Mengenal Metode Kanban dalam Manajemen Proyek

Kanban adalah metode dalam manajemen proyek yang menggunakan sistem visual untuk sistem visual untuk mengelola pekerjaan. Kanban memvisualisasikan proses (alur kerja) dan pekerjaan aktual yang melewati proses tersebut. Tujuan Kanban adalah untuk mengidentifikasi potensi kemacetan dalam proses dan memperbaikinya sehingga pekerjaan dapat mengalir dengan biaya yang efektif namun memiliki kecepatan atau hasil yang optimal.Awalnya, metode ini hanya digunakan di industri manufaktur. Namun seiring berjalannya waktu, berbagai perusahaan di sektor industri mulai menggunakan metode ini untuk mengembangkan bisnisnya.

Definisi Kanban

Istilah kanban sendiri berasal dari Bahasa Jepang yang berarti papan visual atau tanda. Perusahaan pertama yang mengaplikasikan metode Kanban adalah Toyota dalam proses manufakturnya. Sistem visual ini dianggap membuat pekerjaan dan komunikasi antar tim jadi lebih mudah.Kanban juga berperan penting sebagai navigasi atau petunjuk untuk mengurangi berbagai hal yang tidak penting sehingga hasil yang dicapai bisa lebih maksimal. Dalam perkembangannya, metode kanban telah diadaptasi oleh banyak perusahaan di berbagai sektor industri karena dianggap memudahkan proses pengerjaan.Sistem visual ini terdiri dari papan kanban yang memiliki tiga kolom utama, yaitu requested, in progress, dan done. Melalui ketiga kolom tersebut, anggota tim bisa bekerja lebih fokus dan efektif.Sejarah KanbanSistem Kanban pertama dikembangkan oleh Taiichi Ohno (Insinyur dan Pengusaha Industri) untuk otomotif Toyota di Jepang pada tahun 1940 an. Awalnya, kanban dibuat sebagai sistem perencanaan sederhana yang bertujuan untuk mengontrol dan mengelola pekerjaan serta persediaan pada setiap tahap produksi secara optimal.Alasan utama pengembangan Kanban adalah produktivitas dan efisiensi Toyota yang tidak memadai dibandingkan dengan pesaing otomotif Amerika-nya. Dengan metode Kanban, Toyota mencapai sistem kontrol produksi tepat waktu yang fleksibel dan efisien yang meningkatkan produktivitas sekaligus mengurangi persediaan bahan mentah, bahan setengah jadi, dan produk jadi yang memakan biaya.Sistem Kanban idealnya mengontrol seluruh rantai nilai dari pemasok hingga konsumen akhir. Dengan cara ini, ini membantu menghindari gangguan pasokan dan kelebihan stok barang di berbagai tahap proses manufaktur. Kanban membutuhkan pemantauan proses yang berkelanjutan. Perhatian khusus perlu diberikan untuk menghindari kemacetan yang dapat memperlambat proses produksi. Tujuannya adalah untuk mencapai throughput yang lebih tinggi dengan lead time pengiriman yang lebih rendah. Seiring waktu, Kanban telah menjadi cara yang efisien dalam berbagai sistem produksi.

Prinsip Kanban

Penerapan metode kanban juga harus memenuhi prinsip berikut:

1. Mulailah Dengan Apa yang Anda Lakukan Sekarang

Kanban menawarkan fleksibilitas untuk menggunakan metode di atas alur kerja, sistem, dan proses yang ada tanpa mengganggu apa yang sudah ada. Metode ini mengakui bahwa proses, peran, tanggung jawab, dan jabatan yang ada memiliki nilai dan, secara umum, layak untuk dipertahankan. Dengan kata lain, metode ini menyoroti masalah yang perlu ditangani dan membantu menilai dan merencanakan perubahan sehingga implementasinya sedapat mungkin tidak mengganggu.

2. Setuju untuk Mengejar Perubahan kecil

Metode Kanban dirancang untuk memenuhi resistensi minimal. Hal ini berfungsi mendorong perubahan kecil yang berkelanjutan pada proses saat ini dengan menerapkan kolaborasi dan umpan balik. Secara umum, perubahan besar-besaran tidak disarankan karena hal tersebut penuh dengan ketakutan atau ketidakpastian.

3. Mendorong Tindakan Kepemimpinan di Semua Tingkat

Kepemimpinan di semua tingkatan berasal dari wawasan dan tindakan sehari-hari untuk meningkatkan cara kerja tim. Sekecil apa pun yang Anda pikirkan, setiap pengamatan bersama menumbuhkan pola pikir perbaikan terus-menerus (Kaizen) untuk mencapai kinerja optimal di tingkat tim/departemen/perusahaan. 

4. Fokus pada Kebutuhan dan Harapan Pelanggan

Memberikan nilai kepada pelanggan harus menjadi tujuan dari setiap perusahaan Memahami kebutuhan dan harapan pelanggan akan berpengaruh positif pada kualitas layanan yang diberikan dan nilai yang diciptakan.

5. Kelola Pekerjaan

Mengelola pekerjaan di jaringan layanan Anda memastikan bahwa Anda memberdayakan kemampuan orang untuk mengatur diri sendiri di sekitar pekerjaan. Hal ini memungkinkan Anda untuk fokus pada hasil yang diinginkan.

6. Tinjau Jaringan Layanan Secara Teratur

Pendekatan berorientasi layanan memerlukan evaluasi berkelanjutan untuk menumbuhkan budaya layanan pelanggan. Melalui peninjauan berkala terhadap jaringan layanan dan penilaian kebijakan kerja yang diterapkan, hal ini akan mendorong peningkatan hasil yang dicapai

Cara penggunaan kanban

Cara menggunakan kanban adalah dengan memindahkan kanban dari suatu tempat yang telah memiliki ketersediaan pasokan ke tempat lain untuk memanfaatkan pasokan tersebut. Anda bisa menerapkan kanban dengan mengikuti alur berikut:

1. Visualisasikan Alur Kerja

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah memvisualisasikan alur kerja proyek. Visualisasi ini berfungsi agar tim memahami alur kerja yang harus dilalui. Untuk melakukan visualisasi, Anda perlu membawa sebuah papan lalu membuat tiga kolom yang berisi daftar tugas yang harus dikerjakan (to do). tugas yang sedang dilakukan (in progress), dan tugas yang sudah dilakukan (doner).Pada setiap kolom nantinya diberi kartu informasi mengenai detail tugas dan penanggung jawab tugas tersebut.

2. Pembatasan kerja

Setelah membuat visualisasi, Anda perlu menetapkan batasan kerja agar tidak kehilangan fokus. Setelah menyelesaikan tugas yang ada, tim bisa beralih pada tugas baru.

3. Evaluasi dan pengelolaan alur kerja

Lakukan evaluasi alur kerja untuk mengendalikan proses dan menghindari pekerjaan yang tertunda. Cara ini juga membantu meningkatkan kinerja tim.

4. Beri informasi yang jelas

Pastikan semua proses dan tujuan produksi sudah diinformasikan dengan jelas kepada semua tim yang terlibat. Hal ini akan membantu mencapai tujuan sekaligus memberikan saran perbaikan untuk meningkatkan kinerja tim.

5. Berikan umpan balik dan perbaikan berkelanjutan

Untuk tim mampu bekerja maksimal, perusahaan perlu memberikan umpan balik. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa perusahaan secara memadai menanggapi perubahan potensial dan memungkinkan transfer pengetahuan antar pemangku kepentingan.

Fungsi Kanban

Kanban memiliki beberapa fungsi seperti berikut:

1. Alat instruksi

Kanban berfungsi mengatur kapan, bagaimana, apa, dan dimana bahan produksi diangkut, Fungsi kaban juga bisa menjadi jembatan untuk mengkomunikasikan proses yang akan atau sudah dilakukan.

2. Pengendali secara visual

Kanban juga membantu memonitor lokasi, akurasi, dan arus dari komponen atau barang. Orang yang terlibat dalam proses tersebut bisa memahami semua proses dan alur kerja hanya dengan melihat papan kanban. Karena itu, proses kerja jadi lebih terkendali.

3. Penyesuai perubahan

Proses biasanya tidak terlepas dari adanya masalah seperti penundaan, perbaikan, dan penyesuaian jadwal produk. Dengan adanya kanban, semua masalah dan penyesuaian yang terjadi bisa diinformasikan atau dikomunikasikan lebih mudah.