Ketahui Apa itu Implementasi ERP dan fungsinya disini!

Dengan perkembangan perusahaan yang terus meningkat setiap hari, akan menyebabkan operasional semakin komplek. Hal ini dikarenakan proses bisnis yang perlu untuk diatur akan terus bertambah dan semakin bervariasi. Sebagai contoh dalam proses penjualan yang semula hanya jual-beli langsung kepada pelanggan akan dapat berkembang menjadi menggunakan sistem tempo atau Term of Payment (TOP) dan menyebabkan perlunya untuk mengatur hutang dari pelanggan. Hal-hal seperti ini menjadi sangat sulit jika diatur menggunakan cara manual atau tradisional. Sehingga perusahaan memerlukan tools atau alat khusus untuk mengatur proses tersebut. Salah satu tool yang dapat digunakan adalah software Enterprises Resource Planning (ERP). Dengan adanya software tersebut perusahaan akan sangat terbantu dalam mengatur proses bisnis yang dijalankan.

Software ERP adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengatur sumber daya pada perusahan, meliputi sumber daya seperti manusia, mesin, persediaan, keuangan, dll. Dengan menggunakan software ERP, perusahaan dapat menghubungkan setiap komponen yang ada pada perusahaan dan akan lebih mudah dalam hal manajemen maupun pengawasan sumber daya tersebut.

Banyaknya komponen pada perusahaan yang dihubungkan atau diintegrasikan melalui software ERP membuat proses implementasi software ERP membutuhkan perencanaan yang matang agar sesuai dengan kebutuhan serta meningkatkan produktivitas perusahaan. Untuk mencapai implementasi yang efektif dan efisien, perusahaan perlu mengetahui hal-hal dan proses yang terkait dengan proses tersebut. Hal-hal dan proses tersebut seperti:

1. Jenis-jenis ERP
2. Komponen ERP
3. Strategi implementasi ERP
4. Tahapan implementasi ERP
5. Faktor kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP

Apa saja Jenis-Jenis ERP?

Salah satu pengkategorian software ERP adalah berdasarkan infrastruktur penyusunnya. Berdasarkan hal tersebut, software ERP dapat dibedakan menjadi sebagai berikut:

1. On-Premise ERP

   On-Premise ERP adalah salah satu jenis software ERP yang mengharuskan perusahaan untuk meng-install software ERP di dalam sebuah komputer atau dengan kata lain menjadi sebuah aplikasi atau software. Selain itu On-premise ERP disebut juga in-house ERP atau infrastruktur pendukung seperti server harus disediakan oleh perusahaan dan dioperasikan secara internal. Sehingga dengan penggunaan on-premise ERP, perusahaan perlu untuk menyediakan sumber daya seperti ahli IT dan hardware pendukung untuk dapat menggunakan ERP.

   Di samping dari kebutuhan on-premise ERP yang cukup banyak, dalam jenis ERP memberikan keuntungan dalam banyak hal seperti kustomisasi dan keamanan data. On-premise ERP memberikan tingkat kustomisasi sistem yang lebih jauh karena komponen sistem akan dikelola secara internal. Terkait dengan keamanan data juga on-premise ERP memberikan keamanan yang lebih baik karena data hanya dapat diakses oleh pihak internal perusahaan. Hal tersebut dapat melindungi data sensitif perusahaan diakses oleh pihak luar. Di sisi lain, penggunaan on-premise ERP juga memiliki kekurangan seperti hilangnya data dan kompleksitas perawatan software. Dalam kecelakaan atau error yang terjadi saat operasional sistem akan berisiko hilangnya data. Oleh karena itu, data yang dimiliki perlu di backup secara rutin untuk mengatasi risiko hilangnya data. Penggunaan on-premise ERP juga memerlukan perawatan infrastruktur yang cukup kompleks karena infrastruktur penyusun ada cukup banyak. Sehingga perusahaan yang mengadaptasi on-premise ERP memerlukan ahli IT (Information Technology) untuk melakukan perawatan infrastruktur yang ada.

2. Cloud ERP

   Cloud ERP adalah jenis lain dari produk ERP yang menggunakan infrastruktur berbasis online. Sehingga sumber daya yang perlu disiapkan oleh perusahaan pengguna ERP menjadi lebih sedikit. Berbanding terbalik dengan on-premise ERP yang memerlukan sebuah perusahaan untuk memiliki infrastruktur pribadi, cloud ERP hanya memerlukan gadget atau komputer untuk mengakses aplikasi ERP melalui browser, biasanya disebut dengan Software as a Service (SaaS). Dengan kata lain infrastruktur pendukung ERP akan dioperasikan oleh vendor penyedia.

   Penggunaan cloud ERP memberikan banyak keuntungan kepada pengguna seperti kemudahan dalam perawatan, fleksibilitas akses data, dan skalabilitas yang tinggi. Perawatan yang perlu dilakukan oleh perusahaan menjadi berkurang karena infrastruktur untuk operasional cloud ERP telah dilakukan oleh pihak vendor, sehingga perusahaan hanya perlu melakukan perawatan terhadap komputer maupun gadget yang digunakan. Hal tersebut juga membuat perusahaan tidak perlu untuk mempekerjakan ahli IT untuk melakukan perawatan infrastruktur. Di samping itu, dalam penggunaan cloud ERP juga memiliki kekurangan seperti bergantung pada sambungan internet yang stabil, kustomisasi yang terbatas, dan keamanan data. Sambungan internet yang stabil sangat diperlukan oleh pengguna cloud ERP karena akses akan dilakukan melalui browser. Jika sambungan internet tidak stabil, maka koneksi ke cloud ERP akan sulit untuk dilakukan bahkan dapat tidak terjadi sambungan sama sekali. Kustomisasi yang dapat dilakukan pada software ERP juga menjadi lebih sedikit karena biasanya sudah menjadi produk jadi, sehingga kustomisasi seperti menambah fitur akan mempengaruhi pengguna lainnya. Keamanan data juga menjadi salah satu kekhawatiran yang timbul dalam penggunaan cloud ERP karena perusahaan memiliki banyak data yang sensitif dan tidak menginginkan vendor atau pihak lain untuk melihat data tersebut.

Apa Saja Komponen ERP?

Dalam proses implementasi banyak komponen yang perlu untuk dipersiapkan. Komponen tersebut penting untuk disiapkan karena berkaitan langsung dalam implementasi serta operasional day-to-day yang nantinya dilakukan. Komponen tersebut meliputi:

Kebutuhan tersebut bisa di detailkan pada akun persediaan dimana akun COGS juga mengikuti hirarkinya, sebagai berikut:

1. People

   Yang dimaksud dengan orang di sini adalah semua stakeholder atau pihak pihak yang ikut serta dalam proses implementasi seperti, namun tidak terbatas pada, staff IT, user, manajemen, dan vendor. Setiap pihak tersebut perlu untuk berkomitmen dan berkoordinasi untuk mensukseskan proses implementasi yang dilakukan.

2. Process

   Proses yang dimaksud dapat berupa proses bisnis, Standard Operational Procedure (SOP), dll. Proses tersebut perlu menjadi standar dan merupakan proses yang ideal untuk dilakukan karena akan menjadi acuan dalam proses implementasi ERP.

3. Hardware

   Hardware merupakan infrastruktur yang digunakan untuk mendukung sistem ERP. Contohnya seperti server, komputer, gadget, dll. Namun kebutuhan dari hardware tersebut akan bergantung pada jenis ERP yang diterapkan. Jika perusahaan akan menerapkan jenis ERP on-premises maka otomatis kebutuhan terhadap hardware akan cukup banyak, namun jika menerapkan cloud ERP perusahaan hanya perlu mempersiapkan gadget dan jaringan internet.

4. Software

   ERP juga bergantung pada software yang digunakan karena penggunaan ERP akan selalu menggunakan software tersebut. Software dapat berupa aplikasi ERP itu sendiri atau browser jika menerapkan cloud ERP.

5. DatabaseS

   Database merupakan tempat penyimpanan dan penerima data dari sistem ERP. Database tersebut dapat disediakan oleh pihak internal maupun eksternal perusahaan yang sesuai dengan kebutuhan.

Bagaimana Strategi Implementasi ERP?

Implementasi ERP memerlukan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai dengan efisien dan efektif serta meminimalisir risiko yang dapat terjadi. Strategi yang biasanya dipakai meliputi sebagai berikut:

• Big Bang

  Ciri utama dalam strategi Big Bang adalah pergantian sistem yang digunakan saat ini dengan sistem baru dalam satu waktu, biasanya pada saat go-live sistem baru. Pergantian secara langsung ini membuat pada saat fase sebelum live menjadi cukup panjang agar user dapat cukup nyaman dengan sistem baru dan migrasi data dapat dilakukan secara optimal.

• Phased Roll-out

  Strategi phased roll-out dilakukan dengan cara go-live dari sistem baru dibuat menjadi beberapa fase urutan seperti pembagian live modul atau live bergantian untuk unit bisnis yang ada. Karena hal tersebut maka perusahaan, dalam periode tertentu, masih menggunakan sistem lama.

• Parallel

  Strategi parallel adalah strategi implementasi ERP dengan cara menggunakan dua sistem secara bersamaan. Pelatihan penggunaan sistem baru dilakukan kepada user selama periode yang telah ditentukan, namun pekerjaan operasional tetap diselesaikan menggunakan sistem lama.

Apa Saja Tahapan Implementasi ERP?

Implementasi ERP dilakukan melalui tahapan yang saling terkait dan berurutan. Tahapan ini akan mendukung berjalannya proses implementasi secara keseluruhan serta dari awal hingga akhir. Tahapan implementasi ERP yang biasanya dilakukan adalah sebagai berikut:

Untuk CoA bisnis kontraktor, harus dapat mengelola penggunaan material setiap proyek atau site sesuai dengan Rencana Anggaran Biaya (RAB) ataupun RAB

Realisasi dari RAB ataupun RAB tersebut bisa dilihat dengan penyusunan hirarki CoA sebagai berikut :

1. Planning

   Tahapan yang pertama dilakukan adalah perencanaan proses implementasi. Tahapan ini perlu dilakukan dengan tepat karena akan menentukan berjalannya proses implementasi dari awal hingga akhir. Perencanaan tersebut dapat berupa membentuk tim implementasi, mengumpulkan kebutuhan perusahaan, studi kelayakan, fit gap analysis, business process improvement, seleksi sistem ERP, dan pemilihan vendor.

2. Customization

   Customization adalah proses penyesuaian sistem dengan kebutuhan dari perusahaan. Penyesuaian ini dapat terjadi pada proses bisnis, laporan, otorisasi akses, dll.

3. Taining

   Tahapan yang ketiga adalah proses pelatihan untuk user maupun super user. Proses ini dilakukan agar user dapat terbiasa dengan sistem baru serta mengetahui bagaimana cara mengoperasikan sistem tersebut.

4. Go-Live

   Go-live adalah tahapan di mana sistem baru mulai untuk digunakan pada operasional perusahaan. Tahapan go-live ini juga akan mengawasi apakah terjadi error dalam penggunaan sistem.

5. Support

   Tahapan yang terakhir adalah support yang diberikan kepada user jika muncul kendala teknik maupun non teknis.

Apa Saja Faktor Kesuksesan dan Kegagalan ERP?

Proses implementasi ERP yang membutuhkan cukup banyak sumber daya perlu dijalankan dengan baik untuk setiap prosesnya agar dapat mencapai hasil yang diinginkan. Guna mencapai hal tersebut maka perusahaan perlu untuk mengetahui faktor potensial kesuksesan dan kegagalan dalam implementasi ERP. Faktor tersebut seperti di bawah ini:

1. Faktor Kesuksesann

   a. Dukungan dan komitmen dari stakeholder

   b. Proses bisnis yang terstandar

   c. Perubahan terhadap budaya perusahaan

   d. Partner yang paham industri terkait

   e. Perencanaan project

2. Faktor kegagalan

   a. Dukungan dan komitmen dari stakeholder

   b. Proses bisnis yang terstandar

   c. Perubahan terhadap budaya perusahaan

   d. Partner yang paham industri terkait

   e. Perencanaan project

Kesimpulan

Untuk memilih software ERP yang tepat, langkah pertama adalah memahami kebutuhan bisnismu. Pikirkan proses bisnis mana yang ingin diotomatisasi dan masalah apa yang perlu dipecahkan. Setelah itu, lakukan riset tentang berbagai software ERP yang ada di pasaran. Lihat fitur-fiturnya, baca review pengguna, dan pastikan software tersebut cocok dengan kebutuhanmu. Jangan lupa untuk menentukan anggaran yang bisa dialokasikan untuk pembelian dan implementasi software tersebut.

Tinjau juga biaya pelatihan, dukungan, dan pemeliharaan jangka panjang. Penting juga untuk mempertimbangkan keberlanjutan software ERP tersebut. Pastikan vendor memiliki rencana pengembangan produk di masa depan. Selain itu, tinjau reputasi vendor dan periksa apakah mereka memiliki pengalaman yang baik dalam implementasi dan dukungan. Pertimbangkan juga integrasi dengan sistem atau aplikasi lain yang kamu gunakan.

Berikutnya, pastikan software ERP dapat diintegrasikan dengan lancar. Jangan lupa untuk meminta uji coba atau demo dari vendor sebelum memutuskan untuk membelinya. Ini akan membantu kamu mendapatkan gambaran tentang antarmuka dan fungsionalitasnya. Terakhir, pastikan vendor menyediakan dukungan teknis yang memadai dan pelatihan yang diperlukan. Dengan memperhatikan faktor-faktor ini, kamu dapat memilih software ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan memberikan manfaat maksimal.

Sebagai rekomendasi solusi ERP, kamu juga dapat menggunakan Ukirama ERP. Ukirama ERP adalah software ERP asli buatan Indonesia, yang sudah disesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnis di Indonesia. Kamu bisa mengakses Ukirama ERP dimana saja dan kapan saja, karena Ukirama ERP sudah berbasis cloud. Tidak perlu takut pada biaya langganan yang mahal, Ukirama ERP memiliki biaya langganan yang terjangkau dan bisa disesuaikan dengan semua kebutuhan bisnismu. Jangan ragu untuk bertanya, serta konsultasikan kebutuhan bisnismu bersama expert kami sekarang.