Memahami Istilah Purchasing Management dalam Bisnis Manufaktur

Berbisnis di bidang manufaktur artinya akan berurusan dengan bahan baku. mesin, dan peralatan lain yang menunjang kegiatan produksi. Untuk mendapatkan semua itu maka tentu dibutuhkan upaya pembelian atau dengan membayar jasa dari pihak ketiga. Aktivitas inilah yang dalam bisnis lebih akrab disebut sebagai purchasing.Purchasing jika diartikan adalah pembelian. Dalam pengertian umum, istilah ini merujuk pada kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk membeli atau menyewa barang atau jasa dalam rangka memenuhi kebutuhan operasional perusahaan tersebut. Meskipun terlihat sederhana, tetapi kegiatan purchasing harus dilakukan dengan sangat hati-hati. Apalagi umumnya  lebih dari setengah pendapatan perusahaan manufaktur, akan kembali digunakan untuk kegiatan purchasing ini. Terbayang, bagaimana mengelola purchasing tidak boleh sembarangan. Oleh karena itu, perusahaan harus memberlakukan purchasing management.

Apa itu Purchasing Management?

Perlu diketahui bahwa dalam kegiatan purchasing perusahaan tidak sama seperti ketika kita hendak membeli barang. Jika kita membeli barang, maka tinggal menemui penjual, melakukan tawar menawar, dan setelah sepakat harga maka terjadi transaksi. Berbeda dalam proses purchasing perusahaan, banyak hal yang harus menjadi pertimbangan. Bahkan sebelum memutuskan untuk membeli, perusahaan harus melakukan proses perencanaan dengan mempertimbangkan untung rugi pembelian barang atau penyewaan jasa tersebut. Selain itu harus pula melakukan pertimbangan anggaran, margin keuntungan, kondisi pasar, lokasi produk, reputasi supplier, dan banyak lainnya. Setelah melakukan banyak pertimbangan, masih harus melakukan proses bidding atau penawaran, lalu negosiasi, hingga sampai pada proses pembelian.Melihat betapa banyaknya pertimbangan dan proses yang harus dilakukan, maka purchasing management menjadi hal yang sangat penting.  Purchasing management atau manajemen pembelian/pengadaan merupakan salah satu rantai kegiatan manajemen dalam bisnis manufaktur. Purchasing management bertugas untuk menyediakan input, berupa barang atau jasa yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lainnya di perusahaan.Khusus dalam bisnis manufaktur, barang yang harus dibeli oleh bagian purchasing management diklasifikasikan dalam 3 hal umum, yaitu:

• Bahan baku dan komponen produksi
• Capital equipment seperti  mesin dan peralatan jangka panjang
• Suku cadang mesin, alat tulis kantor, dan sebagainya 

Namun selain melakukan pembelian bahan baku dan perlengkapan produksi, bagian purchasing management juga biasa bertugas untuk menyediakan jasa transportasi, pergudangan, konsultasi, dan lain sebagainya. Dengan kata lain, purchasing management akan berperan strategis dalam rangka menciptakan keunggulan biaya, kualitas, dan waktu.Perlu diketahui dan dipahami pula bahwa sasaran atau tujuan yang dicapai dari purchasing management ini adalah sebagai berikut.

1. Mendapatkan pelayanan, waktu, dan harga yang sebaik mungkin untuk membeli barang atau jasa.
2. Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua supplier.
3. Tidak hanya dengan supplier, komunikasi yang baik juga harus dijalin dengan bersama semua bagian di perusahaan, seperti produksi, keuangan, dan lain-lain. Hal ini penting agar kegiatan purchasing bisa dikoordinasikan dengan baik.

Pertanyaan berikutnya adalah bagaimana purchasing management mengambil peran?

Peran Purchasing Management

Seperti yang sudah disinggung di atas, peran bagian purchasing management adalah menyediakan barang/jasa dengan harga terbaik, berkualitas, dan cepat dalam pengiriman. Namun lebih dari itu, berikut adalah peran purchasing management yang umum dilakukan.

• Memilih supplier. Kegiatan memilih supplier memang jangan dianggap mudah karena bisa memakan waktu dan sumber daya. Apalagi jika supplier yang diinginkan merupakan barang inti dalam kegiatan produksi perusahaan.
• Merencanakan hubungan yang tepat dengan supplier, bisa dalam bentuk kemitraan (jangka panjang) atau transaksional (jangka pendek).
• Memilih dan menerapkan teknologi yang paling cocok, seperti menggunakan aplikasi internet yang umum dipakai saat ini.
• Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier. Bagian purchasing management ini harus mencatat item-item yang dibutuhkan secara rinci dan beberapa data suppliernya.
• Melakukan proses pembelian, baik secara rutin, tender, atau lelang.
• Melakukan evaluasi kinerja supplier.

Lantas, bagaimana purchasing management mengurusi proses pembelian?

Proses Pembelian dalam Purchasing Management 

Bidang purchasing management akan melakukan proses pembelian dengan umumnya melewati tahapan berikut.

1. Purchasing management akan menerima permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan pengadaan.
2. Bagian purchasing ini akan melakukan evaluasi MR (Material Requisition) atau PR (Purchase Requisition) yang diterima. 
3. Menindaklanjuti permintaan dengan mengirimkan PO (Purchase Order) ke supplier yang terpilih.
4. Ketika supplier menyanggupi PO, maka bagian purchasing harus tetap memantau perkembangan pengiriman barang agar tidak terlambat dari waktu yang disepakati.
5. Ketika barang pesanan datang, maka bagian gudanglah yang harus memeriksa benar tidaknya barang, termasuk jumlah dan kualitasnya. Beberapa perusahaan juga memiliki bagian khusus untuk pengecekan kualitas.
6. Terakhir adalah bagian akuntansi yang mengambil peran untuk proses pembayarannya.

Jika tidak memungkinkan untuk memilih supplier, maka bagian purchasing biasanya melakukan proses buka tender. Seleksi pemenang tender biasanya dilakukan dengan melihat aspek teknis dan aspek finansial. Seperti apa pemilihan supplier ini dilakukan dalam purchasing management?

Pemilihan Supplier dalam Purchasing Management 

Dalam kegiatan purchasing management, memilih supplier yang tepat adalah suatu keharusan. Memilih supplier menjadi kegiatan strategis apalagi jika barang yang dipesan merupakan item penting. Oleh karena itu, maka selayaknya dibuat kriteria pemilihan. Secara umum, kriteria pilihan adalah yang berkaitan dengan kualitas barang, harga, dan kemampuan ketepatan pengiriman. Namun dalam hal tertentu, dibutuhkan pula kriteria khusus. Kriteria-kriteria ini akan diberikan bobot dan batas standar total bobotnya. Hal ini layaknya memberikan perangkingan ketika ada beberapa supplier yang mengajukan diri.Sebagai contoh, perusahaan tekstil membutuhkan mesin produksi terbaru. Terdapat beberapa pilihan supplier, namun ada 3 calon supplier yang dianggap paling bisa bersaing. Untuk memudahkan proses pemilihan, dibuatlah kriteria yaitu kualitas, ketepatan waktu pengiriman, inovasi, komunikasi, dan aspek finansial alias harga tawar. Kemudian perusahaan melalui manajer fungsional memberikan pembobotan untuk masing-masing kriteria. Setiap kriteria dan sub-kriterianya memiliki tingkat kepentingan yang berbeda. Itulah penjelasan tentang purchasing management. Bisa terlihat bahwa bagian ini memiliki peran besar dalam perusahaan. Bahkan juga dianggap mengambil peranan strategis lantaran sangat mempengaruhi proses produksi, keuangan, hingga kualitas produk yang dihasilkan.