Dalam menjalankan suatu bisnis, pencatatan terkait semua transaksi dan pengeluaran penting dan wajib untuk dilakukan. Pencatatan ini dilakukan pada general ledger atau buku besar. Secara lebih terperinci, setiap transaksi dicatat pada jurnal khusus maupun jurnal umum. Seluruh pencatatan tersebut kemudian dipindahkan ke general ledger sesuai dengan  nomor akunnya. Data-data pada general ledger ini lah yang akan menunjukkan riwayat transaksi dan saldo keuangan perusahaan pada suatu periode. Di akhir periode, general ledger akan menjadi sumber dalam penyusunan laporan perusahan.


Berdasarkan penjelasan diatas, kita sudah mengetahui dua fungsi dari general ledger, yaitu untuk mencatat setiap transaksi keuangan secara akurat serta menjadi sumber penyusunan laporan keuangan yang akurat pada setiap periode akuntansi. General ledger juga memiliki beberapa fungsi lain:

  1. Memposting setiap transaksi pada akun yang sesuai

  2. Menjaga keseimbangan debit dan kredit pada masing-masing akun

  3. Mengakomodasi pencatatan jurnal penyesuaian


General ledger berkaitan dengan akun-akun dimana setiap transaksi diposting. Akun-akun ini digunakan di jurnal umum dan pada saat melakukan entri di general ledger. Daftar lengkap dari akun-akun tersebut disebut Chart of Account (CoA). Setiap akun-akun aktif dari daftar CoA akan disusun secara rapi di dalam general ledger. Masing-masing akun juga akan diberikan nomor sesuai dengan jenis akun. Salah satu contoh adalah akun kas, piutang, dan persediaan termasuk ke dalam Aset Lancar. Umumnya, setiap akun tersebut akan diberi nomor “1” sebagai angka awal. Contoh berikutnya adalah akun-akun seperti bangunan, kendaraan, dan akumulasi penyusutannya yang merupakan bagian dari Aset Tetap. Umumnya, akun-akun tersebut diberi nomor “2” sebagai angka awal. 


Setiap transaksi yang terjadi akan mempengaruhi nilai saldo pada masing-masing naik. Saldo bisa naik maupun turun. Di dalam general ledger, kita dapat melihat ringkasan akun dimana setiap aktivitas transaksi pada suatu periode terlihat dengan jelas sehingga dapat ditemukan aktivitas yang mempengaruhi nilai saldo setiap akun. Kita dapat dengan mudah mendapatkan informasi seperti berapa saldo akun kas saat ini atau apakah pendapatan penjualan lebih besar daripada pengeluaran.

Sesuai dengan penjelasan di atas, pada general ledger kita dapat melihat ringkasan dari transaksi-transaksi yang terjadi beserta nilai saldo akhir pada suatu periode. Ringkasan ini dapat dilihat pada Akun-T. Berikut ini contoh akun-T pada akun Kas Tunai:


Tanggal

Akun 1001: “Kas Tunai”

Saldo

Debit

Kredit

1 Jan 2019

-

-

5.000

15 Jan 2019

7.000

1.000

11.000

21 Jan 2019

10.000

-

21.000

31 Jan 2019

-

2.000

19.000


Pada contoh akun-T di atas terlihat bahwa transaksi debit menambahkan nilai saldo. Sebaliknya, transaksi kredit akan mengurangi nilai saldo. Hal ini sesuai dengan sifat dasar akun kas tunai. Sifat dasar dari setiap akun tentunya berbeda-beda. Berikut ini adalah sifat dasar dari masing-masing akun:


Nama Akun

Saldo Debit

Saldo Kredit

Aset (lancar & tetap)

Bertambah

Berkurang

Liabilitas

Berkurang

Bertambah

Ekuitas

Berkurang

Bertambah

Pendapatan

Berkurang

Bertambah

Biaya/Beban

Bertambah

Berkurang


Sekarang kita sudah mengetahui definisi, fungsi, dan sifat dasar dari masing-masing akun pada general ledger. Selanjutnya kita akan mempelajari bagaimana cara membuat general ledger. Berikut ini adalah contoh Chart of Accounts (CoA) dari PT Hujan.


Chart of Accounts (CoA) PT Hujan

Nomor Akun

Nama Akun

Kategori Akun

1001

Kas Tunai

Aset

1002

Piutang Usaha

Aset

1003

Persediaan

Aset

1004

Perlengkapan Umum

Aset

2000

Utang Usaha

Liabilitas

4001

Pendapatan Penjualan

Pendapatan

5001

Harga Pokok Penjualan (HPP)

Biaya

6001

Beban Perlengkapan Umum

Biaya


Seperti yang sudah diinformasikan pada penjelasan sebelumya, pencatatan pada general ledger adalah berdasarkan jurnal umum. Maka kita akan membuat entri transaksi di atas pada jurnal umum terlebih dahulu. Berikut ini beberapa contoh transaksi yang terjadi di PT Hujan.


Contoh I

Diketahui bahwa pada tanggal 1 Desember, PT Hujan menjual produknya kepada dua orang pelanggan. Pelanggan pertama membeli produk tersebut dengan nilai barang Rp 4.000.000 sedangkan pelanggan kedua membeli dengan nilai barang yang lebih murah, yaitu Rp 3.500.000. Penjualan kepada kedua pelanggan dilakukan secara kredit. Produk kemudian dikirimkan pada tanggal 2 Desember 2018. 


Berikut ini entri jurnal umum PT Hujan berdasarkan informasi  penjualan di atas:

Tanggal

Akun

Debit

Kredit

1 Des 2018

1002 Piutang Usaha

4.000.000

-

4001 Pendapatan Penjualan

-

4.000.000

1 Des 2018

1002 Piutang Usaha

3.500.000

-

4001 Pendapatan Penjualan

-

3.500.000

2 Des 2018

5001 HPP

7.500.000

-

1003 Persediaan

-

7.500.000


Contoh II

Pada tanggal 5 Desember 2018, PT Hujan membeli peralatan kantor senilai Rp 1.500.000. Pembelian dilakukan secara kredit.


Berikut ini entri jurnal umum PT Hujan berdasarkan transaksi di atas:

Tanggal

Akun

Debit

Kredit

5 Des 2018

1004 Perlengkapan  Umum

1.500.000

-

2000 Utang Usaha

-

1.500.000


Contoh III

Pada tanggal 15 Desember 2018, pelanggan pertama yang melakukan pembelian produk pada tanggal 1 Desember 2018 melakukan pelunasan kepada PT Hujan. Selain itu, PT Hujan juga melunasi utang yang timbul pada saat membeli peralatan kantor pada tanggal 5 Desember 2018.


Berikut ini entri jurnal umum PT Hujan berdasarkan transaksi di atas:

Tanggal

Akun

Debit

Kredit

15 Des 2018

1001 Kas Tunai

4.000.000

-

1002 Piutang Usaha

-

4.000.000

15 Des 2018

2000 Utang Usaha

1.500.000

-

1001 Kas Tunai

-

1.500.000


Contoh IV

Pada tanggal 30 Desember 2018, pelanggan kedua yang melakukan pembelian produk pada tanggal 1 Desember 2018 melakukan pelunasan kepada PT Hujan. Selain itu, terdapat pelanggan ketiga yang membeli produk senilai RP 2.000.000 secara tunai.


Pada tanggal 31 Desember 2018, diketahui bahwa alat-alat kantor sudah habis terpakai. Nilai seluruhnya adalah Rp 600.000. 


Berikut ini entri jurnal umum PT Hujan berdasarkan transaksi di atas:

Tanggal

Akun

Debit

Kredit

30 Des 2018

1001 Kas Tunai

3.500.000

-

1002 Piutang Usaha

-

3.500.000

30 Des 2018

1001 Kas Tunai

2.000.000

-

4001 Pendapatan Penjualan

-

2.000.000

5001 HPP

2.000.000

-

1003 Persediaan

-

2.000.000

31 Des 2018

6001 Beban Perlengkapan Umum

600.000

-

1004 Perlengkapan Umum

-

600.000


Dari seluruh transaksi yang sudah dicatat di dalam jurnal umum, berikut ini adalah ringkasan pada general ledger pada PT Hujan:

Tanggal

Akun 1001: Kas Tunai

Saldo

Debit

Kredit

1 Des 2018



5.000.000 (Asumsi)

15 Des 2018

4.000.000

1.500.000

7.000.000

30 Des 2018

3.500.000

-

10.500.000

30 Des 2018

2.000.000

-

12.500.000


Tanggal

Akun 1002: Piutang Usaha

Saldo

Debit

Kredit

1 Des 2018

-

-

2.500.000 (Asumsi)

1 Des 2018

4.000.000

-

6.500.000

1 Des 2018

3.500.000

-

10.000.000

15 Des 2018

-

4.000.000

6.000.000

30 Des 2018

-

3.500.000

2.500.000


Tanggal

Akun 1003: Persediaan

Saldo

Debit

Kredit

1 Des 2018

-

-

12.000.000 (Asumsi)

2 Des 2018

-

7.500.000

4.500.000

30 Des 2018

-

2.000.000

2.500.000


Tanggal

Akun 1004: Perlengkapan Umum

Saldo

Debit

Kredit

1 Des 2018

-

-

3.000.000 (Asumsi)

5 Des 2018

1.500.000

-

4.500.000

30 Des 2018

-

600.000

3.900.000



Tanggal

Akun 2000: Utang Usaha

Saldo

Debit

Kredit

1 Des 2018

-

-

4.000.000 (Asumsi)

5 Des 2018

-

1.500.000

5.500.000

15 Des 2018

1.500.000

-

4.000.000


Tanggal

Akun 4001: Pendapatan Penjualan

Saldo

Debit

Kredit

1 Des 2018

-

-

25.000.000 (Asumsi)

1 Des 2018

-

4.000.000

29.000.000

1 Des 2018

-

3.500.000

32.500.000

30 Des 2018

-

2.000.000

34.500.000


Tanggal

Akun 5001: HPP 

Saldo

Debit

Kredit

1 Des 2018

-

-

3.600.000 (Asumsi)

2 Des 2018

7.500.000

-

11.000.000

30 Des 2018

2.000.000

-

13.100.000


Tanggal

Akun 6001: HPP 

Saldo

Debit

Kredit

1 Des 2018

-

-

300.000 (Asumsi)

31 Des 2018

600.000

-

900.000