Sales Invoice atau Faktur Penjualan merupakan lembar bukti tagihan atau transaksi kepada pelanggan atas pembelian suatu barang / jasa. Faktur Penjualan ini biasanya diberikan bersamaan atau setelah pengiriman barang / jasa. Dalam prakteknya, bentuk atau format Faktur Penjualan disesuaikan dengan keperluan perusahaan masing-masing. Faktur juga sekarang tidak harus dalam bentuk hard copy, melainkan bisa juga dalam bentuk elektronik dan tetap dianggap sah.Secara umum, Faktur Penjualan memiliki fungsi sebagaimana penjelasan diatas yaitu bukti transaksi. Tetapi jika diperinci lagi, maka Faktur Penjualan memiliki kegunaan sebagai berikut :
- Informasi akan barang/jasa yang dibeli oleh pelanggan
- Informasi nilai tagihan dan termin pembayaran yang harus dibayar pelanggan
- Bukti untuk komplain jika barang/jasa tidak sesuai dengan yang tercantum dalam pesanan
- Rujukan yang absah apabila barang/jasa akan dijual lagi ke pihak lain
- Rujukan yang absah untuk memasukkan transaksi ke pembukuan keuangan
Direktorat Jenderal Pajak sendiri tidak mengatur secara spesifik akan bentuk baku dari Faktur Penjualan. Sebagaimana dalam PER-58/PJ/2010, disebutkan bahwa bentuk dan ukuran formulir faktur disesuaikan dengan kepentingan Perusahaan itu sendiri. Meskipun tidak ada format baku, namun tetap ada komponen-komponen wajib di dalamnya. Komponen-komponen tersebut adalah nama, alamat, dan NPWP yang menyerahkan Barang Kena Pajak (BKP), jenis BKP yang diserahkan, harga jual yang sudah memfaktorkan Pajak Pertambahan Nilai (PPn) atau besaran PPn dicatatkan secara terpisah, Pajak Penjualan atas Barang Mewah (PPnBM) yang dipungut, serta kode, nomor seri, dan tanggal pembuatan faktur.Sayangnya, masih ada yang kerap keliru, sehingga berakibat pada faktur yang tidak bisa digunakan sebagaimana mestinya. Apa saja kesalahan yang lumrah terjadi saat pembuatan Faktur Penjualan tersebut? Berikut beberapa diantaranya:
- Identitas Perusahaan Tidak Lengkap
Dalam membuat Faktur, identitas perusahaan harus dibuat lengkap seminimalnya logo perusahaan, nama perusahaan, alamat lengkap, kode pos alamat perusahaan, nomor telepon, dan email. Sebenarnya hal ini tidak hanya soal profesionalitas, tapi juga bermanfaat sebagai media promosi perusahaan itu sendiri.
- Salah Menulis Nama Pelanggan
Menulis nama penerima faktur atau pelanggan tentu tak boleh sampai salah. Selain untuk menghormati, penulisan nama pelanggan juga berperan untuk keabsahan Faktur Penjualan itu sendiri. Apalagi jika proyek berjalan kontinu yang artinya akan terus ada Faktur Penjualan, maka kesalahan di satu faktur akan menjadi masalah ketika dicocokkan dengan faktur lainnya. Kesalahan di awal juga bisa jadi mengakibatkan kesalahan di faktur-faktur selanjutnya.
- Salah Menulis Kode atau Nomor Transaksi
Kode transaksi adalah hal penting yang harus ada di dalam Faktur Penjualan. Kode Transaksi ini menjadi pembeda antara transaksi yang satu dengan transaksi lainnya. Bisa dibayangkan jika di perusahaan besar, ada kesalahan penulisan kode transaksi seperti kode yang sama, maka tentu efeknya cukup fatal dalam pembukuannya.
- Tanggal Faktur Penjualan Tidak Tepat
Hal yang perlu diingat dalam membuat tanggal Faktur Penjualan adalah bahwa tanggal yang tercantum pada faktur merupakan tanggal dimana faktur dibuat. Ini artinya, ada jangka waktu antara pembuatan dan kapan seharusnya transaksi dilakukan. Ketentuan jangka waktu ini bisa dicantumkan pada Faktur agar pembeli mengetahui tanggal jatuh temponya.Untuk mengatasi keterlambatan pembayaran, sebaiknya pembuat faktur memberikan jangka waktu yang tepat sesuai dengan kesepakatan. Sebagai contoh, berdasarkan kesepakatan jangka waktu pembayaran adalah 30 hari, maka buatlah jangka waktu yang lebih cepat untuk menghindari keterlambatan. Misalnya tanggal dibuat 25 hari dari tanggal jangka waktu, bukan tepat 30 hari sebelumnya.
- Detail Transaksi Tidak Ditulis Jelas
Pada Faktur Penjualan, transaksi harus ditulis secara detail akan barang/jasa apa saja yang diberikan, kode barang, jumlah, satuan, harga, dan lain sebagainya. Semua harus ditulis secara jelas agar tidak terjadi masalah di kemudian hari.
- Tidak Mencantumkan Syarat dan Ketentuan
Keterangan lain atau catatan yang berisi syarat dan ketentuan adalah bagian penting juga yang kerap dilupakan. Padahal, di bagian inilah penerbit Faktur bisa memperjelas syarat-syarat yang diberlakukan seperti metode pembayaran atau rekening transfer dan sanksi keterlambatan pembayaran.
- Tidak Mencantumkan Pajak
Kesalahan fatal yang harus dihindari dalam membuat Faktur Penjualan adalah tidak atau lupa mencantumkan pajak pertambahan nilai (PPn) 10% sebelum ke total yang harus dibayarkan pelanggan. Tentu hal ini penting karena pajak barang menjadi tanggung jawab pembeli/pelanggan.
- Tidak Memberikan Notifikasi Kepada Pelanggan
Poin 8 ini berkaitan dengan setelah Faktur Penjualan dibuat dan dikirim ke pembeli. Sebaiknya, pembuat faktur segera mengirimkan notifikasi kepada pembeli untuk memberitahu dan memastikan bahwa faktur sudah dikirim. Ingatkan pula tanggal jatuh temponya. Jangan sampai faktur yang dikirim terlupakan oleh pembeli sehingga menjadi alasan ketika ada keterlambatan pembayaran.Itulah 8 kesalahan yang harus dihindari dalam membuat Sales Invoice atau Faktur Penjualan. Agar hal-hal tersebut tidak terjadi kepada anda, maka perlu ketelitian dari pembuat faktur. Sebagai tambahan, berikut tips membuat Faktur Penjualan agar efektif penggunaannya:
- Menggunakan Sistem Online
Di era serba digital seperti sekarang, sistem online dalam pembuatan faktur juga sudah dimungkinkan dan perannya sah sebagaimana dalam bentuk cetak. Anda bisa menggunakan software khusus seperti yang disediakan oleh Ukirama yang berbasis cloud sehingga bisa menghemat biaya karena tak perlu pembiayaan untuk mencetak dan ongkos kirim.Selain itu, sistem online juga akan memungkinkan anda dalam mengelola dan meninjau faktur yang sudah dibuat. Peninjauan bahkan bisa dilakukan kapanpun dan dimanapun. Bahkan, pengelolaan faktur bisa melalui perangkat smartphone.
- Otomatisasi dalam Perbanyakan
Agar tidak membuang-buang waktu ketika harus memperbanyak atau mengulang pembuatan faktur, anda juga bisa menggunakan software . Penggunaan software seperti yang disediakan Ukirama akan mengotomatisasi dalam perbanyakan faktur sehingga template yang ada tidak akan berubah.Selain itu, dalam software juga dilengkapi dengan pengingat otomatis. Hal ini tentu sangat berguna agar pembuat faktur bisa melacak kapan faktur harus dibayar. Begitupun ketika pembayaran sudah dilakukan, akan ada pula notifikasi sehingga bisa langsung dapat memeriksa kebenarannya.
Tanya Expert Kami
