Pahami Invoice dan Cara Membuatnya untuk Transaksi Bisnis

Sindhu Partomo
Ilustrasi Invoice

Daftar Isi


Invoice merupakan dokumen yang tidak terpisahkan dari transaksi bisnis. Baik dari sisi penjual maupun pembeli, dokumen yang dikenal juga sebagai tagihan ini menjadi landasan yang disepakati bersama atas transaksi yang dilakukan.

Karenanya, memahami apa itu invoice hingga cara membuatnya yang tepat bisa membantu pemilik bisnis untuk membangun sistem transaksi yang terstruktur agar transaksi yang dilakukan bisa berjalan dengan lancar dan aman. Simak penjelasan lengkap tentang topik yang satu ini dalam artikel berikut.

Invoice Adalah

Dokumen yang berisi tagihan yang wajib dibayar pelanggan dikenal dengan invoice . Oleh karena itu, dokumen yang satu ini disebut juga sebagai tagihan. Dokumen tagihan ini berisi rincian data transaksi berdasarkan produk yang akan atau telah diterima oleh pelanggan.

Skema pembayaran yang digunakan pun beragam, ada dokumen tagihan yang digunakan untuk sekali pembayaran lunas. Namun, ada juga dokumen yang mencakup skema pembayaran yang mempunyai tenggat waktu dan termin pembayaran sesuai kesepakatan antara penjual dan pelanggan.

Tenggat waktu pembayaran menyebutkan kapan batas akhir pembayaran tagihan tersebut. Sementara termin pembayaran menjelaskan jumlah yang harus dibayarkan pada jangka waktu tertentu. Misalnya, termin pertama membayar 20%, termin kedua membayar 30%, dan termin ketiga sebesar 50% dari keseluruhan total yang harus dibayarkan pelanggan.

Dokumen tagihan tidak hanya menghimpun rincian data transaksi, tapi juga menjadi rujukan yang akurat jika ada perdebatan antara pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut.

Bagian-bagian Invoice

Contoh Invoice

Selanjutnya, mari kita pahami bersama tentang bagian-bagian yang ada dalam sebuah invoice. Dalam praktiknya, setiap bisnis tentu mempunyai kebutuhan yang bervariasi, tapi contoh dokumen tagihan pada gambar di atas mampu menjadi contoh bagi pemilik bisnis pemula yang ingin mengetahui bagian-bagian dalam sebuah dokumen tagihan.

Pemilik bisnis bisa membuat dan mengeditnya dalam perangkat laptop atau mencetaknya kemudian menulis manual detail informasi transaksi pada dokumen tagihan tersebut. Berikut penjelasan dari masing-masing bagian dari dokumen tagihan di atas:

  • Judul: pada umumnya bagian ini ditulis dengan ukuran yang lebih besar dan berada di bagian awal dokumen. Misalnya, “Invoice” atau “Tagihan”

  • Logo Perusahaan: bagian logo berfungsi sebagai identitas bagi pihak yang membuat tagihan. Jika belum mempunyai logo, maka bisa menggunakan nama perusahaannya saja.

  • Nomor tagihan: nomor yang difungsikan sebagai penanda atau identitas sebuah tagihan.

  • Tanggal: menunjukkan kapan dokumen tagihan tersebut dibuat oleh penjual.

  • Nama pelanggan: menyebutkan siapa pelanggan yang menerima dokumen tagihan.

  • Nomor kontak/alamat: berfungsi sebagai detail informasi dari pelanggan dan mempermudah jika ada keperluan untuk dihubungi.

  • Daftar produk: berisi nama, jumlah, dan harga produk beserta nominal yang harus dibayar oleh pelanggan.

  • Nama perusahaan: mencantumkan nama perusahaan yang membuat dokumen tagihan.

  • Nomor kontak: merupakan nomor kontak perusahaan yang dapat dihubungi pelanggan.

  • Nomor rekening: nomor rekening perusahaan yang digunakan untuk menerima pembayaran.

Jenis Invoice

Secara umum, ada 2 jenis dokumen tagihan yang digunakan dalam transaksi jual beli sebuah bisnis. Simak penjelasan masing-masing jenis dokumen tersebut sebagai berikut:

  • Umum

    Dokumen tagihan satu ini merupakan yang paling sederhana dan dapat digunakan secara umum dalam transaksi sehari-hari. Informasi yang dicantumkan pun juga relatif lebih ringkas dan dapat digunakan oleh bisnis yang skalanya lebih kecil. Contohnya transaksi pada rumah makan, pusat perbelanjaan, toko, dan lain-lain.

  • Proforma

    Berbeda dengan tagihan biasa, dokumen tagihan ini cocok untuk bisnis yang melakukan pengiriman produk secara bertahap. Karena dilakukan secara bertahap, dokumen tagihan ini bersifat sementara dan akan diganti dengan nota utuhnya setelah semua produk diterima pelanggan.

Teknologi membantu pemilik bisnis untuk membuat tagihan dan menerima pembayaran dalam satu platform yang sama. Kamu bisa memanfaatkan platform pembayaran online Instapay by iFortepay yang dilengkapi template invoice dan dapat membuat invoice secara massal dalam satu klik. Tersedia juga opsi invoice link untuk menerima pembayaran dengan kartu kredit, virtual account, e-wallet, hingga QRIS melalui link.

*Artikel ini hasil kerjasama Instapay dan Ukirama

Ukirama ERP memudahkan ratusan perusahaan mengelola bisnis setiap hari

Jadwalkan Demo

Sindhu Partomo
Sindhu Partomo

Seorang penulis dengan fokus pada Branding dan Digital Marketing

You Might Also Like