Ketahui Apa Itu Backorder, Penyebab dan Cara Mengelolanya Dalam Bisnis Anda

Apakah Anda seorang pelaku bisnis yang bergerak di bidang bisnis retail atau bisnis trading? Apakah Anda pernah mengalami kondisi dimana Anda kehabisan stok barang, namun Anda masih mendapatkan pesanan yang banyak dari pelanggan? Anda pastinya cemas dalam menunggu barang di restock dari supplier. Manajemen persediaan dan rantai pasok barang memainkan peranan penting dalam mencegah kondisi seperti itu. Barang yang ada di dalam kategori backorder didefisinikan sebagai barang yang habis stoknya dan diharapkan akan dapat dikirimkan ke pelanggan ketika stok telah tersedia kembali di bisnis atau toko Anda. Kondisi backorder ini harus dapat diatasi dengan baik oleh seluruh pelaku usaha ritel. Pelaku bisnis biasanya akan tetap menjual produk yang ada dalam kategori backorder dengan memberikan jaminan untuk melakukan pengiriman ke pelanggan setelah stok barang datang dari supplier.Kondisi backorder seperti ini dapat mengancam kepercayaan dari pelanggan setia ketika pengiriman barang backorder tidak sesuai dengan jadwal yang dijanjikan. Minimum stock gudang harus sangat diperhatikan oleh para pelaku bisnis retail agar tidak terjadinya kondisi backorder. Berbagai sektor bisnis pun dapat mengalami kondisi backorder. Bisnis manufaktur, bisnis distribusi, dan bisnis kontraktor juga harus dapat mengantisipasi kondisi seperti ini. Bisnis manufaktur harus dapat menjamin bahwa proses pembuatan dan perilisan barang berjalan dengan baik. Lebih lanjut, bisnis distribusi dan bisnis kontraktor harus dapat menjamin segala proses distribusi ke toko-toko atau bisnis retail berjalan dengan baik. Bisnis f&b yang memiliki arus penjualan dan pembelian yang cepat harus memperlihatkan aktivitas antisipasi yang cepat agar tidak kalah dengan para kompetitor. Hal ini dikarenakan persaingan bisnis yang ketat di bidang bisnis f&b.

Backorder vs Out of Stock

Pada praktiknya, masih banyak pelaku bisnis yang belum dapat membedakan dengan benar antara kondisi backorder dan out of stock. Hal menjadi pembeda adalah tanggal atau waktu pasti kapan barang kembali tersedia. Out of stock atau dikenal sebagai kehabisan stok barang adalah kondisi dimana barang tidak tersedia dan tidak ada waktu pasti kapan stok barang akan kembali tersedia. Sedangkan, backorder memiliki tanggal atau waktu pasti kapan produk akan tersedia kembali. Lebih lanjut, kondisi out of stock memiliki kemungkinan untuk berlangsung dalam kurun waktu yang lama. Penjual tidak dapat memprediksi dan memberikan waktu yang pasti ke pelanggan terkait ketersediaan kembali stok barangnya. Oleh karena itu, para pelaku bisnis retail atau bisnis trading diwajibkan untuk memiliki inventory management system yang mempuni. Aplikasi inventaris dan sistem gudang online dapat menjawab tantangan tersebut. 

Penyebab Utama Terjadinya Kondisi Backorder

Berbagai kondisi bisnis dapat memicu terjadinya kondisi backorder. Faktor internal dan eksternal dapat mempengaruhi secara signifikan terhadap risiko timbulnya kondisi backorder. Berikut adalah penyebab utama terjadinya kondisi backorder:

• Rendahnya safety stock: Safety stock merupakan jumlah tambahan produk yang disimpan di gudang untuk mencegah situasi out of stock. Safety stock diperlukan untuk mengatasi masalah darurat dalam rantai pasok. Ketika Anda hanya memiliki safety stock yang sedikit maka tingkat persediaan tidak akan mencukupi dan memicu timbulnya kondisi backorder.
• Tingkat permintaan barang melonjak drastis: Tingkat permintaan barang dalam kondisi atau periode-periode tertentu dapat memicu timbulnya kondisi backorder. Sebagai contoh, permintaan baju muslim dan kue kering akan melonjak ketika akan memasuki momen lebaran. Hal ini harus diantisipasi dengan menggunakan software inventory atau aplikasi gudang yang memadai. Dengan bantuan dari software inventory gudang, maka Anda juga dapat menentukan reorder point sebelum terjadinya kondisi backorder.
• Permasalahan yang terjadi pada supplier: Pemicu eksternal yang sering mungkin terjadi adalah adanya permasalahan yang dialami oleh produsen atau supplier. Permasalahan dalam proses manufaktur barang harus dapat diatasi dengan baik. Anda dapat memilih supplier alternatif untuk mengatasi pemicu kondisi backorder ini.
• Adanya masalah pada personel dan manajemen gudang: Sistem inventory otomatis sangat diperlukan untuk meminimalisir terjadinya human error dalam menginput data stok barang dan kuantitas penyimpanan barang. Personel gudang harus dapat menggunakan software manajemen inventory dengan baik agar dapat mencegah kondisi backorder.

Kelebihan dan Kelemahan dari Kondisi Backorder 

Tidak selamanya kondisi backorder memberikan situasi yang buruk bagi bisnis Anda. Berikut adalah kami sajikan beberapa kelebihan dan kelemahan dari kondisi backorderKelebihan kondisi backorder :

• Mengurangi Biaya Penyimpanan Inventaris: Kondisi backorder jika dipenuhi secara efektif dalam waktu singkat, pelanggan dapat menunggu dan tetap menerima barang sesuai jadwal yang sudah dijanjikan. Hal ini mengurangi biaya penyimpanan persediaan di gudang Anda.
• Meningkatkan Hubungan dengan Pelanggan: Backorder meningkatkan hubungan dengan pelanggan jika dikomunikasikan dengan benar kepada pelanggan. Hal ini menunjukkan kepercayaan pelanggan terhadap produk dan perusahaan.
• Menentukan Permintaan Produk: Backorder dapat membantu menentukan permintaan produk di pasaran. Hal ini merupakan indikasi permintaan yang tinggi dan perusahaan perlu meningkatkan produksi atau pembelian untuk memenuhi permintaan tersebut.
• Membantu Tetap Bersaing: Jika perusahaan dapat memenuhi backorder dalam waktu yang wajar, perusahaan tersebut dapat bertahan di pasar lebih lama dan dapat menghadapi persaingan yang ketat.
• Menentukan Kemampuan Perusahaan dan Meningkatkan Efisiensi: Backorder menunjukkan bahwa perusahaan telah meremehkan permintaan akan produknya. Sistem inventory online diperlukan untuk dapat memenuhi setiap pesanan dari pelanggan.

Kelemahan kondisi backorder :

• Pembatalan Pesanan: Karena kondisi backorder, pelanggan mungkin membatalkan pesanan karena mereka tidak dapat menunggu atau sedang ada kebutuhan produk yang mendesak. Hal ini dapat menyebabkan pelanggan beralih ke para kompetitor lainnya.
• Kesan Buruk pada Pelanggan: Jika produk terus-menerus dalam kondisi backorder, maka hal ini akan menciptakan kesan yang buruk di benak pelanggan. 
• Proses Manajemen yang Tidak Berjalan dengan Baik: Jika kondisi backorder membutuhkan waktu lama untuk diselesaikan, hal ini menunjukkan manajemen yang tidak tepat di perusahaan Anda. Anda perlu untum menentukan akar masalahnya. Anda dapat menggunakan software inventory berbasis web untuk melakukan segala proses manajemen secara real time.
• Meningkatkan Biaya Pengadaan Barang: Terburu-buru dalam memenuhi permintaan backorder, dapat meningkatkan biaya karena pemasok dapat menjual barang dengan harga yang lebih tinggi karena permintaan yang tinggi dan mendesak.

Cara Mengatasi Kondisi Backorder dalam Bisnis Anda

Setelah Anda mengetahui apa itu kondisi backorder dan apa saja faktor pemicunya, maka Anda perlu untuk memahami cara bagaimana untuk mengatasi dan mengelola masalah tersebut dalam bisnis Anda.Berikut adalah cara mengatasi kondisi backorder yang dapat Anda terapkan dalam bisnis yang sedang Anda jalankan:

• Bekerjasama Dengan Banyak Supplier: Dengan bekerjasama dengan banyak supplier, maka Anda memiliki banyak opsi alternatif ketika salah satu supplier tidak dapat memenuhi permintaan barang. Pilihlan supplier atau vendor yang profesional dan telah terbukti kinerjanya. Pakailah software CRM untuk dapat mencatat daftar supplier yang bekerjasama dengan perusahaan Anda.
• Milikilah Safety Stock yang Memadai: Software manajemen inventory dapat Anda gunakan untuk mengontrol manajemen inventaris. Aplikasi ini dapat mencatat dan melacak stok secara real time. Tetapkanlah nilai safety stock yang memadai agar dapat menutupi permintaan yang melonjak atau ketika ada masalah pada supplier yang bermitra dengan perusahaan Anda.
• Mengatur Reorder Point Dengan Baik: Reorder point merupakan jumlah minimum jenis barang yang harus dimiliki sebelum dilakunnya pemesanan ulang ke pihak supplier. Anda perlu mengetahui reorder point dengan menjumlahkan waktu tunggu (lead time) dengan safety stock yang tersedia di perusahaan Anda. Sistem inventory otomatis dapat mengkalkulasi dan memberikan notifikasi mengenai reorder point.
• Perhatikan Jumlah Persediaan Barang yang Laris: Item barang yang populer pastinya akan lebih cepat terjual. Anda juga harus memperhatikan periode-periode waktu tertentu ketika suatu item barang dipesan jauh lebih banyak dipesan dari biasanya. Gunakan software inventory terbaik untuk dapat selalu melacak stok barang yang paling laris dari perusahaan Anda.

Itulah cara yang dapat Anda terapkan untuk mengelola kondisi backorder dalam bisnis Anda. Anda perlu faham dan dapat menggunakan aplikasi dan sistem inventory online untuk dapat menjaga kepercayaan dari pelanggan setia Anda.