Apabila Anda adalah seorang pelaku usaha atau pemilik bisnis, pastinya sudah hafal dengan berbagai biaya pengeluaran yang harus dibayar bahkan sebelum dipakai atau digunakan dalam bisnis. Beberapa contohnya adalah seperti biaya asuransi, inventaris perusahaan yang wajib sudah dimiliki sebelum melakukan proses produksi, hingga penyewaan tempat untuk melaksanakan proses operasional bisnis. Nah, jenis pembayaran seperti ini-lah yang wajib diberikan perlakuan khusus dalam sistem pembukuan bisnis Anda. Yakni, dengan membuat entri jurnal prepaid expense. Bagaimana caranya? Simak penjelasannya di bawah ini.
Apa Itu Prepaid Expense?
Prepaid expense atau dalam bahasa Indonesia-nya diartikan sebagai biaya dibayar dimuka, merupakan biaya-biaya yang dibayar sebelum penggunanya memakai produk barang atau jasa tersebut.Dengan kata lain, sebagai pelaku bisnis, Anda harus membayar sejumlah biaya tertentu untuk produk barang atau jasa yang akan Anda terima dalam waktu dekat. Dalam akuntansi sendiri, prepaid expense masuk dalam bagian dari aset yang tertera pada neraca saldo. Hal ini disebabkan oleh karena perusahaan sudah membayar biaya produk tersebut sekarang walau pemanfaatannya akan dirasakan di masa yang akan datang. Jadi, menurut sistem akuntansi prinsip prepaid ekpanse adalah pada awalnya akan dicatat sebagai aset namun secara berkesinambungan dari waktu ke waktu, akan memberikan nilai kepada Anda. Nilai ini bisa dinikmati dan dirasakan dalam jangka waktu lama bahkan lebih dari satu tahun pembukuan, selama periode akuntansi berlangsung. Oleh karena nilai item yang Anda gunakan itu tidak langsung habis, maka Anda harus mencatat prepaid expense dalam sebuah catatan keuangan bisnis melalui entri prepaid expense (biaya dibayar dimuka). Ketika Anda menggunakan item yang sudah dibayar itu maka sesuaikanlah dengan entri-nya. Beberapa contoh jenis akun yang termasuk kedalam kategori biaya dibayar dimuka adalah seperti biaya, aset, ekuitas, kewajiban, serta pendapatan. Nah, oleh karena dalam prepaid expense harus dicatat maka ketika Anda mencatat biaya ini di awal, catatlah sebagai aset. Ingat, bahwa prepaid expense hanya akan berubah menjadi pengeluaran ketika Anda sudah benar-benar menggunakannya. Ketika sudah dipakai, maka kurangi nilai aset-nya. Nilai aset itu selanjutnya akan diganti dengan biaya aktual yang kemudian dicatat dalam laporan laba rugi.Jadi, sebelum Anda memakai item tersebut maka akan dihitung sebagai aset. Sesudah dipakai maka disebut sebagai pengeluaran.Contoh Pengeluaran yang Dianggap Sebagai Prepaid Expense
Tak bisa dipungkiri bahwa ada banyak biaya pengeluaran yang harus dikeluarkan oleh perusahaan jika sudah berkaitan dengan sistem prepaid expense. Ada beberapa contoh pengeluaran yang dianggap sebagai prepaid expense dalam perusahaan, yaitu:- Inventaris kantor
- Taksiran atau beban pajak yang dibayar dimuka misalnya Pajak Penghasilan (PPh), PPN masukan maupun fiskal luar negeri
- Prepaid interest atau biaya beban bunga dibayar di muka
- Biaya sewa gedung atau ruko sebagai tempat melakukan proses produksi dan operasional perusahaan. Bisa juga biaya sewa ruang komersial sebelum digunakan untuk keperluan tertentu
- Biaya sewa kendaraan
- Biaya sewa mesin produksi
- Tagihan utilitas yang sudah dipilih
- Prepaid salaries atau biaya gaji yang dibayar di muka (kecuali misalnya Anda menunggak pembayaran gaji)
- Polis atau biaya asuransi atau prepaid insurance misalnya premi asuransi yang dibayar oleh perusahaan kepada penyedia jasa asuransi
- Biaya untuk lisensi dibayar dimuka
- Biaya untuk iklan yang dibayar di muka
- Segala peralatan atau perlengkapan yang harus Anda bayar sebelum dipakai
Jadi intinya, apa pun yang Anda bayar sebelum digunakan termasuk ke dalam prepaid expense.
Cara Membuat Prepaid Expense
Lantas, bagaimana cara membuat prepaid expense yang baik, tepat, dan benar itu? Pertama, Membuat Entri Prepaid ExpenseHal paling penting dan pertama yang harus dilakukan adalah membuat entri jurnal prepaid expense dalam pembukuan bisnis Anda terlebih dulu. Pembuatan ini dilakukan ketika melakukan pembelian namun sebelum produk barang atau jasa itu digunakan. Sebelum membuat jurnal yang dimaksud, pahamilah bahwa tiap akun utama yang sudah disebut diatas seperti aset, ekuitas, biaya, kewajiban dan pendapatan itu dipengaruhi oleh kredit dan debit. Akun aset dan biaya akan dikurangi melalui kredit dan meningkat lewat debit. Sementara itu, akun ekuitas, liabilitas atau kewajiban, dan pendapatan akan dikurangi oleh debit dan meningkat oleh kredit. Maka langkah yang harus dilakukan untuk membuat entri jurnal prepaid expense pertama adalah dengan mendebit akun prepaid expense Anda tersebut. Alasannya karena akun tersebut adalah akun aset dan seperti yang telah dijelaskan di atas, bahwa aset akan ditingkatkan oleh debit. Dan pada tiap debit, harus ada kredit. Maka kreditkan akun yang sesuai dengan yang Anda gunakan untuk melakukan pembayaran. Misalnya saja, dengan menggunakan akun cek atau kas. Dengan mengkreditkan akun tersebut maka pastinya akan mengurangi akun kas yang Anda miliki. Contoh entri jurnal prepaid expense simple yang harus Anda buat ketika mengeluarkan prepaid expense adalah seperti berikut.Setelah membuat jurnalnya, maka hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah melakukan penyesuaian. Kedua, Membuat Jurnal Penyesuaian (Adjust Entries) Setelah membuat entri jurnal, maka sesuaikanlah entri tersebut supaya bisa membantu menyeimbangkan pembukuan Anda. Nah, untuk prepaid expense atau biaya bayar dimuka ini maka gunakan adjust entries atau jurnal penyesuaian untuk biaya pengeluaran yang aktual.Contoh entri jurnal yang mencerminkan penyesuaian dan menggambarkan pengeluaran aktual adalah seperti berikut.
Jadi, ketika Anda menggunakan item atau produk barang atau jasa prepaid expense, maka kurangi akun prepaid expense Anda itu dan tambahkanlah dengan akun biaya yang sebenarnya. Untuk melakukan hal ini, maka debit akun biaya lalu kredit akun prepaid expense Anda. Hal ini akan menciptakan entri penyesuaian prepaid expense.Proses ini harus dilakukan hingga biaya habis semua. Setelah item digunakan maka akun aset akan kosong dan akun biaya pun nilainya penuh. Laporan adjusting entries ini bisa diperiksa serta dibandingkan dengan buku besar pembukuan Anda. Fungsi laporan jurnal penyesuaian ini adalah agar data tercatat dengan benar pada akun yang sesuai serta supaya tak ada yang terlewat dalam melakukan adjusting entries. Tentunya ini akan sangat membantu Anda ketika jurnal penyesuaian yang Anda punya cukup banyak serta beragam. Fungsi lainnya adalah agar catatan laporan pembebanan atas prepaid expense selalu akurat atau tidak sampai salah (kurang tepat) ketika disajikan dalam laporan keuangan nantinya, baik itu dalam laporan neraca saldo maupun laba rugi.
Contoh Kasus Prepaid Expense
Nah, agar tidak bingung bagaimana cara membuat prepaid expense atau biaya dibayar dimuka, maka berikut kami sajikan contoh kasusnya. Misalnya, Anda menyewa sebuah ruko dua lantai untuk melakukan kegiatan operasional bisnis selama dua tahun dimulai dari tahun 2021. Nominal biaya sewa per tahunnya adalah sebesar 100 juta rupiah. Anda melakukan pembayaran dimuka untuk penyewaan tersebut sebanyak 200 juta rupiah yang dibayarkan semua pada tahun 2021. Maka biaya sewa yang diakui oleh perusahaan adalah selama dua tahun, bukan hanya pada tahun 2021 saja. Jadi, rincian biaya sewa yang diakui adalah 100 juta rupiah pada tahun 2021 dan 100 juta rupiah untuk tahun 2022. Nah, sebelum Anda menggunakan ruko tersebut, maka catatlah jumlahnya terlebih dulu sebagai prepaid expense (biaya prabayar). Debit akun prepaid expense Anda disini adalah untuk menunjukkan peningkatan aset. Lalu kreditkan akun kas untuk menunjukkan penurunan nilai kas yang Anda punya.Selalu sesuaikan akun dengan jumlah sewa ruko yang sudah Anda pakai tiap tahun.
Lakukan pengurangan pada akun prepaid expense dengan kredit. Ulangi proses ini tiap tahunnya hingga sewa habis digunakan dan akun aset kosong.
Tanya Expert Kami
