Dalam transaksi bisnis banyak dana yang keluar dan juga yang masuk. Tidak jarang ada yang penerimaannya di awal atau di akhir. Ambil barang sekarang bayar nanti dalam bisnis tentu sudah umum dilakukan apalagi jika sudah menjadi langganan. Tetapi, dalam pencatatan keuangan ketika pembayaran yang ditunda atau ada hutang dari perusahaan lain sebagai pengusaha tentu Anda harus melakukan penagihan. Tetapi, metode penagihan yang bagaimana yang memiliki kekuatan hukum dan formal? Metode penagihan yang memiliki kekuatan secara hukum dan bisa menjadi bukti yang sah bisa dilakukan dengan menggunakan sales invoice. Apa itu sales invoice (Faktur Penjualan), fungsi, jenis dan cara pembuatannya akan dibahas berikut ini.  

Sales Invoice 

Dalam akuntansi ada beberapa metode untuk melakukan penagihan kepada rekan bisnis baik itu pembeli atau pihak lainnya. Secara umum dalam perusahaan jasa dan jenis perusahaan lainnya sales invoice ini sangat dibutuhkan untuk melakukan penagihan secara formal. Menurut Sugeng Hariyanto, sales invoice didefinisikan sebagai catatan yang menggambarkan barang yang dikirimkan kepada pembeli lengkap dengan harga yang perlu dibayarkan. Sedangkan menurut Andrian Sutedi, sales invoice (Faktur Penjualan) adalah dokumen perdagangan yang berisi jumlah wesel yang harus ditarik. Dari kedua definisi menurut ahli tersebut diketahui bahwa sales invoice adalah bukti tertulis berisi keterangan barang atau jasa yang ditagihkan disertai dengan jumlah harga yang harus dibayarkan. 

Fungsi Sales Invoice untuk Perusahaan Jasa 

Dari definisi sudah diketahui bahwa sales invoice ini berfungsi sebagai dokumen untuk menagih pembelian yang dilakukan konsumen atau mantra bisnis lainnya. Tetapi setidaknya ada lima fungsi utama dari sales invoice ini antara lain: 

• Dokumen rujukan tentang jasa yang dibeli konsumen

• Dokumen yang berisi jumlah tagihan beserta termin pembayaran

• Menjadi rujukan ketika melakukan penambahan transaksi pembukuan keuangan 

• Rujukan dalam pembayaran pajak (hanya pada kasus-kasus tertentu saja)

• Menjadi bukti apabila terjadi kesalahan perhitungan total 

Walaupun secara umum invoice adalah dokumen penagihan, tetapi memiliki fungsi lainnya seperti yang disebutkan di atas. 

Tiga Jenis Sales Invoice 

Jenis-jenis sales invoice (Faktur Penjualan) memiliki berbagai jenis, tergantung kebutuhan perusahaan. Tetapi, yang umum digunakan untuk melakukan penagihan ada tiga yaitu: 

1. Sales Invoice Biasa 

Dari perusahaan besar hingga start up, sales invoice biasa sangat umum digunakan. Isi dari sales invoice ini berisi informasi tentang jumlah tertagih, harga total dan jumlah item. Informasi tersebut merupakan informasi dasar yang harus ada dalam surat penagihan. Harga total yang dibayarkan juga dapat Anda tambahkan dengan item pajak juga ongkos kirim bila ada. 

2. Sales Invoice Proforma

Invoice proforma merupakan jenis invoice pengganti atau invoice sementara ketika penjualan belum diselesaikan. Khususnya dalam perusahaan jasa invoice proforma umum digunakan untuk pembayaran per termin. Ketika tagihan sudah dilunasi maka invoice akan diganti menggunakan invoice biasa mengganti invoice proforma. Sehingga ketika sudah ada invoice biasa invoice proforma tidak berlaku lagi, terutama ketika tagihan sudah lunas terbayar. 

3. Sales Invoice Konsuler

Jenis invoice ketiga ini merupakan transaksi yang biasanya dilakukan berupa ekspor dan impor atau perdagangan internasional. Baik barang atau jasa yang dikirimkan harus memiliki sudah disetujui perwakilan negara yang mengimpor atau mengekspor. Pihak perwakilan bisa perwakilan yang ditunjuk, kedutaan atau kantor konsuler. 

Cara Membuat Sales Invoice 

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, sales invoice merupakan dokumen yang berisi penagihan atas barang atau jasa tertentu. Dalam sales invoice (Faktur Penjualan) terdapat informasi yang harus dimasukan mencakup:

1. Nomor urut

2. Nomor order

3. Kode transaksi

4. Rincian satuan jasa 

5. Subtotal jasa

6. Bila ada dikurangi diskon

7. Bila ada ditambah biaya pengiriman 

8. Pajak Penerimaan Negara (PPN)

9. Total biaya

Secara berurutan, informasi yang harus ada dalam invoice adalah ke sembilan poin diatas. Tetapi pada jenis-jenis invoice tertentu bisa dilakukan penyesuaian sesuai dengan kebutuhan penagihan dan perusahaan itu sendiri.  

Tips Agar Segera Menerima Pembayaran Invoice 

Ketika Anda mengirimkan invoice kepada pembeli jasa, belum tentu akan langsung direspon apalagi langsung dibayarkan. Ada kemungkinan pihak pembeli melihat dulu lebih seksama invoice yang Anda kirimkan. Oleh karena itu ada beberapa tips untuk Anda agar pembeli segera memberikan pembayaran seperti:

• Mudah dipahami

Informasi inti yang ada dalam invoice adalah ke 9 poin yang sudah dijelaskan sebelumnya. Pastikan untuk membuat invoice sesederhana mungkin agar mudah dimengerti oleh pelanggan. Terkadang invoice yang terlalu rinci akan membuat pelanggan bingung dengan jumlah yang harus dibayarkan. Jadi tips pertama adalah buatlah sesederhana mungkin agar mudah dipahami. 

• Memberikan pengingat pembayaran 

Pengingat pembayaran secara khusus diberikan kepada pelanggan yang belum membayar hingga jatuh tempo. Hal ini merupakan bagian dari layanan untuk mengingatkan pelanggan tentang pembayaran yang belum diselesaikan. Metode ini juga sangat berguna untuk Anda ketika memiliki pelanggan yang sering melewatkan pembayaran tepat waktu. 

• Segera mengirimkan sales invoice 

Kunci utama dari sirkulasi pembayaran yang cepat adalah penagihan yang cepat. Ketika perusahaan Anda sudah memberikan jasa yang dibeli oleh pelanggan, segera kirimkan invoice agar pelanggan bisa mengetahui jumlah yang harus dibayarkan. 

• Metode pembayaran fleksibel dan beragam

Pada era digital, metode pembayaran semakin beragam. Mulai dari yang konvensional yaitu transfer antar bank. Usahakan memiliki banyak alternatif metode pembayaran agar konsumen merasa lebih nyaman karena kemudahan yang Anda tawarkan.