Mengenal Apa Itu Nota Kredit dan Manfaatnya

Nota kredit adalah dokumen penting yang menjadi bukti dari adanya transaksi bisnis. Dengan adanya nota kredit, Anda lebih mudah melakukan pelacakan transaksi bisnis. Catatan transaksi keuangan bisnis merupakan hal penting yang mendukung kelancaran usaha. Nah, nota kredit adalah bukti yang berfungsi sebagai dokumen tertulis untuk mengurangi harga faktur dari kerusakan suatu barang. Nota kredit adalah dokumen yang berfungsi sebagai pengembalian barang. Dengan adanya nota kredit, Anda bisa menghindari kesalahan teknis dalam transaksi penjualan dan operasi bisnis.

Apa Itu Nota Kredit?

Nota kredit atau memo kredit adalah dokumen keuangan yang diterbitkan perusahaan untuk menunjukkan pengurangan jumlah yang harus dibayar setiap kali ada kesalahan faktur, masalah dengan barang rusak, atau pembatalan pembelian.Nota kredit  diterbitkan untuk menunjukkan pengembalian dana jika terjadi kesalahan faktur, produk yang salah atau rusak, pembatalan pembelian, atau keadaan tertentu lainnya. Dengan kata lain, nota kredit diterbitkan ketika Anda mengembalikan barang ke pemasok, atau pelanggan mengembalikan barang kepada Anda, baik untuk kredit penuh atau sebagian. Nota kredit harus diterbitkan agar Anda dan pelanggan Anda dapat memprosesnya dan membuat penyesuaian yang sesuai dalam pembukuan. Nota kredit juga harus diterbitkan ketika ada pembatalan dari tagihan yang telah diterbitkan, baik keseluruhan atau sebagian dari tagihan. Hal ini dilakukan untuk menjaga keteraturan catatan akuntansi karena faktur tidak dapat dihapus atau diedit setelah diterbitkan. Nota kredit juga dapat diterbitkan ketika pelanggan melakukan perubahan pesanan setelah faktur diterbitkan. Terkadang, penjual mengeluarkan kredit kepada pembeli sebagai ketika terdapat situasi di mana perjanjian penjualan asli tidak memiliki kebijakan pengembalian dana yang eksplisit untuk barang yang dikembalikan. Hal ini memungkinkan pembeli untuk menukar barang yang dibeli dengan barang lain yang ditawarkan penjual. Secara umum, Anda dapat menggunakan nota kredit dalam situasi apapun yang memerlukan perubahan atau penerbitan faktur. 

Penerbitan Nota Kredit

Ada dua jenis nota kredit, yakni yang dikeluarkan untuk pembayaran masuk dan yang dikeluarkan untuk pembayaran keluar. Ada beberapa situasi di mana nota kredit harus diterbitkan. Berikut situasi yang mengharuskan nota kredit harus diterbitkan:

• perbaikan kesalahan faktur (misalnya, jumlah faktur dilebih-lebihkan, diskon yang benar tidak diterapkan ke faktur)
• pembatalan pembayaran yang menunggu di faktur
• pemberian pengembalian dana jika barang rusak dalam masa garansi.

Nota kredit juga bisa diterbitkan ketika Anda menerima barang dari pemasok yang harus dikembalikan (misalnya, karena kerusakan, atau kesalahan - atau tidak memenuhi spesifikasi pembeli). Dalam kasus ini, faktur asli dapat dibatalkan dengan penerbitan nota kredit, dan setelah itu faktur yang diperbaiki dapat diterbitkan. Jika Anda berniat untuk membeli lebih banyak dari pemasok tersebut, jumlah yang ditentukan dapat dikompensasikan dengan pembelian di masa mendatang atau Anda dapat meminta pengembalian dana atas pembayaran Anda.

Format nota kredit

Seperti halnya dokumen keuangan lainnya, Anda harus menyertakan detail kontak bisnis Anda pada catatan kredit. Nota kredit juga harus berisi informasi lengkap tentang pelanggan yang Anda berikan. Nomor faktur asli, tanggal, dan produk atau layanan yang telah atau seharusnya dikirimkan. Nota kredit baru juga harus mencantumkan alasan pemberian kredit kepada pelanggan. Nota kredit juga harus memiliki nomor seri unik, tanggal, dan jumlah kredit yang Anda tawarkan. Jika ada persyaratan pembayaran baru, Anda dapat menentukannya juga di dalam dokumen. Secara rinci, berikut format yang biasa terdapat pada nota kredit:

• kolom informasi produk, jumlah yang dikembalikan, harga yang dikembalikan dan disepakati
• nomor pesanan untuk pelacakan atau tracking
• Tanggal, faktur tagihan serta alamat pengiriman
• ketentuan pembayaran yang dinyatakan dengan jelas .

Manfaat Nota Kredit

Penerbitan nota kredit memiliki beberapa manfaat berikut:

1. Menghindari kesalahan data keuangan

Setiap bisnis harus melakukan audit dan pelaporan keuangan setidaknya setahun sekali. Pada saat pemeriksaan, sering terjadi transaksi yang tidak jelas asal-usulnya dan kapan transaksi tersebut terjadi. Kesalahan tersebut dapat terjadi karena kurangnya perhatian dari pemilik bisnis terhadap transaksi dan catatan atau bukti di perusahaan. Untuk meminimalisir kesalahan, pemilik usaha dapat membuat catatan atau notes untuk setiap transaksi, salah satunya adalah nota kredit

2. Mengetahui kesalahan dalam laporan keuangan

Kesalahan sering terjadi dalam operasional bisnis khususnya pada bagian keuangan. Untuk mengurangi risiko tersebut, maka Anda perlu menerbitkan nota kredit. Dengan mencatat semua transaksi dan kesalahan, para pelaku bisnis dapat mengevaluasi agar tidak terjadi lagi di kemudian hari.

3. Sebagai jaminan kepada klien saat melakukan transaksi

Klien adalah faktor penting yang menunjang perkembangan bisnis. Hubungan antara klien dan perusahaan harus dijaga dengan baik agar keduanya merasa saling menguntungkan. Salah satu cara untuk memuaskan klien adalah dengan memberikan jaminan saat bertransaksi. Dengan memberikan nota kredit, Anda bisa mendapatkan kepercayaan lebih dari klien. Klien akan merasa aman saat berbelanja atau bertransaksi karena adanya jaminan berupa nota kredit. Karena jika terjadi sesuatu pada barang, pelaku usaha bersedia mengganti atau mengurangi piutangnya.

4. Membangun hubungan yang baik dengan klien

Nota kredit dapat digunakan sebagai jaminan kepada klien saat melakukan transaksi atau kontrak. Mungkin Anda mengira hal ini akan merugikan pelaku usaha karena berkurangnya piutang yang akan menyebabkan pendapatan menjadi lebih rendah. Namun dalam jangka panjang, hal ini akan membangun hubungan yang baik dengan klien karena mereka merasa menguntungkan. Menjaga hubungan baik dengan klien sangat penting untuk pendirian bisnis. 

5. Menghindari kemungkinan konflik

Konflik dapat terjadi kapan saja karena berbagai alasan, termasuk antara pelaku usaha dengan klien. Banyak hal yang dapat menyebabkan konflik ini terjadi. Salah satunya adalah kesalahpahaman. Dengan nota kredit, kesalahpahaman ini tidak akan terjadi karena sudah ada perjanjian tertulis. Oleh karena itu,, bisnis Anda akan menghindari kemungkinan konflik.

6. Menghindari kesalahan dalam pelaporan

Nota kredit dapat membantu pelaku usaha mencatat semua kesalahan dalam setiap proses bisnis operasional. Catatan ini membantu memperbaiki kesalahan yang telah terjadi dan tidak mengulanginya.

7. Kesalahan dapat ditemukan lebih awal

Nota kredit sangat penting dalam bisnis untuk melacak kesalahan yang dapat terjadi dan mencatatnya lebih awal. Hal ini penting agar pelaku usaha tidak mengulangi kesalahan yang sama di kemudian hari. Berbagai kesalahan yang terjadi dapat dilacak dan diarsipkan sebagai bahan pembelajaran di kemudian hari.Demikian pengertian nota kredit serta manfaatnya dalam bisnis. Bisa dibilang, nota kredit memiliki peranan penting dalam kemajuan bisnis Anda. Selain menjaga keteraturan pembukuan, nota kredit juga bisa menjadi media untuk menjaga hubungan baik dengan klien dan menghindari kesalahan lebih awal.