Mengenal keuntungan dari sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

Apa itu ERP? Sistem perencanaan sumber daya perusahaan, juga dikenal dengan nama lain, sistem ERP, merupakan singkatan dari 3 elemen kata bisnis (perusahaan/organisasi), sumber daya (resource), rencana (plan). Secara umum, perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) adalah konsep perencanaan dan pengelolaan sumber daya perusahaan, dalam bentuk paket aplikasi program terintegrasi dan multi-modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung Membantu dalam melakukan berbagai fungsi di dalam perusahaan. Agar pekerjaan  lebih efisien dan mampu memberikan pelayanan yang lebih kepada konsumen, yang pada akhirnya dapat menciptakan nilai tambah dan membawa manfaat yang maksimal bagi seluruh pemangku kepentingan (pihak yang terlibat) di dalam perusahaan. Berikut  penjelasan mengenai apa itu ERP, fungsinya, dan beberapa contoh penerapan  sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Pemahaman dan sejarah sistem Enterprise Resource Planning (ERP) 

Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning atau ERP

Pengertian Enterprise Resource Planning System (ERP) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk menghubungkan beberapa aktivitas fungsional dan teknis dalam suatu perusahaan dan mengintegrasikan aspek sumber daya manusia. Fungsi ERP adalah untuk menstandarisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasikan proses bisnis dengan berbagai sumber daya manusia,  keuangan, dan distribusi. Teknologi ini awalnya dibuat oleh Gartner pada tahun 1990 untuk menggambarkan perencanaan kebutuhan material dan perencanaan sumber daya manufaktur. ERP berevolusi dari Manufacturing Resource Planning (MRP II), membawa kemajuan luar biasa dalam manajemen proses manufaktur.  Sistem ERP  modular biasanya mengelola proses manufaktur, logistik, distribusi gudang (persediaan), pembuatan faktur, termasuk aktivitas terkait akuntansi perusahaan. 

Secara umum, perencanaan sumber daya perusahaan menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis untuk mengurangi pekerjaan manual dan menyederhanakan proses bisnis yang ada.  Sistem ERP biasanya berisi dasbor tempat pengguna dapat melihat data waktu nyata yang dikumpulkan di seluruh perusahaan untuk mengukur produktivitas dan profitabilitas. Sebagai contoh, solusi rantai pasokan sistem perencanaan sumber daya perusahaan dapat menerima pesanan pelanggan dan kemudian secara otomatis mengirimkan informasi tersebut ke pusat pemenuhan yang berada di tempat terbaik untuk memenuhi pesanan  tepat waktu.  Bergantung pada solusi yang Anda pilih, sistem ERP  Anda dapat menampilkan informasi tentang tingkat inventaris, waktu pengiriman, dan faktor lain untuk memutuskan pusat pemenuhan mana yang paling efisien dan menguntungkan untuk dijalankan. Tanpa sistem ini, data sering dikunci oleh departemen dan bisa sulit diakses di seluruh perusahaan, itulah sebabnya sistem ini dikenal sebagai aplikasi ERP open source. Dengan menggunakan sistem perencanaan sumber daya perusahaan, data dari  departemen yang berbeda dapat dengan mudah dibagikan dan dilihat di seluruh organisasi.  Kekayaan informasi dan penyederhanaan ini dapat membantu mengembangkan tujuan bisnis dan mengurangi waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk tugas-tugas yang dapat diotomatisasi. 

Beberapa Level Dalam Sistem ERP (Enterprise Resource Planning System) 

Dalam proses ini, ada beberapa tingkatan ERP tergantung pada ukuran dan kompleksitas bisnis. Hal ini akan membuat kebutuhan  bisnis Anda  berbeda dengan kebutuhan ERP bisnis lainnya. Berikut adalah beberapa tingkat perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang harus Anda ketahui. 

• Tier I 

ERP Tier I akan mencoba mendukung bisnis global yang dapat memperbaiki setiap masalah yang terjadi di dalam negeri. Ini termasuk masalah mata uang, bahasa, kode pos, alfabet, dan banyak lagi. 

• Government Tier I

Di tingkat pemerintahan, sistem yang mendukung instansi pemerintah lebih penting. Oleh karena itu, vendor ERP pada level ini juga ditingkatkan sehingga dapat menyelesaikan semua pertanyaan teknis terkait asuransi, sumber daya manusia, pengadaan publik. 

• Government Level (Tier) II

Jika Anda sudah berada di level pemerintah, maka pengembangan software enterprise resource planning juga akan dikhususkan untuk kebutuhan pemerintah. Dari lembaga lokal, negara bagian, atau  federal. 

• Software ERP Tier (Level) III

Pada level ini, software ERP dikembangkan dengan tujuan untuk mendukung perusahaan  menengah hingga besar. Sebagian besar dokumen ERP pada level ini mendukung banyak bahasa dan mata uang  dengan satu alfabet. 

• ERP Software Tier IV

Tier IV ERP berbeda dari Tier III karena  dirancang untuk usaha kecil. Sistem perencanaan sumber daya perusahaan mikro ini seringkali lebih fokus pada akuntansi dan IT, sehingga sering dianggap sebagai sistem yang tidak lengkap.  

Keuntungan atau Manfaat Menggunakan Sistem ERP Perusahaan  

Pada organisasi atau perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP seringkali menggunakan sistem database tersendiri. Dimana setiap unit kerja memiliki database sendiri. Misalnya, pemasaran  memiliki database pemasaran sendiri, sumber daya manusia atau HRD memiliki database HRD sendiri, pembelian memiliki database pembelian sendiri, dan keuangan memiliki database keuangan sendiri. Sistem yang terpisah ini memiliki database yang berbeda dan sering terjadi inkonsistensi yang membuatnya sulit untuk dikelola. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem  terpisah tersebut menjadi terintegrasi sehingga pengelolaannya lebih efisien dan efektif. Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat dinikmati oleh organisasi yang berhasil menerapkan sistem ERP: 

• Integrasi bisnis untuk akurasi data 

Sistem ERP terdiri dari banyak modul dan submodul berbeda yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu. Jika data dimasukkan ke dalam satu modul (misalnya data penerimaan bahan), modul lain seperti “penagihan” dan “persediaan” juga akan diperbarui secara otomatis. Pembaruan ini terjadi secara real time atau  pada saat transaksi. Data input hanya perlu dimasukkan satu kali, khusus saat terjadi transaksi, sehingga tidak perlu memasukkan data di modul lain. Dengan demikian, kebutuhan untuk memasukkan banyak data dapat dihilangkan (dihapus). Selain itu, kemungkinan kesalahan entri data  dan duplikasi data juga dapat diminimalisir. Struktur database  terpusat juga membantu meningkatkan administrasi dan keamanan  atau mencegah hilangnya data  penting. 

• Merencanakan dan mengelola sistem informasi 

Sistem ERP memiliki alat pendukung keputusan yang baik. Misalnya, alat perencanaan dan alat simulasi  dapat membantu mengelola sistem informasi untuk lebih akurat menggunakan sumber dayanya seperti bahan, orang, dan mesin atau peralatan kerja. Dengan menyajikan laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar yang dibutuhkan oleh manajemen. Manajemen dapat berkonsultasi dengan laporan kapan saja jika diperlukan. 

• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas 

Selain memberikan perencanaan yang lebih baik, sistem perencanaan sumber daya perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensi operasi sehari-hari. Seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan eksekusi penjualan. Dengan sistem ERP, waktu siklus  penjualan tunai dan pembayaran  pemasok  dapat dipersingkat.  

• Menjadi jembatan bagi manajemen hubungan pelanggan 

Manfaat selanjutnya menggunakan perencanaan sumber daya perusahaan adalah dapat menjadi jembatan untuk manajemen hubungan  pelanggan.  Anda dapat memusatkan informasi pelanggan untuk akses yang lebih cepat.  Keberadaan ERP untuk CRM juga dapat menjadi perpanjangan tangan dari pemasaran kreatif.  Selain itu, aktivitas sales channel dan product management juga akan terlacak secara otomatis sambil melihat sistem yang ada. Industri mana yang menggunakan sistem ERP?  Bisnis besar dan kecil menggunakan perencanaan sumber daya perusahaan  untuk merampingkan alur kerja mereka. Solusi sumber  perusahaan juga digunakan di berbagai industri. Beberapa industri di mana usaha kecil dan besar sering menggunakan sistem ERP adalah: 

1. Ritel
2. Manufaktur
3. Farmasi
4. Distribusi
5. Teknologi
6. Perhotelan
7. Konstruksi
8. Pertahanan

Tergantung pada vendornya, perangkat lunak dapat disesuaikan atau dikonfigurasi untuk kebutuhan spesifik industri Anda. Selain itu, tergantung pada industri tempat Anda berada, mungkin ada solusi perencanaan sumber daya perusahaan khusus yang dikembangkan dengan mempertimbangkan kebutuhan Anda.Misalnya, perangkat lunak pengiriman dan produksi disertakan dalam rangkaian Perencanaan Sumber Daya Perusahaan. Manfaat menggunakan solusi khusus ini untuk bisnis distribusi atau manufaktur adalah bahwa menggunakan sistem khusus ini mengurangi kebutuhan untuk penyesuaian atau konfigurasi agar sistem dapat bekerja.

Contoh Fitur yang Diperlukan Dalam ERP 

Berikut adalah beberapa perangkat lunak yang harus dimiliki dalam perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk bisnis mikro dan makro. 

• Fitur Integrasi

Karena tujuan utama dari keberadaan sistem ini adalah sebagai penghubung data, maka harus ada fitur integrasi. Sistem ERP akan menganalisis, memantau, dan melakukan tugas-tugas utama berdasarkan data yang diberikan.Berkat satu data, sistem ini akan memproses hasilnya dan kemudian membagikannya dengan platform yang ada di semua departemen kerja. Hal ini akan memudahkan setiap departemen untuk berkomunikasi dalam perusahaan Anda.

• Fitur Otomatisasi

Perencanaan sumber daya perusahaan atau kemampuan ERP harus dapat mengotomatisasi tugas-tugas umum yang dapat dilakukan manusia, seperti pesanan dan manajemen keuangan, sebagai solusi utama. Ini akan memungkinkan Anda untuk melakukan hal-hal lain yang lebih penting, sehingga Anda akan lebih produktif. Fitur otomatisasi juga akan mengurangi kesalahan rekayasa manusia. Data terstruktur dan dipatenkan mengurangi risiko kesalahan yang dapat merugikan bisnis Anda dalam jangka panjang.

• Fitur Pelaporan

Dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan, sangat penting untuk memiliki sistem pelaporan yang baik sehingga dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan setiap orang.Biasanya, ini akan datang dengan beberapa alat dalam satu dasbor termasuk grafik pelaporan kinerja di seluruh divisi perusahaan Anda. Sistem ERP juga akan memberikan laporan yang lebih rinci, yang akan memudahkan penilaian.Selain itu, Anda mungkin melihat kesalahan yang berbeda, inkonsistensi, dan item lain yang perlu diperbaiki untuk setiap bagian yang bekerja di bawah payung Anda.

• Fitur Analisis Data

Karena misi ERP adalah menjadi salah satu pemroses data departemen yang ada, fungsi analisis data harus disertakan di sana. Adanya sistem ini akan membantu untuk menemukan tren dan pola yang sudah terstruktur dalam sistem perusahaan Anda.Ini akan memudahkan sistem untuk memberikan hasil pelaporan yang mencerminkan kinerja untuk semua area. Selain itu, ini dapat digunakan sebagai tolok ukur untuk memberikan perkiraan tindakan lapangan untuk pemasaran di masa mendatang.

• Fitur Akuntansi

Dalam sebuah bisnis, akuntansi dan keuangan merupakan bagian penting dan harus terus dijaga. Ini mengharuskan ERP untuk memiliki fungsi unik ini agar dapat melacak aliran keuangan yang sedang berlangsung.Sistem ERP dapat membantu dengan manajemen proses hutang, manajemen aset tetap, manajemen risiko, manajemen pajak. Jadi Anda akan dapat melacak semua pergerakannya dengan satu perangkat lunak yang memiliki keunggulan berbeda ini. • Fitur pelacakan dan tampilanSalah satu aspek terpenting yang harus dimiliki dalam ERP adalah kemampuannya untuk memberikan visibilitas yang akurat. Dengan tingkat integrasi yang tinggi, Anda dapat menemukan semua informasi produk yang masuk dan keluar dengan lebih detail.Visibilitas ERP juga akan memungkinkan pengguna untuk memahami masalah lebih cepat. Ini akan memungkinkan mereka untuk mengambil langkah selanjutnya untuk mendapatkan produk yang diinginkan.

Jenis-jenis Sistem ERP

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan dapat dibeli melalui instalasi lokal, solusi berbasis cloud, atau kombinasi keduanya. Beberapa vendor menawarkan metode instalasi atau bahkan penerapan hybrid, tetapi banyak yang mulai memindahkan solusi mereka ke sistem berbasis cloud.Ini adalah respons terhadap tren pembeli - semakin banyak permintaan untuk cloud atau SaaS ERP. Juga, perangkat lunak pindah ke cloud secara umum.

• On-Premise ERP

Apa itu ERP di tempat? ERP di tempat diinstal langsung di server yang dimiliki dan dikelola oleh perusahaan Anda, yang berarti Anda bertanggung jawab untuk memelihara sistem ini. 

• ERP Berbasis Cloud

Apa itu ERP berbasis cloud? Cloud ERP ditempatkan pada platform web, memungkinkan pengguna untuk mengakses sistem kapan saja jika ada koneksi internet.Biasanya, vendor berbasis cloud memberikan pembaruan dan menangani pemeliharaan sistem. Ada banyak opsi penyebaran dan penyimpanan berbasis cloud yang tersedia - berikut adalah ikhtisar singkatnya:

1. ERP SaaS (Software as a Service) adalah berbasis langganan yang berarti Anda membayar biaya bulanan yang mungkin tergantung pada berapa banyak pengguna yang Anda miliki. 
2. Cloud pribadi yang dihosting di pusat data di situs web Anda atau oleh penyedia layanan pihak ketiga. 
3. Cloud publik dikelola oleh penyedia layanan cloud pihak ketiga dan didistribusikan melalui Internet.

• Hybrid ERP

Apa itu ERP hybrid? Hybrid ERP menawarkan kombinasi penyebaran dan layanan hosting, memungkinkan Anda untuk menentukan pengalaman perencanaan sumber daya perusahaan Anda sendiri.Sistem Cloud ERP memiliki beberapa keunggulan. Pertama dan terpenting, pengguna dapat mengakses sistem kapan pun mereka memiliki koneksi internet dan membutuhkan infrastruktur yang terbatas. Selain itu, penyedia layanan cloud secara berkala mendistribusikan pembaruan dan patch pemeliharaan, sehingga sistem selalu up to date.