Mengenal Lebih Jauh Model Manajemen PDCA

Mengenal_Lebih_Jauh_Model_Manajemen_PDCA

Ada berbagai cara dalam manajemen perusahaan, salah satunya adalah PDCA. PDCA merupakan framework manajemen yang bisa dilakukan oleh perusahaan agar saling melengkapi.PDCA sendiri merupakan singkatan dari Plan, Do, Check, Act. Metode manajemen ini bertujuan untuk menyelesaikan masalah dengan empat langkah yang dilakukan secara berulang. Biasanya, PDCA digunakan untuk pengendalian kualitas. Namun, penggunaan PDCA sangat beragam dan luas.

Apa Itu PDCA?

Seperti yang disebutkan sebelumnya, PDCA adalah singkatan dari Plan, Do, Check, Act, yang dalam bahasa Indonesia bermakna perencanaan, pengerjaan, pengecekan, dan tindak lanjut. Dari sisi historis, model manajemen perusahaan ini dicetuskan oleh insinyur sekaligus ahli statistik Walter Shewhart dan dikembangkan oleh W. Edward Deming untuk proses perbaikan perusahaan atau individu.Siklus manajemen ini biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur atau perusahaan manajemen. Sesuai dengan namanya, siklus PDCA merupakan siklus yang dilakukan secara berulang-ulang. Siklus ini bisa digunakan untuk membantu perusahaan agar keluar dari kondisi stagnan. Selain itu. PDCA juga bisa digunakan agar sistem yang terwujud selalu berkembang dan menjadi lebih baik. PDCA bisa digunakan ketika perusahaan dalam kondisi berikut:Memulai proyek peningkatan baru

  • Mengembangkan desain baru atau lebih baik dari suatu proses, produk, atau layanan
  • Mendefinisikan proses kerja yang berulang
  • Merencanakan pengumpulan dan analisis data untuk memverifikasi dan memprioritaskan masalah atau akar penyebab
  • Menerapkan perubahan apa pun
  • Bekerja menuju perbaikan berkelanjutan.

Manfaat PDCA

Penggunaan PDCA dalam manajemen perusahaan memiliki berbagai manfaat berikut:

  1. Memungkinkan perbaikan dan peningkatan bertahap

Siklus PDCA adalah lingkaran perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan, dan tindakan yang berkesinambungan. Hal ini menjadikan PDCA model ideal untuk implementasi proyek baru. Rencana bawaan, pengujian, dan mekanisme umpan balik PDCA memungkinkan perbaikan dan peningkatan pada tahap implementasi proses. Siklus plan-do-check-act memecah proyek menjadi langkah-langkah kecil yang dapat dikelola dan memungkinkan peningkatan bertahap secara bertahap.

  1. Membantu mengelola perubahan

Siklus PDCA membantu dalam mengelola perubahan secara efektif. Ini memberikan perbaikan terus-menerus karena bekerja dengan cara siklus. Setiap bagian dari proyek akan melalui fase yang sama beberapa kali, memastikan bahwa kesalahan dapat diperbaiki dan disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi aktual perusahaan.

  1. Manajemen mutu

PDCA adalah alat yang paling banyak digunakan untuk menerapkan Manajemen Mutu Total, dan merupakan dasar bagi inisiatif DMAIC Six Sigma. Hal ini membantu merencanakan pengumpulan data dan melakukan analisis statistik data untuk memverifikasi dan memprioritaskan masalah atau akar penyebab masalah. Hal itu membuat proses tetap terkendali dan mendorong pengembangan perubahan inovatif untuk memastikan peningkatan kualitas.

  1. Manajemen Kinerja

Salah satu manfaat utama siklus PDCA adalah keandalan dan efisiensi yang lebih besar dalam kinerja proyek dalam perusahaan, sehingga memungkinkan perencanaan yang lebih baik dalam pengembangan strategi dan deteksi kesalahan.

Kekurangan PDCA

Model manajemen PDCA juga memiliki beberapa kekurangan seperti berikut:

  1. Statis

PDCA merupakan framework manajemen yang statis karena alur di dalamnya hanya berkutat pada siklus Plan - Do - Check - Act. Oleh karena itu, model manajemen ini tidak bisa diimplementasikan pada proyek yang harus ditindak secara paralel. Jika terdapat perubahan, proses perubahan tersebut memerlukan waktu yang lama karena harus kembali ke siklus awal.

  1. Proses harus urut

Model manajemen PDCA menuntut adanya pembagian dan lingkungan kerja yang ideal dalam manajemen perusahaan. Proses di dalamnya juga harus dilakukan sesuai urutan siklus. Jika ada satu orang saja yang tidak mampu melakukan pekerjaanya dengan baik, maka konsep tersebut akan sia-sia. Selain itu, tahap berikutnya juga akan berdampak jika terdapat perubahan di tengah-tengah. Oleh karena itu, model ini sangat sulit diimplementasikan jika terdapat perubahan saat sedang proses pengerjaan.

  1. Implementasi tidak saling berhubungan

Banyak proses yang melewati tahap Act namun tidak dilakukan seperti yang seharusnya. Implementasi tersebut tidak dilakukan dengan aktif hingga saat ada proyek baru, model manajemen ini tidak bisa membuahkan hasil seperti sebelumnya. Oleh karena itu, PDCA harus dijelaskan secara terang saat awal pelaksanaan kepada seluruh orang yang terlibat. Sebab, gagal paham akan berdampak buruk pada proyek yang sedang dikerjakan.

Fase PDCA

Siklus PDCA adalah proses yang terdiri dari empat fase, dimulai dengan “rencana” atau plan. Tahap perencanaan melibatkan mendefinisikan masalah yang akan ditangani, menilai sumber daya yang tersedia dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memperbaiki masalah, mengidentifikasi solusi terbaik dan mengembangkan indikator kinerja utama (KPI). Setelah itu, siklus akan beralih pada fase “do”. Dalam fase tersebut, Anda harus mengambil tindakan atas rencana yang telah Anda buat. Setelah berhasil melakukan fase “Do”, langkah berikutnya adalah “check”. Pada tahap ini, Anda harus memeriksa bahwa rencana berjalan seperti yang diharapkan. Setelah itu, Anda harus melakukan “act”, di mana Anda akan sepenuhnya mengimplementasikan rencana Anda. Implementasi ini mungkin mengadopsi kebijakan baru yang mengatur bagaimana departemen Anda menangani sesuatu. Secara rinci, beriku fase dalam model PDCA:

  1. Plan

Plan adalah tahap awal di mana Anda mulai mengidentifikasi masalah.Hal ini bisa Anda lakukan dengan menggunakan teknik 5 W, yakni what (apa), who (siapa), when (kapan), where (dimana), dan why (mengapa) yang kemudian dilengkapi dengan analisis akar permasalahan. Dalam tahap ini, Anda bisa membuat hipotesis masalah dan tujuan yang ingin diraih.

  1. Do

Pada fase kedua ini, Anda harus mulai mengerjakan hal-hal yang sudah Anda rencanakan sebelumnya. Pengerjaan bisa berupa hal kecil untuk mengukur hasil daro solusi yangs udah direncanakan pada fase pertama. Di fase ini, Anda juga berpotensi menemukan berbagai masalah yang tidak ada dalam perkiraan. Oleh karena itu, Anda disarankan untuk melakukan rencana dalam skala kecil terlebih dahulu yang terdapat dalam lingkungan yang sudah terkendali. Agar fase “Do” bisa dilakukan dengan sukses, Anda juga bisa melakukan standardisasi agar semua orang yang terlibat dalam proses mengetahui pasti tugas dan tanggung jawabnya.

  1. Check

Pada fase ini, Anda harus melakukan pemeriksaan secara intensif. Fase ini merupakan fase paling penting agar rencana yang dibuat bisa terealisasi, menghindari kesalahan yang sama, dan menjalankan semua tahapan agar lebih sukses. Oleh karena itu, fase check harus dilakukan dengan serius dan teliti. Tahap check bisa dilakukan dengan mengaudit eksekusi dan memantau apakah rencana tersebut sudah sesuai dengan rancangan awal. Berbagai masalah yang muncul saat fase do juga bisa dievaluasi dalam tahap ini. Tahap check bisa dilakukan berulang kali hingga mencapai hasil yang sempurna.

  1. Act

Dalam tahap ini, Anda harus mengidentifikasi masalah dalam implementasi rencana yang ada pada seluruh tahapan yang harus diperbaiki berdasarkan evaluasi dari fase do dan check. Setelah tahapan ini berhasil dilalui, model PDCA yang dikembangkan bisa menjadi suatu standar baru dalam perusahaan. Fase ini merupakan fase terakhir dalam siklus PDCA namun seluruh tahapannya akan terus berulang. Namun saat mengulang prosesnya, Anda harus melakukan berbagai perbaikan. Setelah mengimplementasikan PDCA, Anda juga harus berkomitmen untuk selalu melakukan perbaikan secara berkelanjutan agar produktivitas dan efisiensi meningkat.


You Might Also Like