Mengenal Cara Penganggaran Berbasis Aktivitas serta Contoh Sederhananya

Dalam menyusun budgeting atau penganggaran, perusahaan memiliki beragam cara untuk memilih teknik yang tepat sesuai kebutuhan dan kondisinya masing-masing. Perusahaan yang telah besar dan berkembang pesat, telah memiliki teknik yang pakem dan digunakan bertahun-tahun. Akan berbeda kondisinya dengan perusahaan yang baru saja berdiri dan masih merintis. Perusahaan yang baru didirikan biasanya masih meraba-raba dan mencari teknik apa yang cocok untuk model bisnisnya. Cara-cara dalam membuat anggaran perusahaan ini sangat penting untuk diperhatikan. Seperti kita tahu bahwa anggaran perusahaan tidak bisa dibuat sembarang. Penganggaran ini yang menjadi kunci kelancaran program-program perusahaan. Tanpa penganggaran yang tepat guna, perusahaan bisa kehilangan dananya tanpa menghasilkan pengembalian keuntungan sedikit pun. Oleh karenanya, pembuatan anggaran harus tepat sasaran agar dana terbatas yang dimiliki perusahaan tidak habis sia-sia tanpa menghasilkan apapun. Setiap perusahaan memiliki caranya masing-masing untuk membuat penganggaran. Ada jenis penganggaran yang sudah memiliki formulasi paten dari tahun-tahun sebelumnya dan tinggal menambahkan kenaikan inflasi saja. Namun juga ada jenis penganggaran dimana perusahaan belum memiliki formulasi atau sengaja membuat formulasi ulang sejak awal karena memiliki program-program yang baru. Pada artikel kali ini kita akan bersama mengulas cara penganggaran yang berbasis pada aktivitas atau program-program perusahaan. Cara ini tentu berbeda dengan metode penganggaran yang menggunakan data pengeluaran periode sebelumnya sebagai dasar pembuatan anggaran tahun ini dengan menambahkan kenaikan harga inflasi. Jadi, bagaimana penganggaran berbasis aktivitas itu?

Definisi Penganggaran Berbasis Aktivitas

Penganggaran dengan basis aktivitas ini adalah perusahaan menyusun budgetnya dengan membuat perencanaan programnya lebih dahulu. Jadi, budget atau anggaran yang dibuat ini didasarkan pada program apa saja yang dicanangkan perusahaan selama satu periode budgeting itu. bisa dikatakan kalau metode ini terbalik dari prosedur yang biasa digunakan. Namun, budgeting based on activity ini adalah solusi terbaik untuk perusahaan rintisan yang baru mulai atau untuk perusahaan berkembang. Perusahaan akan membuat perencanaan terkait program apa saja yang menjadi program kunci aktivitas bisnisnya, kemudian membuat perkiraan biaya yang dibutuhkan yang kemudian menjadi budget atau anggaran. Metode ini cocok digunakan untuk perusahaan-perusahaan baru. Sebab mereka belum memiliki basic pengeluaran rutin yang pas yang bisa dijadikan acuan.  Metode ini memberikan kebebasan pada perusahaan untuk mengeksplorasi strategi apa yang cocok untuk bisnisnya. Ini juga memberikan keleluasaan perusahaan untuk mengukur anggarannya agar sesuai dengan kas yang dimiliki. 

Manfaat Penganggaran Berbasis Aktivitas

Pembuatan anggaran berdasarkan aktivitas atau program ini sejatinya memiliki banyak sekali manfaat untuk bisnis Anda. Sebenarnya, tidak hanya untuk bisnis yang merintis saja, penganggaran ini juga bisa digunakan untuk bisnis yang sedang melakukan ekspansi seperti pembukaan cabang baru atau peluncuran produk baru dimana membutuhkan kefokusan tersendiri. Berikut ini adalah manfaat yang bisa dirasakan dengan metode penganggaran berbasis aktivitas :

1. Menentukan Aktivitas Utama dan Pendukung 

Metode penganggaran ini membuat pimpinan ataupun bagian manajemen, membuat rencana program lebih dahulu sebelum menentukan anggarannya. dengan begitu, pembuat anggaran harus menunggu program-programnya fix lebih dulu. Selaku bagian manajemen maupun pimpinan perusahaan, Anda juga akan dituntut untuk menguasai grand strategi perusahaan agar rencana program kerja dan aktivitas yang dibuat tepat sasaran dan mencapai target. Ini akan mendorong Anda untuk menimbang aktivitas-aktivitas mana yang menjadi fokus utama sehingga mendapatkan prosentase anggaran besar, dan aktivitas mana yang sebenarnya hanya program pendukung saja. 

2. Menghemat Anggaran 

Membuat penganggaran berbasis aktivitas artinya kita melakukan penganggaran secara mandiri sedari awal prosesnya. Kita paham apa saja program yang akan kita lakukan pada satu periode tersebut dan melakukan peninjauan lebih dulu sebelum anggaran disetujui. Dalam prosesnya pun, masih bisa melakukan revisi anggaran bila ditemukan ada ketidaktepatan. Kondisi ini membuat kita bisa mengontrol besaran dana yang dianggarkan. Mana saja program yang dianggarkan terlalu besar dengan program yang membutuhkan tambahan dana. Kita juga bisa memangkas anggaran yang terlalu gemuk dan merevisi program agar dananya lebih hemat. 

3. Mewujudkan Sinergi Program/ Aktivitas 

Setiap program yang dibuat oleh perusahaan sejatinya memiliki keterhubungan satu dengan lainnya. Setiap program akan menyokong program lainnya. Ada program yang menjadi strategi utama, ada program yang berperan mendukung strategi utama. Setiap hubungan antara aktivitas satu dengan lainnya ini harus dipahami dengan baik oleh manajemen perusahaan ataupun bagian penganggaran. Dengan membuat penganggaran berbasis aktivitas, kita bisa memahami keterhubungan antar program sekaligus menciptakan sinergi di dalamnya. Ini akan berpengaruh terhadap persentase anggaran terhadap masing-masing program/ aktivitas. 

Kekurangan Metode Penganggaran Berbasis Aktivitas

1. Kemungkinan Salah Memetakan Program Utama dan Pendukung 

Meski demikian, masih ada kemungkinan penganggaran berbasis aktivitas ini keliru. Karena dilakukan manual dengan pertimbangan prediksi kebutuhan masa depan yang belum pernah dilakukan sebelumnya, ada peluang kesalahan dalam membuat perencanaan. Hal tersebut berdampak pada besaran kas yang dianggarkan. 

2. Proses Penganggaran Lebih Lama 

Karena dilakukan manual dan masih meraba, juga melalui proses yang panjang, penganggaran berbasis aktivitas ini membutuhkan waktu yang lebih lama dari metode penganggaran lainnya. 

Contoh Membuat Anggaran Berbasis Aktivitas

Agar pemahaman kita lebih sempurna, berikut adalah contoh kasus penganggaran yang dilakukan oleh Injae Company. Injae company adalah perusahaan rintisan awal yang akan membuka outlet masakan padang pertamanya di Surabaya. Ini adalah tahun pertama, jadi belum ada pengalaman penganggaran program perusahaan sebelumnya. Ada beberapa program yang akan dilakukan Injae Company untuk outlet masakan padangnya selama setahun.Untuk membuka outlet, perusahaan akan melakukan kegiatan ceremonial sederhana di depan toko. Menyebarkan berita pembukaan outlet dengan menyewa influencer kuliner surabaya dan menawarkan diskon 20% untuk 100 pelanggan pertama selama 3 hari. 

Anggaran Opening Outlet Masakan Padang Injae Company
Perlengkapan Ceremonial Opening Toko	3,000,000
Menyewa Influencer Kuliner Surabaya	500,000
Anggaran Diskon 20% Untuk 300 Porsi	1,000,000
total Anggaran Opening	4,500,000

Injae Company menganggarkan sebanyak 4,5 juta rupiah untuk acara pembukaan outlet barunya di Surabaya. Contoh di atas merupakan contoh penganggaran satu program saja, yaitu program pembukaan toko. Penganggaran yang dilakukan berbasis dari rincian programnya dan menghitung skala kebutuhan dananya, baru kemudian di total semuanya. Pemilik usaha bisa merevisi dan meninjau ulang anggarannya untuk menyesuaikan kas dengan target.