Ketika ingin menggelar suatu acara, terutama acara berskala besar tentu Anda membutuhkan persiapan panjang yang terbilang cukup rumit. Alih-alih mengerjakannya sendiri yang justru membuat Anda kewalahan, solusi praktisnya Anda bisa menggunakan event organizer untuk mengerjakan segala persiapan tersebut menggantikannya Anda. Sehingga Anda pun bisa berfokus pada hal lain. 


Apa itu event organizer? Sederhananya, merupakan orang (individu atau tim) yang bertanggung jawab atas suatu acara dari awal hingga akhir, memastikan segala sesuatu terjadi sebagaimana mestinya sesuai rencana, tepat waktu dan sesuai anggaran. 


Seiring dengan meningkatnya taraf hidup masyarakat Indonesia dewasa ini pola hidup masyarakat mengalami perkembangan menjadi semakin konsumtif. Pesta-pesta pribadi kerap diselenggarakan, seperti sudah menjadi kebutuhan. Disisi lain yang lebih besar, dalam dalam suatu perusahaan/ corporate dalam setahunnya pun bisa menyelenggarakan banyak event karena mungkin banyak hal yang harus dibagikan seperti launching produk/ layanan baru. 


Berawal dari hal itu pula, saat ini peluang bisnis event organizer pun terbilang cukup menjanjikan. Tertarik untuk memulainya juga? Mari ketahui lebih dalam tentang bisnis event organizer sampai tips memulai bisnis event organizer berikut ini.


Definis Event Organizer

Event organizer atau biasa disebut dengan EO (baca i-o) yang dalam bahasa Indonesia berarti penyelenggara acara merupakan usaha dalam bidang jasa yang memiliki layanan membantu klien dalam menyelenggarakan sebuah acara. Mencakup mengatur acara mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga purna acara.


Jenis-jenis EO (Event Organizer)

Terdapat beberapa jenis EO yang dikenal selama ini, diantaranya yaitu :

  1. One stop service agency

merupakan jenis EO berskala besar yang memiliki layanan penyelenggaraan acara di segala jenis kegiatan. Baik berskala regional, nasional maupun internasional.


  1. MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition)

merupakan jenis EO yang berfokus pada penyelenggaraan acara meeting dan pameran yang menjadi kebutuhan suatu korporasi.


  1. Musik atau hiburan/ promotor musik

EO yang satu ini berfokus pada penyelenggaraan pertunjukan musik atau hiburan.


  1. Wedding planner atau wedding organizer

salah satu jenis EO yang paling banyak diminati oleh masyarakat. EO ini berfokus pada semua hal yang berurusan dengan pernikahan. Mulai dari pre-wedding hingga dokumentasi acara pernikahan.


  1. Ulang tahun

merupakan EO yang menangani penyelenggara pesta pribadi/ ulang tahun berskala besar.


  1. Personal organizer

sedikit menarik jenis EO ini menangani penyelenggaraan acara seperti arisan yang telah menjadi lifestyle/ tren juga di Indonesia.


Peluang Bisnis Event Organizer

Peluang bisnis EO semakin bergairah dan tumbuh positif mengingat banyaknya pihak yang membutuhkan jasa event organizer. Tidak hanya klien perorangan dan perusahaan, namun juga komunitas, hingga instansi pemerintah, BUMN, BUMD, perbankan. Setidaknya ada 3 alasan utama mengapa jasa EO semakin laris diburu, yaitu :

  • Terlalu sibuk. Orang-orang terlalu sibuk dengan aktivitas masing-masing, sehingga tidak mungkin untuk mengurus suatu acara dengan baik.

  • Keterbatasan kemampuan. Sehingga lebih percaya dengan EO yang lebih expert menciptakan ide-ide kreatif dan konsep menarik untuk menyelenggarakan acara dengan kualitas terbaik.

  • Penekanan biaya. EO yang profesional dan berpengalaman sudah seharusnya memiliki kanal dan partner untuk berkolaborasi dalam pemenuhan barang/ jasa yang dibutuhkan dalam acara. Demikian ini menjadikan biaya yang Anda keluarkan lebih ekonomis.


Skills Apa Yang Saya Butuhkan Jika Ingin Berbisnis Event Organizer?

Setelah mengetahui peluang bisnis EO diatas, apakah Anda tertarik untuk memulai bisnis ini? Jika ya, idealnya Anda harus memiliki keterampilan dasar agar bisnis Anda nantinya berjalan lancar dan berhasil. Beberapa skill dan keterampilan dasar yang dibutuhkan dalam bisnis EO adalah: 

  • Memiliki keterampilan interpersonal yang kuat dan kemampuan untuk menghadapi berbagai jenis orang

  • Memiliki keterampilan komunikasi yang kuat, baik itu verbal dan non verbal

  • Keterampilan negosiasi, kepemimpinan, dan perencanaan yang kuat

  • Memiliki kepribadian yang positif dan ramah

  • Memiliki keterampilan manajemen waktu yang baik

  • Mampu melakukan banyak tugas dan tetap tenang bekerja di bawah tekanan dalam lingkungan yang serba cepat berdasar tenggat waktu

  • Mampu mengatur anggaran

  • Perhatian terhadap detail dan keterampilan pemecahan masalah yang baik

  • Berbakat untuk mengatur dan mengerjakan acara kompleks dengan cara yang efisien dan metodis

  • Kemampuan untuk bekerja secara efektif sebagai bagian dari tim dan juga mengambil inisiatif saat dibutuhkan


Tips Memulai Bisnis Event Organizer

Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan saat memulai bisnis event organizer. Untuk membantu Anda mengetahui cara memulai bisnis, berikut beberapa hal penting untuk memulai bisnis EO yang sukses :

  1. Lakukan riset pasar 

Sebelum terjun ke bisnis EO, hal paling utama yang harus Anda lakukan adalah melakukan riset untuk memahami pasar dan pesaing Anda. Ini akan membantu Anda mengetahui berapa tarif biaya rata-rata yang ditawarkan kompetitor di wilayah Anda sehingga Anda dapat menemukan proposisi nilai unik bisnis Anda. Dengan menganalisa persaingan dan klien maka Anda akan memperoleh data untuk menyusun strategi agar bisnis Anda unggul di pasar tersebut.


  1. Bangun rencana bisnis yang solid

Diluar sana banyak EO yang gagal karena didirikan tanpa rencana bisnis yang kuat dan jelas. Oleh karena itu, mulailah dengan membuat business plan/ rencana bisnis. Rencana bisnis pada dasarnya menetapkan apa tujuan dan strategi bisnis Anda untuk bergerak maju. Memiliki rencana bisnis juga dapat menjadi alat ampuh untuk disajikan kepada dunia luar, seperti calon investor. Meskipun Anda belum pernah melihat rencana bisnis, ada banyak sumber daya dan template online yang dapat membantu Anda membuatnya.

 

  1. Tetapkan anggaran pemasaran

Saat memulai bisnis EO, anggaran untuk pemasaran bisnis mungkin 30% atau lebih dari pengeluaran bisnis Anda. Bagaimanapun juga uang yang Anda keluarkan untuk marketing hari ini juga dapat menghasilkan uang pada akhirnya. Pikirkan semua hal media pemasaran efektif berikut untuk menetapkan anggaran pemasaran yang tepat :

  • Situs web

  • Kartu nama

  • Selebaran dan promosi cetak lainnya

  • Pemasaran digital dan iklan online

  • Biaya perjalanan ke acara untuk membangun jaringan


  1. Buat kampanye pemasaran dan bangun jaringan Anda

Dalam bisnis EO bukan hanya klien yang menjadikan bisnis Anda sukses, melainkan juga mitra. Sehingga Anda perlu menerapkan kampanye pemasaran kepada kedua prospek ini.


  1. Memasarkan bisnis Anda ke klien

Berdasarkan riset yang telah Anda lakukan dan rencana bisnis yang Anda buat, tentu Anda tahu persis siapa klien target Anda. Kini saatnya menjangkau klien potensial tersebut. Gunakan saluran apa pun yang sekiranya dapat berdampak bagi audiens target Anda. Apakah kampanye pemasaran email, media sosial, website, door to door, dll. Jangan ragu untuk menguji semuanya dan melihat saluran mana yang menghasilkan engagement paling banyak.


  1. Memasarkan bisnis Anda ke mitra potensial

Pikirkan setiap aspek dari peristiwa yang mungkin terjadi pada jenis acara yang Anda tangani. Setelah itu Anda harus membangun jaringan vendor, tempat, dekorasi, dan pakar industri lainnya untuk menangani bagian-bagian tertentu dalam penyelenggaraan acara tersebut. Jangkau mereka dan buat koneksi sehingga ketika Anda memiliki acara dan membutuhkan layanan mereka, Anda memiliki tempat tersendiri untuk bekerja sama dengan mereka.


Demikian pembahasan mengenai bisnis event organizer dan sedikit tips memulai bisnis ini. Semoga bermanfaat!