Inventory Management merupakan bagian tak terpisahkan bagi bisnis dengan stok produk yang perlu diawasi secara ketat. Istilah ini merujuk pada proses pencatatan dan pengelolaan persediaan dari bahan baku hingga produk jadi. Karena begitu penting, muncullah outsource inventory management (OIM) yang mengakomodir perusahaan yang kesulitan menangani inventarisasinya sendiri.
Apa Itu Inventory Management?
Pengertian Inventory Management
Inventory management adalah sistem yang mengatur persediaan suatu perusahaan.
Persediaan ini meliputi bahan baku yang nantinya dibuat menjadi produk jadi, produk jadi itu sendiri, komponen-komponennya, serta aset seperti alat produksi. Perusahaan punya kewajiban untuk memantau proses pemesanan, penggunaan, penyimpanan, dan penjualan dari persediaan tersebut.
Alasan Inventory Management Itu Penting
Proses inventarisasi sendiri bertumpu pada penjualan, yang menjadi tujuan utama dari siklus operasi perusahaan.
Bayangkan jika perusahaan kekurangan bahan baku dan komponen untuk membuat produk jadi. Perusahaan dapat melewatkan peluang memperoleh profit karena permintaan pasar tidak sanggup mereka cukupi. Hal ini sering kali berimbas pada turunnya kepuasan pelanggan.
Sebaliknya, perusahaan mungkin memproduksi barang secara masif dan menyimpannya di gudang agar bisa selalu siap sedia jika permintaan sewaktu-waktu membludak. Walau begitu, mereka sebetulnya sedang berlomba dengan waktu jikalau produk mereka merupakan makanan yang punya masa kedaluwarsa atau gadget yang memiliki masa trennya.
Untuk itulah, pelaku bisnis perlu membuat perencanaan matang untuk memenuhi persediaan mereka dalam kapasitas yang cukup. Perencanaan ini melibatkan banyak proses, dari pencatatan hingga menarik kesimpulan dari laporan.
Inventory management ini pada mulanya, atau oleh bisnis mikro, dilakukan secara manual dengan menggunakan spreadsheet. Namun, dalam jangka panjangnya, banyak perusahaan yang mulai beralih ke bantuan automasi aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning), yang di dalamnya tersedia software inventory management.
Software tersebut punya andil yang signifikan terhadap pengelolaan stok. Bahkan, beberapa software ERP inventory terbaru di tahun 2023 kini dapat memberikan rekomendasi dari laporan inventory.
Di sisi lain, tidak sedikit perusahaan yang mengambil langkah lebih jauh dengan memanfaatkan outsource inventory management.
Apa Itu Outsource Inventory Management?
Pengertian Outsource Inventory Management (OIM)
Outsource inventory management merupakan istilah populer yang berarti proses inventory management dipercayakan ke pihak ketiga. Praktik ini sudah menjadi hal lazim seperti halnya pada sektor layanan pelanggan.
Perusahaan memilih pihak outsourcing untuk mengelola inventarisnya karena mereka lebih ingin berfokus pada sektor yang lebih esensial dalam bisnis mereka. Atau, mereka sekadar kekurangan atau hendak membatasi SDM dari perusahaan sendiri.
Penyedia jasa logistik 3PL dan 4PL umumnya menjadi pihak ketiga yang mengurus inventory management ini.
Benefit yang Didapat dari Outsource Inventory Management
Secara garis besarnya, ada tiga pertimbangan yang membuat perusahaan menjalankan kemitraan dengan pihak ketiga dalam hal inventory management.
Pertama, biaya operasional. Perusahaan besar sekalipun menghadapi permasalahan dalam menangani biaya gudang yang besar dan terbagi dalam beberapa biaya lagi, seperti pajak, utilitas, dan keamanan.
Lewat jasa outsourcing, kamu hanya perlu membayar satu tagihan yang diajukan oleh pihak ketiga tersebut. Outsourcing memiliki perencanaan dana yang terukur dan memiliki target untuk menghemat pengeluaranmu.
Kedua, efisiensi. Selain dari faktor biaya, efisiensi dalam hal perpindahan produk dari gudang ke pelanggan dapat sangat mempengaruhi kelancaran inventory dan kepuasan pelanggan.
Perpindahan barang yang mulus dapat terwujud dengan mudah karena pihak outsourcing menyediakan jaringan distribusi yang luas. Mereka bahkan bisa mendekatkan jalur distribusi ke sekitar wilayah dengan demografi pelanggan terbesar.
Ketiga, inventory yang dinamis. Hal ini merupakan faktor utama lainnya yang menjadi kunci agar bisnismu terhindar dari kelebihan maupun kekurangan stok.
Turunnya permintaan karena bukan musimnya, persediaan bahan baku yang menyusut, serta perluasan dan penyusutan bisnis merupakan contoh yang dapat kamu temui dalam mengelola persediaan aset dan stok.
Memang sudah ada banyak software pengelolaan inventory di Indonesia. Meski demikian, masih ada beberapa perusahaan yang membutuhkan tenaga ahli di luar internalnya untuk membantu membuat keputusan dari kondisi gudang yang rumit dan tidak selalu menentu.
Outsourcing untuk Supply Chain Management
Manajemen rantai pasok (supply chain management) merupakan bagian yang lebih luas lagi dari inventory management.
Karenanya cakupannya luas, perusahaan yang mengandalkan inventory management kepada outsourcing juga menyerahkan tugas di supply chain ini.
Jika inventory management berfokus pada pengelolaan persediaan dalam gudang, supply chain management berfokus pada efisiensi alur produksi, penghematan biaya, dan layanan pelanggan yang baik.
Outsourcing dengan sistem supply chain management terbaik dinilai dari kemampuannya dalam mengendalikan lima aspek utama ini.
- Perencanaan. Termasuk aspek inventory management yang merencanakan kuantitas persediaan produksi dan stok. Begitu juga perencanaan supply chain yang menghitung perlengkapan produksi hingga staf yang dibutuhkan.
- Pengadaan. Hal ini meliputi suplai bahan baku dan komponen untuk pembuatan produk jadi. Dari sini, harus terjalin hubungan kerja sama yang baik dengan vendor agar pengeluaran bisa ditekan serta adanya kemudahan dalam permintaan barang.
- Manufaktur. Aspek ini berkaitan dengan peralihan bahan mentah menjadi produk jadi. Pengawasan sangat penting di sini untuk menghindari selisih dari penghitungan awal.
- Pengiriman. Mencakup pengantaran barang ke toko retail atau langsung ke konsumen. Pengiriman juga melibatkan perhitungan biaya seperti bahan bakar kendaraan pengantar barang dan surat-surat bagi petugas pengirimannya.
- Retur barang. Supply chain terkadang tidak langsung terselesaikan di pelanggan karena adanya keluhan. Supply chain management yang baik harus punya keahlian dalam mengidentifikasi dan menanggulangi masalah yang terjadi agar tidak terulang lagi kedepannya.
Hal yang Perlu Diperhatikan Ketika Melakukan Outsourcing
Mengalihkan tugas ke outsourcing tidak berarti mengalihkan juga tanggung jawabmu.
Lagi pula, yang dikelola pihak ketiga adalah bisnismu. Sudah sewajarnya kamu harus memastikan supply chain management berjalan lancar.
Ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan ketika meminta pihak ketiga untuk mengerjakan tugas manajemen ini. Di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Gunakan Aplikasi Inventory dengan Akses yang Mudah
Transparansi adalah faktor wajib agar kamu mengetahui apa yang tengah terjadi dalam supply chain. Cara memperoleh transparansi ini ialah dengan menggunakan aplikasi ERP yang sudah didukung solusi software inventory terbaik dengan pendataan yang up-to-date.
Saat memulai kemitraan dengan outsourcing, selaraskan pemahaman akan aplikasi ERP yang digunakan. Dengan begitu, penyedia jasa outsourcing dapat menerima seluruh laporan yang dibutuhkan secara akurat.
Salah satu aplikasi ERP Inventory terbaik di Indonesia, yaitu Ukirama, menyediakan fitur pencatatan inventory secara real-time dan akun berbasis cloud. Kedua fitur ini dapat sangat membantu dalam memantau informasi dengan mudah ketimbang ERP konvensional.
2. Kenali Ciri Outsourcing yang Baik
Butuh pertimbangan yang matang untuk memutuskan mana jasa outsourcing yang akan membantu mengelola inventory dan supply chain. Hubungan kemitraan ini pastinya akan berlangsung lama dan butuh waktu bagi kedua pihak untuk saling menyesuaikan sistem.
Kamu mesti mengenali seberapa kompetenkah pihak ketiga yang akan bekerja sama denganmu.
Kemampuan outsourcing dalam masalah logistik akan sangat mempengaruhi kelancaran perpindahan barang perusahaanmu. Jika penanganan logistik mereka lambat, profitmu bisa ikut terhambat.
Baik buruknya suatu outsourcing juga dapat dilihat dari caranya mengoptimalkan modal. Merekalah outsourcing yang tampak jelas punya infrastruktur mumpuni dan didukung oleh para tenaga ahli yang andal.
Di sisi lain, supply chain management memerlukan manajemen risiko dan rencana cadangan seandainya hal-hal tak diinginkan terjadi. Pastikan calon mitramu menguasai hal tersebut.
3. Pastikan Kamu Sudah Memahami Biaya yang Diajukan Pihak Ketiga
Ketika menjalankan mitra dengan pihak ketiga mana pun, kamu perlu memastikan bahwa kalkulasi biaya yang akan kamu bayarkan ke depannya sesuai kalkulasi.
Baca dengan saksama keterangan yang tercantum pada pernyataan harga mereka. Jangan sampai ada biaya tersembunyi yang terlewat sehingga kamu terbebani biaya tambahan nantinya.
Ingatlah bahwa salah satu tujuan awalmu untuk menggunakan jasa outsourcing adalah untuk menekan biaya dengan pihak ketiga yang bertugas mengolah modalmu seefisien mungkin.
Bagi kamu yang ingin bermitra dengan pihak ketiga dalam inventory management, mari implementasikan outsourcing inventory management dari Ukirama agar kemitraan ini berjalan optimal.
Fitur outsource inventory management milik Ukirama dapat menyesuaikan kebutuhanmu dalam berbagi data persediaan dengan pihak ketiga secara akurat dan terintegrasi.
Dengan aplikasi Ukirama, internal perusahaan dapat dengan mudah mengakses progres yang terjadi di gudang maupun manufaktur yang tengah diurus oleh pihak outsourcing. Tanyakan expert kami untuk info lebih lanjutnya di sini.
