Dalam menjalankan suatu bisnis, pencatatan terkait semua transaksi dan pengeluaran penting dan wajib untuk dilakukan. Pencatatan ini dilakukan pada general ledger atau buku besar. Secara lebih terperinci, setiap transaksi dicatat pada jurnal khusus maupun jurnal umum. Seluruh pencatatan tersebut kemudian dipindahkan ke general ledger sesuai dengan nomor akunnya. Data-data pada general ledger ini lah yang akan menunjukkan riwayat transaksi dan saldo keuangan perusahaan pada suatu periode. Di akhir periode, general ledger akan menjadi sumber dalam penyusunan laporan perusahan.
Berdasarkan penjelasan diatas, kita sudah mengetahui dua fungsi dari general ledger, yaitu untuk mencatat setiap transaksi keuangan secara akurat serta menjadi sumber penyusunan laporan keuangan yang akurat pada setiap periode akuntansi. General ledger juga memiliki beberapa fungsi lain:
Memposting setiap transaksi pada akun yang sesuai
Menjaga keseimbangan debit dan kredit pada masing-masing akun
Mengakomodasi pencatatan jurnal penyesuaian
General ledger berkaitan dengan akun-akun dimana setiap transaksi diposting. Akun-akun ini digunakan di jurnal umum dan pada saat melakukan entri di general ledger. Daftar lengkap dari akun-akun tersebut disebut Chart of Account (CoA). Setiap akun-akun aktif dari daftar CoA akan disusun secara rapi di dalam general ledger. Masing-masing akun juga akan diberikan nomor sesuai dengan jenis akun. Salah satu contoh adalah akun kas, piutang, dan persediaan termasuk ke dalam Aset Lancar. Umumnya, setiap akun tersebut akan diberi nomor “1” sebagai angka awal. Contoh berikutnya adalah akun-akun seperti bangunan, kendaraan, dan akumulasi penyusutannya yang merupakan bagian dari Aset Tetap. Umumnya, akun-akun tersebut diberi nomor “2” sebagai angka awal.
Setiap transaksi yang terjadi akan mempengaruhi nilai saldo pada masing-masing naik. Saldo bisa naik maupun turun. Di dalam general ledger, kita dapat melihat ringkasan akun dimana setiap aktivitas transaksi pada suatu periode terlihat dengan jelas sehingga dapat ditemukan aktivitas yang mempengaruhi nilai saldo setiap akun. Kita dapat dengan mudah mendapatkan informasi seperti berapa saldo akun kas saat ini atau apakah pendapatan penjualan lebih besar daripada pengeluaran.
Sesuai dengan penjelasan di atas, pada general ledger kita dapat melihat ringkasan dari transaksi-transaksi yang terjadi beserta nilai saldo akhir pada suatu periode. Ringkasan ini dapat dilihat pada Akun-T. Berikut ini contoh akun-T pada akun Kas Tunai:
Pada contoh akun-T di atas terlihat bahwa transaksi debit menambahkan nilai saldo. Sebaliknya, transaksi kredit akan mengurangi nilai saldo. Hal ini sesuai dengan sifat dasar akun kas tunai. Sifat dasar dari setiap akun tentunya berbeda-beda. Berikut ini adalah sifat dasar dari masing-masing akun:
Sekarang kita sudah mengetahui definisi, fungsi, dan sifat dasar dari masing-masing akun pada general ledger. Selanjutnya kita akan mempelajari bagaimana cara membuat general ledger. Berikut ini adalah contoh Chart of Accounts (CoA) dari PT Hujan.
Seperti yang sudah diinformasikan pada penjelasan sebelumya, pencatatan pada general ledger adalah berdasarkan jurnal umum. Maka kita akan membuat entri transaksi di atas pada jurnal umum terlebih dahulu. Berikut ini beberapa contoh transaksi yang terjadi di PT Hujan.
Contoh I
Diketahui bahwa pada tanggal 1 Desember, PT Hujan menjual produknya kepada dua orang pelanggan. Pelanggan pertama membeli produk tersebut dengan nilai barang Rp 4.000.000 sedangkan pelanggan kedua membeli dengan nilai barang yang lebih murah, yaitu Rp 3.500.000. Penjualan kepada kedua pelanggan dilakukan secara kredit. Produk kemudian dikirimkan pada tanggal 2 Desember 2018.
Berikut ini entri jurnal umum PT Hujan berdasarkan informasi penjualan di atas:
Contoh II
Pada tanggal 5 Desember 2018, PT Hujan membeli peralatan kantor senilai Rp 1.500.000. Pembelian dilakukan secara kredit.
Berikut ini entri jurnal umum PT Hujan berdasarkan transaksi di atas:
Contoh III
Pada tanggal 15 Desember 2018, pelanggan pertama yang melakukan pembelian produk pada tanggal 1 Desember 2018 melakukan pelunasan kepada PT Hujan. Selain itu, PT Hujan juga melunasi utang yang timbul pada saat membeli peralatan kantor pada tanggal 5 Desember 2018.
Berikut ini entri jurnal umum PT Hujan berdasarkan transaksi di atas:
Contoh IV
Pada tanggal 30 Desember 2018, pelanggan kedua yang melakukan pembelian produk pada tanggal 1 Desember 2018 melakukan pelunasan kepada PT Hujan. Selain itu, terdapat pelanggan ketiga yang membeli produk senilai RP 2.000.000 secara tunai.
Pada tanggal 31 Desember 2018, diketahui bahwa alat-alat kantor sudah habis terpakai. Nilai seluruhnya adalah Rp 600.000.
Berikut ini entri jurnal umum PT Hujan berdasarkan transaksi di atas:
Dari seluruh transaksi yang sudah dicatat di dalam jurnal umum, berikut ini adalah ringkasan pada general ledger pada PT Hujan:
