karena itu, secara spesifik tidak bisa dikatakan bahwa X adalah contoh biaya lain-lain dan Y adalah bukan. Namun berikut ini adalah beberapa contoh yang umumnya dianggap sebagai biaya lain-lain:

1. Biaya Iklan

Biaya iklan bisa tergolong biaya lain-lain bagi beberapa perusahaan yang tidak memang tidak setiap waktu menjadikan iklan sebagai media promosi. Oleh karena itulah, biaya iklan dalam laporan keuangan suatu perusahaan tidak tergolong akun transaksi sehingga jika ada biaya iklan bisa digolongkan sebagai Miscellaneous Expenses.

2. Biaya Pelayanan Bank

Keuangan perusahaan pasti tak terlepas dari bank. Dalam pengurusan keuangan dengan menggunakan perbankan juga pasti ada biaya layanan. Biaya ini biasanya dimasukkan dalam biaya lain-lain karena jumlahnya relatif sangat kecil.

3. Biaya Iuran Keanggotaan

Perusahaan pada bidang tertentu biasanya tergabung dalam suatu organisasi profesional. Layaknya organisasi lain, maka akan ada iuran keanggotaan organisasi tersebut. Namun tentunya biaya ini khusus untuk keperluan perusahaan, bukan klub atau organisasi yang diikuti atas nama pribadi pimpinan perusahaan.

4. Biaya Kartu Kredit

Beberapa kemungkinan bisa terjadi seperti keteledoran membayar kartu kredit. Jika ini terjadi, maka tentu ada biaya denda keterlambatan. Biaya seperti ini tergolong biaya tidak terduga dan tidak rutin sehingga dimasukkan dalam akun biaya lain-lain.

5. Biaya Pelatihan

Pelatihan dan pendidikan yang diikuti karyawan bukanlah tergolong kegiatan rutin. Oleh karena itu, biaya pengeluaran untuk pembayaran pelatihan atau pendidikan ini bisa digolongkan biaya lain-lain. Hal yang perlu diingat adalah pelatihan atau pendidikan yang diikuti harus memenuhi syarat. Syarat yang dimaksud adalah pelatihan atau pendidikan berguna secara langsung untuk peningkatan keterampilan. Biaya lain-lain yang mengikuti seperti transportasi bisa juga dimasukkan sebagai biaya lain-lain.

6. Biaya Pembelian Waralaba

Beberapa jenis bisnis ada yang melakukan pembelian waralaba, merek dagang, atau nama dagang, Biaya ini bisa masuk dalam akun biaya lain-lain dengan syarat bukan merupakan bagian dari pembelian bisnis.

7. Biaya Lobi

Dalam banyak kasus, pelobian adalah hal yang sangat mungkin terjadi. Pelobian yang harus dibayar tentu tidak bisa dimasukkan dalam akun manapun. Selain jumlahnya tidak begitu besar, juga karena sifatnya tidak rutin bahkan bisa tidak terduga. Oleh karena itu, biaya lobi harus juga dimasukkan dalam akun biaya lain-lain.

Selain ketujuh contoh di atas, masih bisa digali kembali contoh biaya lain-lain, seperti biaya layanan akuntansi bisnis, biaya internet, hingga perlengkapan yang biasa digunakan di kantor sekaligus di rumah.

Tujuan Dibuatnya Akun Biaya Lain-Lain

Berdasarkan pengertian yang sudah dijabarkan di atas, sebenarnya sudah bisa diketahui mengapa perusahaan butuh membuat akun untuk biaya lain-lain. Akun biaya lain-lain dibuat bertujuan untuk mencatat mutasi akun yang tidak disediakan kolom tersendiri baginya.Namun selain itu semua, ada pula tujuan sekaligus manfaat dari pembuatan akun biaya lain-lain ini.

Tujuannya adalah memastikan semua pengeluaran bisnis tercatat sehingga tagihan pajak tetap rendah. Ya, perusahaan atau wajib pajak bisa mengklaim biaya pengeluaran yang memenuhi syarat sebagai pengurangan pajak yang tidak termasuk dalam kategori pengurangan pajak lainnya.

Cara Membuat Akun Biaya Lain-Lain

Pada dasarnya tidak ada aturan khusus terkait pembuatan biaya lain-lain. Namun sebagai laporan keuangan perusahaan, maka tentu biaya lain-lain harus dibuat terperinci. Semakin rinci atau detail maka akan semakin baik laporannya.Berikut adalah contoh tabel dari rincian akun biaya lain-lain pada sebuah perusahaan:

Setelah mendapatkan nilai total dari biaya lain-lain ini, maka selanjutnya tinggal dimasukkan ke dalam laporan laba rugi. Dalam laporan ini, biaya lain-lain sendiri masuk dalam kategori debit.Berikut adalah contoh sederhana dari laporan laba rugi.

PT. XXX Laporan Laba Rugi Periode : Januari 2020

Biaya lain-lain sering kali dianggap remeh karena jumlahnya kecil dan sifatnya tidak rutin. Namun, jika tidak dikelola dengan baik, beberapa tantangan berikut dapat muncul:

1. Kesulitan Pelacakan: Karena bersifat tidak rutin, biaya ini sulit diidentifikasi sumbernya.
2. Kategori Tidak Jelas: Kebingungan dalam mengklasifikasikan biaya sering menyebabkan data yang tidak akurat.
3. Pencatatan Tidak Konsisten: Perbedaan cara pencatatan antar divisi dapat memengaruhi laporan keuangan secara keseluruhan.
4. Pengaruh pada Pajak: Salah mencatat biaya dapat menyebabkan klaim pajak yang tidak valid atau kehilangan peluang pengurangan pajak.

Solusi

1. Buat Kebijakan Internal yang Jelas

Tetapkan kebijakan internal untuk mengatur pengelolaan biaya lain-lain. Kebijakan ini mencakup:

• Definisi spesifik untuk biaya yang masuk kategori lain-lain.
• Batasan nilai transaksi yang dapat dimasukkan.
• Prosedur pencatatan dan pelaporan.

2. Gunakan Teknologi Akuntansi

Manfaatkan software akuntansi modern untuk mempermudah pencatatan. Software ini dapat secara otomatis mengelompokkan biaya ke dalam kategori tertentu, termasuk biaya lain-lain, berdasarkan parameter yang ditentukan.
Contoh: Penggunaan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dapat membantu melacak biaya kecil secara real-time.

3. Pisahkan Akun Biaya Kecil yang Berulang

Jika terdapat biaya kecil yang sering muncul, seperti biaya administrasi bank atau internet, sebaiknya dibuat akun tersendiri untuk mencatatnya. Dengan demikian, akun biaya lain-lain tidak akan menjadi terlalu besar dan sulit dianalisis.

4. Lakukan Rekonsiliasi Secara Berkala

Rekonsiliasi rutin memungkinkan perusahaan memastikan bahwa semua biaya yang dicatat valid dan sesuai dengan kategori yang benar. Hal ini juga membantu mengidentifikasi kesalahan sejak dini.
Tips: Rekonsiliasi dapat dilakukan bulanan untuk memastikan ketepatan pencatatan biaya kecil.

5. Tetapkan Sistem Persetujuan untuk Pengeluaran Kecil

Untuk mencegah pengeluaran yang tidak perlu, tetapkan sistem persetujuan untuk biaya kecil. Misalnya, pengeluaran di bawah nominal tertentu harus disetujui oleh manajer keuangan.

6. Edukasi Tim Akuntansi

Berikan pelatihan kepada tim akuntansi tentang pentingnya pencatatan biaya lain-lain dan dampaknya terhadap laporan keuangan. Tim yang paham akan lebih teliti dalam pencatatan.

Kesimpulan

Memahami pentingnya pencatatan biaya lain-lain harus benar-benar disadari oleh akuntan perusahaan. Oleh karena itu, perhitungannya harus bisa dipertanggungjawabkan. Mau tahu tentang biaya-biaya lainnya? Kamu bisa pelajari lebih lanjut soal akuntansi dasar.