Mengenali tugas Purchasing dan Prosesnya

Purchasing adalah salah satu fungsi dasar yang umum untuk semua organisasi atau perusahaan. Purchasing merupakan proses memperoleh barang, jasa, dan peralatan dari pihak ketiga dengan cara yang legal. Istilah ini juga dapat didefinisikan sebagai proses pembelian bahan yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan harga yang tepat, tersedia pada waktu yang tepat dan menggunakan pemasok yang tepat untuk memenuhi kebutuhan operasional suatu organisasi.

Apa itu purchasing?

Purchasing adalah perolehan barang dan jasa yang terorganisir atas nama entitas pembeli. Aktivitas purchasing diperlukan untuk memastikan bahwa barang yang dibutuhkan diperoleh tepat waktu dan dengan biaya yang wajar. Departemen purchasing sangat diperlukan dalam bisnis manufaktur, di mana sejumlah besar bahan baku dan komponen harus diperoleh secara berulang. Banyak orang sering menyamakan purchasing dengan pengadaan. Padahal, purchasing adalah serangkaian proses yang melibatkan pembelian barang dan jasa. Sementara itu, pengadaan adalah kerangka keseluruhan yang ditetapkan untuk mengoptimalkan proses purchasing sehingga mampu menghasilkan penghematan, dan efisiensi. Adanya purchasing membantu menghindari pemborosan karena penipuan, pembelanjaan nakal, pencurian, dan perangkap keuangan lainnya yang menyertai kebiasaan pembelian yang tidak terdokumentasi dan tidak dioptimalkan. Secara rinci, manfaat purchasing adalah sebagai berikut:

• menemukan pemasok yang dapat menyediakan barang atau jasa sesuai kebutuhan pembeli.
• membeli barang yang memenuhi spesifikasi kualitas pembeli.
• menciptakan aliran pengiriman ke tempat pembeli yang meminimalkan investasi persediaan bahan baku sambil tetap memastikan bahwa barang tersedia sesuai kebutuhan.
• meminimalkan jumlah uang tunai yang diinvestasikan dalam persediaan.

Proses purchasing

Proses purchasing adalah sebuah siklus, dimana setiap langkah membutuhkan pertukaran informasi dan berbagai persetujuan untuk bergerak maju. Secara umum, proses proses purchasing terdiri dari berbagai tahap berikut:

1. Analisis

Pada tahap ini, perusahaan harus mengenali dan mendokumentasikan kebutuhan barang atau jasa untuk memecahkan masalah tertentu. Tim pengadaan menjelaskan kebutuhan yang harus dipenuhi, dan bekerja dengan orang lain untuk menentukan cara terbaik untuk melakukannya. Misalnya, perusahaan yang memiliki pengeluaran tinggi untuk biaya perjalanan dapat berinvestasi dalam transportasi perusahaan yang lebih hemat bahan bakar untuk staf, atau mengurangi jumlah perjalanan yang diperlukan untuk karyawan jarak jauh dengan berinvestasi dalam perangkat lunak telekomunikasi canggih.

2. Departemen purchasing memproses pembelian

Pada tahap ini, departemen purchasing memproses pembelian dimulai dengan permintaan pembelian yang diajukan. Permintaan pembelian berisi rincian lengkap tentang barang atau jasa yang akan diperoleh. Permintaan pembelian di bawah ambang batas anggaran yang ditetapkan secara otomatis diperbarui ke pesanan pembelian, dan dikirimkan ke pemasok pilihan untuk item atau layanan tersebut. Pembelian yang lebih mahal, atau pembelian tak terduga yang tidak sesuai anggaran, akan diteruskan ke individu yang sesuai untuk ditinjau dan disetujui sebelum dapat ditransfer ke permintaan pembelian atau purchase order. Permintaan pembelian yang ditolak dikembalikan ke pihak yang menerbitkannya untuk ditinjau dan dikoreksi atau diklarifikasi jika diperlukan.

3. Review dan Persetujuan Purchase Order

Purchase Order yang disetujui dikirim ke akuntansi untuk memverifikasi dana yang ada dalam anggaran yang sesuai untuk mengcover barang dan jasa yang diminta.

4. Permintaan Proposal

Purchase order yang disetujui dikembalikan ke departemen pengadaan dan, jika diperlukan, digunakan untuk membuat permintaan proposal (RFP). Proposal nantinya dikirim ke vendor untuk meminta tawaran untuk memenuhi pesanan barang atau jasa. Pemasok potensial mengajukan penawaran mereka, dan ditinjau dengan cermat berdasarkan riwayat kinerja mereka, dan karakteristik penting seperti waktu tunggu rata-rata, reputasi, dan harga.

5. Negosiasi dan Persetujuan Kontrak

Vendor dengan tawaran yang menang kemudian diberikan kontrak, yang selanjutnya disempurnakan sebelum menandatangani untuk memastikan syarat dan ketentuan yang optimal dan untuk memastikan pengaturan yang saling memuaskan bagi kedua belah pihak. Setelah kontrak ditandatangani, pesanan pembelian menjadi perjanjian yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual.

6. Pengiriman dan penerimaan

Pemasok mengirimkan barang atau jasa dalam jangka waktu yang disepakati. Setelah barang atau jasa diterima, pembeli harus melakukan peninjauan untuk memastikan apa yang diterima telah sesuai dengan kesepakatan.

7. Mencocokan dokumen

Pembeli mencocokan pesanan pembelian  dan faktur yang dikeluarkan oleh pemasok. Hal ini dilakukan untuk memastikan semua informasi yang terkait dengan transaksi akurat. 

8. Persetujuan dan Pembayaran Faktur

Jika pesanan pembelian telah sesuai dengan faktur yang dikeluarkan pemasok, maka pembeli harus segera melakukan pembayaran. Idealnya, pembayaran dilakukan  sesuai negosiasi awal, dimana pembeli bisa mendapatkan diskon pembayaran dan insentif lainnya sekaligus menghindari biaya keterlambatan pembayaran.

9. Pembaruan Catatan Akuntansi

Pesanan yang sudah selesai dicatat dalam pembukuan perusahaan, dan semua dokumen yang terkait dengan transaksi disimpan dengan aman di lokasi terpusat.

Tujuan Purchasing

Aktivitas purchasing dilakukan dengan tujuan sebagai berikut:

• Untuk mempertahankan aliran bahan baku atau kebutuhan yang tidak terputus untuk mendukung operasi organisasi.
• Untuk mendapatkan bahan secara ekonomis dengan biaya yang konsisten serta kualitas dan layanan yang dibutuhkan.
• Untuk mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik antara pembeli dan penjual.
• Untuk memberikan saran, dan informasi yang diperlukan kepada organisasi mengenai kualitas bahan terbaik yang tersedia di pasar, kemampuan dan kinerja pemasok, dan sejenisnya.
• Untuk menjaga reputasi dan kredibilitas perusahaan di pasar dengan transaksi yang adil dan pembayaran yang cepat.

Jenis purchasing

Purchasing biasanya dilakukan untuk dijual kembali. Fungsi purchasing umumnya untuk keperluan industri dan penjualan kembali berada di bawah grosir, pengecer, distributor, dan agen. Sementara itu, jenis-jenis purchasing terdiri sebagai berikut:

1. Pribadi

Jenis purchasing ini dipenuhi untuk konsumsi individu. Konsumen adalah orang atau pembeli yang pada akhirnya menggunakan semua produk yang diproduksi oleh perusahaan bisnis.

2. Intermediate

Jenis purchasing ini dilakukan untuk dijual kembali. Kategori orang di bawah kelompok pembelian ini adalah perantara (yaitu distributor, grosir, pengecer, dan agen) yang membeli dari produsen langsung untuk konsumsi pengguna akhir.

3. Industri

Jenis purchasing ini melibatkan pembelian bahan baku, komponen, toko habis pakai, peralatan, mesin dan peralatan, perlengkapan kantor dan peralatan kantor untuk penggunaan bisnis.

4. Kelembagaan

Jenis purchasing ini dilakukan oleh lembaga pemerintah, lembaga untuk utilitas. Mereka membentuk kelompok pembeli yang penting karena mereka membeli dalam jumlah besar.