Ketahui Apa Saja Fase PDCA (Plan, Do, Check, Act) Manajemen Bisnis serta Kelebihan dan Kekurangannya

Seiring berjalannya waktu perkembangan industri semakin kompetitif. Sehingga tuntutan bagi suatu perusahaan untuk berkembang pun menjadi lebih tinggi. Perkembangan suatu perusahaan ini sangat dipengaruhi oleh besar kecil tingkat masalah yang dihadapi. Memang, tidak ada perusahaan yang tidak mengalami permasalahan. Namun, sudah seharusnya setiap perusahaan berusaha meminimalisir penyebab terjadinya masalah. Baik itu secara internal maupun eksternal agar jalannya perusahaan dapat tetap terkendali. Sebagai upaya mencegah sekaligus memecah masalah, mau tak mau Anda para pebisnis harus terus berusaha memperbaiki sistem manajemen mutu. Sistem manajemen mutu sendiri merupakan suatu kerangka proses dan prosedur yang membantu perusahaan atau organisasi dalam mencapai peningkatan kualitas dan kinerja perusahaan. Dengan mengimplementasikan sistem manajemen mutu ini, maka jalannya proses kerja dalam produksi atau kehidupan kantor sehari-hari menjadi lebih efisien. Hingga saat ini, cukup banyak jenis sistem manajemen mutu yang populer dan dapat Anda terapkan dalam perusahaan. Penerapan metode PDCA salah satunya. 

Apa Itu PDCA?

PDCA (Plan Do Check Act) adalah suatu metode manajemen yang pertama kali dikembangkan pada tahun 1950-an oleh seorang konsultan manajemen yang bernama Dr. Williams Deming sehingga banyak yang menyebutnya dengan sebutan siklus Deming. PDCA ini terdiri dari 4 step penyelesaian masalah yang sistematis. Banyak perusahaan besar dari berbagai belahan dunia telah sukses mengimplementasikan PDCA dalam mengukur kualitas suatu kegiatan maupun kinerja. Waktu penerapannya sendiri pada dasarnya ketika perusahaan ingin menerapkan segala bentuk perubahan apapun, seperti memulai proyek perbaikan baru, mengembangkan desain baru yang lebih baik, dll. 

Fase-fase PDCA Dalam Manajemen Bisnis

Siklus PDCA dimulai dari fase yang kecil untuk memeriksa efek pada sistem, lalu berkembang menjadi peningkatan yang lebih besar dan spesifik. Adapun fase-fase PDCA yaitu sebagai berikut :

1. Plan (Rencana)

Siklus PDCA pertama yaitu fase plan atau rencana. Pada fase ini Anda perlu melakukan proses perencanaan yang melibatkan pendefinisian situasi saat ini, masalah apa yang akan Anda tangani. Kemudian uraikan masalah tersebut sehingga Anda dapat menentukan dengan tepat apa tujuan yang harus Anda capai. Setelah itu, barulah masuk ke perencanaan konkrit bagaimana cara mencapai tujuan tersebut dengan menilai sumber daya yang tersedia. Serta kebutuhan sumber daya lain untuk memperbaiki masalah. Untuk menghasilkan penyelesaian masalah menggunakan metode PDCA secara efektif dan efisien, maka sebaiknya menempatkan prioritas  hanya pada satu masalah terlebih dahulu.

2. Do (Lakukan)

Dalam fase Do, Anda akan mengambil tindakan atas rencana yang telah Anda buat pada fase sebelumnya. Untuk menjadi perhatian, bahwa tindakan “lakukan” ini merupakan eksperimen atau pengujian. Bukan seperti Anda mengimplementasikan sebuah solusi/ perubahan proses yang sesungguhnya. Oleh karena itu, fase ini sebaiknya Anda laksanakan pada lingkup kecil yang terkontrol agar Anda dapat melakukan pemantauan dan pemeriksaan sebanyak dan sedetail mungkin sebelum memutuskan untuk bertindak sepenuhnya dalam menerapkan perubahan. Sebagai contoh, Anda bisa melakukan pengujian pada satu atau dua departemen untuk menerapkan kebijakan baru yang mengatur bagaimana departemen tersebut menangani sesuatu. 

3. Check (Periksa)

Fase berikutnya meminta Anda untuk memeriksa apakah rencana yang berjalan pada fase Do telah sesuai dengan tujuan dan sasaran awal. Pada fase ini Anda harus benar-benar melihat segala pola perubahan dan peningkatan yang muncul, mencatat dan merangkumnya. Jika ada yang tidak beres, fase Check ini adalah waktu untuk menganalisis segala dampak yang tidak terduga dari langkah pengujian pada fase Do. Setelah Anda mengetahui bagaimana masalah itu muncul, Anda dapat mengubah rencana yang sesuai dan mencapai hasil yang lebih baik di lain waktu. Tindakan pada fase Do dan Check bisa berulang-ulang hingga hasilnya sesempurna mungkin baru menuju ke fase terakhir, yaitu Act. 

4. Act (Bertindak)

Jika fase Do adalah tahap uji coba dan dilakukan dalam skala kecil. Pada fase Act yang menjadi fase terakhir ini, implementasi rencana perubahan berlangsung secara sepenuhnya dengan penetapannya sebagai budaya perusahaan maupun SOP (Standar Operasional Prosedur). Tentunya dengan mempertimbangkan pada rencana bagian/ departemen mana saja yang akan dilakukan penerapan perubahan.

Kelebihan PDCA

Ada alasan mengapa sampai sekarang PDCA masih sering digunakan dalam manajemen bisnis perusahaan. PDCA adalah alat yang luar biasa yang dapat digunakan berulang kali untuk mengatasi suatu masalah secara bijaksana. Alih-alih menggunakan prosedur biasa atau dengan prosedur spontan, PDCA terdiri dari langkah-langkah kecil dan selalu memerlukan pengawasan ketat untuk menangkap kesalahan-kesalahan dalam setiap fasenya proses. Lalu menganalisisnya, menguji peningkatannya, dan mengulang kembali sesuai kebutuhan. Dengan cara ini risiko kegagalan dalam menuju perbaikan proses bisnis akan berkurang karena PDCA menyediakan cara terbaik untuk menguji perubahan dalam skala kecil sebelum diterapkan diseluruh perusahaan. Maka tak heran jika banyak yang mengakui efektivitas PDCA dalam menghasilkan perubahan, menyelesaikan masalah, dan meningkatkan efisiensi relatif cukup tinggi. Selain itu, siklus PDCA juga sangat fleksibel. Dapat membantu dalam segala situasi di berbagai macam bisnis dan aplikasi.

Kelemahan PDCA

Memiliki segudang kelebihan bukan berarti siklus PDCA sempurna tanpa kekurangan. Salah satu kelemahan besar dari PDCA adalah efisiensi waktu. Prosesnya cukup lambat untuk menyelesaikan masalah yang sifatnya mendesak. Sehingga Anda harus benar-benar mempertimbangkan waktu untuk metode ini karena tidak memungkinkan pemecahan masalah yang cepat. Tak hanya itu, pendefinisian perencanaan yang tidak spesifik juga dapat menyebabkan kesalahan pelaksanaannya. Empat fase PDCA plan-do-check-act adalah siklus yang berkelanjutan dan berinteraksi satu sama lain. Metode ini tidak berakhir pada fase Act, melainkan akan terus berulang/ berputar. Tidak ada berapa kali benar atau salah yang untuk melewati siklus hingga mencapai pada kesimpulan maupun solusi. Setelah penerapan aturan perubahan hasil dari PDCA pun Anda tidak boleh membiarkan standar kualitasnya memburuk. Oleh karena itu, Anda tetap perlu menaruh kontrol penuh dan mengevaluasi segala hasil kerja perusahaan secara objektif. Jika kedepannya perubahan tidak berhasil, jangan ragu untuk mengulang siklus PDCA dengan rencana yang lain. Maka, disinilah komitmen dan ketahanan jangka panjang Anda butuhkan demi kemajuan perbaikan yang signifikan menggunakan siklus PDCA.