Sebuah sistem manajemen kerja bisa Anda ukur menggunakan KPI atau Key Performance Indicator. Melakukan kontrol serta evaluasi memang menjadi fungsi yang sangat penting di dalam manajemen. Tujuannya untuk memastikan agar rencana kerja perusahaan atau organisasi dapat berjalan secara baik.
Melalui hal tersebut tujuan perusahaan maupun organisasi dapat terlaksana. Sebuah sistem manajemen kerja yang baik akan memuat hal-hal terkait Key Performance Indicator. Pembahasan selengkapnya seputar istilah ini bisa Anda simak melalui ulasan berikut.
Pengertian KPI atau Key Performance Indicator
KPI atau Key Performance Indicator merupakan alat ukur yang di dalamnya menggambarkan seberapa efektif perusahaan terkait tujuan bisnisnya. Perusahaan yang menerapkan indikator performa kinerja akan mampu mengukur seberapa sukses perusahaan dalam mencapai targetnya.
Terdapat beberapa karakteristik yang terdapat pada Key Performance Indicator, yaitu:
Ukuran non-finansial
Ukuran yang sudah diketahui manajemen
Regular measurements atau ukuran yang umum digunakan
Tanggung jawab pada individu serta tim
Mempunyai efek positif
Mempunyai efek signifikan
Semua orang dalam perusahaan atau organisasi mengerti serta memahami KPI
Key Performance Indikator biasanya diukur untuk periode harian, mingguan, atau bulanan. Key Performance Indicator harus selalu mendapatkan perhatian dari manajemen. Pada saat ada karyawan yang tidak sesuai ketentuan dari indikator tersebut, maka pihak manajemen bisa mengambil keputusan serta memanggil pihak yang bertanggung jawab.
Jenis-jenis KPI atau Key Performance Indicator
Terdapat dua jenis Key Performance Indicator yaitu bersifat finansial dan non-finansial.
KPI Finansial
Key Performance Indicator Finansial merupakan indikator kinerja yang berhubungan dengan keuangan. Beberapa contoh yang termasuk di dalamnya yaitu:
Gross Profit atau KPI Laba Kotor. Sebuah Key Performance Indicator yang mengukur berapa banyak sisa uang melalui pendapatan setlah sebelumnya dikurangi HPP atau Harga Pokok Penjualan
Net Profit atau KPI Laba Bersih, Key Performance Indicator yang mengukur total uang yang tersisa melalui pendapatan setelah sebelumnya dikurangi HPP serta biaya bisnis lainnya, misalnya pajak dan bunga
Gross Profit Margin atau KPI Laba Kotor, indikator yang mengukur berapa nilai persentase yang didapatkan dengan cara membagi antara Laba Kotor dengan Pendapatan
Current Ratio atau KPI Rasio Lancar, indikator yang mengukur seperti apa kinerja keuangan pada neraca likuiditas. Caranya dengan membagikan antara aktiva lancar atau current assets dengan current liabilites atau kewajiban lancar
Net Profiit Margin atau KPI Marjin Laba Bersih, indikator yang digunakan untuk mengukur berapa nilai persentase yang didapatkan. Cara dengan membagi antara laba bersih sesuai pendapatannya
KPI Non-Finansial
Sebuah jenis Key Performance Indicator yang tidak langsung berpengaruh terhadap kondisi keuangan perusahaan. Terdapat beberapa contoh yang termasuk KPI Non-Finansial:
Pangsa pasar atau Market Share
Manpower Turnover atau Perputaran Tenaga Kerja
Matriks terkait kepuasan pelanggan atau Customer Satisfication Matriks
Repeat Customer to New Customer Rasio atau Rasio antara Pelanggan Berulang Pada Pelanggan Baru
Faktor yang Dapat Berpengaruh Terhadap Efektivitas KPI
Key Performance Indicator hanya bermanfaat ketika terdapat tindak lanjut terhadap indikator kinerja itu sendiri. Tidak sedikit perusahaan yang mengadopsi KPI untuk diterapkan di industrinya. Akan tetapi, ternyata Key Performance Indicator malah belum merefleksikan kinerja dari perusahaan.
Untuk itu perlu mengembangkan sebuah strategi yang tepat ketika menyusun indikator tersebut,, maka Anda perlu memulai dengan melihat tujuan dari organisasi atau perusahaan Anda. Selain itu, Anda juga harus mempertimbangkan bagaimana mencapainya serta siapa saja yang bisa mengambil keputusan dengan berdasarkan informasi yang tersedia.
Hal tersebut seharusnya menjadi sebuah proses yang berulang dan melibatnya masukan dari analisis, manajer, serta kepala bagian. Kemudian Anda bisa memperoleh pengertian secara lebih baik mengenai bagaimana Key Performance Indicator bisa mengukur bisnis perusahaan Anda serta siapa saja pihak yang akan menindaklanjuti proses tersebut.
Adapun cara membuat Key Performance Indicator yang sesuai yaitu dengan memperhatikan kriteria SMART. Ini adalah singkatan dari specific, measurable, attainable, relevant, dan time-bound. Untuk penjelasan terkait hal-hal tersebut yaitu:
Seperti apa tujuan perusahaan secara lebih spesifik
Bagaimana Anda bisa mengukur pencapaian dari tujuan tersebut
Apakah tujuannya bisa Anda capai
Apakah tujuan yang Anda buat berhubungan dengan perusahaan
Berapa lama waktu untuk bisa mencapai tujuan
Penerapan KPI
Setidaknya ada empat kriteria dasar yang perlu dipenuhi sebelum perusahaan maupun organisasi menyatakan bahwa mereka sudah menerapkan KPI dalam kegiatan operasional. Beberapa kriteria tersebut yaitu:
Kolaborasi di antara karyawan, supplier, tim, serta pelanggan
Desentralisasi dari tingkat manajemen hingga operasional
Hubungan KPI dengan strategi
Keterkaitan atau integrasi di antara ukuran, tindakan, dan laporan
Agar dapat menerapkan Key Performance Indicator, perlu adanya sistem yang saling berkaitan. Sistem tersebut mencakup lingkungan yang berasal dari organisasi seperti manajer, karyawan, pemegang saham, maupun pihak yang ada di luar perusahaan seperti supplier dan pelanggan. Selain itu, laporan juga dibuat secara efisien, tepat waktu.
Laporan tersebut juga berfokus pada peningkatan dalam pengambilan keputusan. Pada saat mengimplementasikan KPI, hal penting yang harus Anda perhatikan yaitu definisi tujuan atau hasil dari setiap KPI. Di dalam menerapkannya, ada metode yang bisa Anda gunakan untuk merumuskan tujuan yang memadukan berbagai kriteria yang disingkat SMART.
Specific: hasil atau tujuan harus spesifik dan jelas. Pada saat tujuan maupun hasilnya bisa Anda susun secara jelas serta spesifik, ini akan memudahkan untuk tahu kapan hasil tersebut bisa dicapai
Measurable: sebuah tujuan atau hasil yang bisa diukur, baik dari segi kuantitas maupun kualitasnya
Achievable: tujuan yang bisa dicapai, namun harus tetap disusun sebagai tantangan. Ini akan menginspirasi perusahaan atau organisasi agar dapat mencapai tujuan tersebut
Realistic: tujuan yang dibuat harus bersifat realistis
Time Sensitive: setiap tujuan atau hasil mempunyai batas waktu kapan harus dicapai
Sekian pembahasan tentang KPI atau Key Performance Indicator. Sebuah indikator yang sangat bermanfaat untuk melihat apakah tujuan dari perusahaan atau organisasi bisa dicapai atau tidak. Selain itu, terdapat beberapa jenis dan faktor yang dapat mempengaruhi seberapa efektif Key Performance Indicator bisa diterapkan. Semoga bermanfaat.
