Pelajari 5 Fungsi Purchase Order Cloud Software Untuk Bisnis Anda

Apa itu (PO) purchase order? Seiring dengan semakin banyaknya permintaan untuk produk laporan Procurement online, proses bisnis akan menjadi lebih komplek. Adanya PO dapat memudahkan bisnis anda untuk memenuhi permintaan produk terutama jika perusahaan anda menggunakan sistem pengadaan barang online karena dalam sistem ini kedepannya anda dapat mempersiapkan produk yang sesuai dengan permintaan pelanggan untuk mencegah terjadinya pemborosan dan penumpukan barang. Mengontrol biaya pembelian akan lebih efisien serta mengelola setiap pengajuan pembelian barang dari setiap cabang perusahaan merupakan manfaat dari software purchase order cloud. Saat bisnis anda masih merintis mungkin anda dapat dengan mudah memesan material yang dibutuhkan hanya melalui telepon atau email. Tetapi ketika bisnis anda semakin besar maka penyuplai pun akan menjadi sedikit lebih sulit untuk dikelola. Oleh sebab itu disini lah software Procurement berbasis web menjadi sangat bermanfaat untuk perusahaan anda. Karena sudah terintegrasi dengan sistem akuntansi, manajemen inventaris, dan lainnya. Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman barang yang mereka beli dari penjual atau pemasok nya. Dengan kata lain, PO membentuk kesepakatan mengenai penawaran barang yang pembeli inginkan. Pada saat pengajuan PO, biasanya pembeli akan mencantumkan spesifikasi serta informasi terkait barang yang akan dipesan dari pihak penjual. 

Fungsi Purchase Order Cloud Software Untuk Bisnis Anda

Jika anda memiliki perusahaan dan semua prosesnya masih mengandalkan sistem manual, seperti pendataan mengenai inventaris barang, penjualan, pembelian, dan lainnya tentu sangat sulit bukan? Karena semua proses ini merupakan proses yang sangat krusial bagi perusahaan. Maka, perusahaan memerlukan aplikasi purchase order dengan tujuan akan banyak kemudahan dalam aktivitas bisnis perusahaan. Purchase order software mengusung konsep untuk memudahkan perusahaan dalam mengakses server dari perangkat yang saling terhubung ke komputer dalam perusahaan anda.Dengan begitu, proses bisnis akan berjalan dengan efektif dan anda tidak perlu membayar supplier dengan cara manual untuk menghindari kesalahan yang mungkin saja akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Berikut 5 manfaat sistem procurement online untuk bisnis anda:

1. Meningkatkan Akuntabilitas

Melalui aplikasi purchase request ini, setiap pegawai dapat menggunakan aplikasi dengan menggunakan akun yang mereka miliki. Dengan begitu, pegawai akan dapat mengakses informasi yang akan mereka perlukan. Juga saat melakukan aktivitas pembelian, dan pesanan pembelian, serta pencetakan faktur akan dicatat lengkap beserta stempel tanggal dan waktu di tempat. Maka dari itu, jika suatu saat terjadi kesalahan, maka divisi lain atau pegawai yang bersangkutan akan dengan mudah menelusuri hal tersebut untuk segera menentukan tindakan selanjutnya. 

2. Mengoptimalkan Visibilitas

Untuk segala jenis usaha bisnis, menyeimbangkan arus kas menjadi hal yang sangat penting.Maka dari itu, sangat penting bagi perusahaan untuk menyesuaikan setiap pencatatan piutang serta hutang pembelian yang anda lakukan. Melalui purchase order cloud software di Indonesia inilah anda dapat melihat dan mencatat pengeluaran untuk apa saja yang telah perusahaan lakukan. 

3. Meminimalisir Terjadinya Kesalahan

Segala pencatatan yang masih dilakukan melalui proses manual, pasti sangat rentan terjadinya kesalahan. Entah itu salah catat atau yang lainnya. Dapat anda bayangkan bagaimana kalau proses pencatatan itu telah menghabiskan ratusan kertas, bagaimana perusahaan akan menelusuri catatan nya?Bagaimana caranya Anda akan memastikan keakuratan data dan memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam pencatatan nya? Tentu anda akan memeriksa nta hingga berulang kali bukan? Dengan sistem inventori online ini, maka data yang anda buat akan tersimpan dengan aman dan persetujuan nya akan terotomatisasi. Selain itu, hal ini akan memudahkan pegawai karena prosesnya yang tidak akan menghabiskan waktu lama. 

4. Dapat Diakses Di mana pun

Karena software ini berbasis online, makan anda akan dapat mengaksesnya dimanapun selama memiliki akses internet yang terhubung. Hal ini akan menjadikan perusahaan lebih fleksibel, anda akan dapat mengakses informasi apapun secara real time. Hanya dengan memiliki akun dan login, pegawai akan mudah menggunakan aplikasi ini dimanapun dan kapan pun. 

5. Manajemen Supplier Yang Baik

Selain melakukan pengadaan barang online, anda juga dapat menyimpan kontrak dan informasi mengenai pemasok barang tersebut. Hal ini terjadi karena saat anda melakukan pembelian, maka sistem akan otomatis mencatat dengan faktur yang tersedia. Anda juga dapat memilih pembayaran apakah dengan hutang atau pembayaran tunai. Pembayaran hutang yang tepat waktu dan tidak melebihi batas waktu yang ditentukan, akan memungkinkan perusahaan pemasok memberikan diskon potongan harga untuk anda. Sangat menguntungkan bukan? Sistem pemesanan pembelian juga dapat membuat lebih mudah untuk proses identifikasi dan memfilter supplier yang berkualitas buruk dengan sendirinya. Menggunakan jasa supplier yang buruk akan berdampak buruk juga pada keberlangsungan perusahaan yang anda miliki. Perangkat lunak ini akan memudahkan perusahaan untuk melihat vendor yang layak dan kualitas baik untuk melanjutkan kerjasama perusahaan. 

Rekomendasi Purchase Order Cloud Software Terbaik

Kegiatan pengadaan barang merupakan alur perusahaan untuk terus memperoleh barang dalam skala yang besar dan dibutuhkan. Kegiatan ini juga termasuk dalam bentuk perputaran uang serta tujuan investasi. Transaksi pengadaan inilah yang memiliki alur yang cukup rumit, dan membutuhkan dokumen yang cukup kompleks. Namun, seiring semakin berkembangnya teknologi saat ini, banyak perusahaan yang beralih menggunakan software Procurement untuk mempermudah proses pengadaan yang cukup rumit tadi, dan membantunya bekerja secara cepat dan mandiri.Proses dimulai dari pemesanan barang, pengolahan dokumen, hingga proses barang datang. Secara singkat, purchase order software akan menghindari anda untuk menggunakan aplikasi ilegal dan kemungkinan menemukan nya invoice generator yang salah. Berikut beberapa aplikasi yang dapat kami rekomendasikan:

• Ukirama ERP

Software ini dapat memungkinkan perusahaan untuk dapat melacak produk yang akan masuk ke gudang dengan mudah hanya dengan notifikasi yang muncul hanya ketika pesanan dikirim dan diterima. Ukirama sejauh ini sudah banyak membantu perusahaan di Indonesia dan Singapura untuk mengontrol biaya pembelian nya agar lebih efisien. Selain itu, software ini juga menawarkan kemudahan dalam melakukan manajemen blackbordeenya, yaitu proses pelacakan pengiriman dan pembayaran barang dari vendor yang disesuaikan dengan jumlah barang yang sudah diterima perusahaan. Sistem ini juga akan memberikan notifikasi otomatis untuk invoice dari vendor yang belum membayar untuk meningkatkan efisiensi Procurement. 

• RedERP

Selanjutnya aplikasi ini dapat menyederhanakan proses sistem pengadaan barang untuk menjadi lebih singkat, termasuk penerimaan faktur , tanda Terima, penawaran, pembayaran serta pengembalian barang. Selain itu, RedERP memiliki pelaporan yang sudah saling terintegrasi yang akan membantu anda setiap pemasok dan menegosiasikan kesepakatannya dengan mudah. Dengan begitu, anda dapat menghemat waktu dan melakukan efisiensi biaya dalam proses operasional yang maksimal setiap harinya. 

• Krishand

Termasuk salah satu software yang paling populer dan banyak digunakan karena sangat efektif dalam membantu operasional perusahaan dalam siklus pembelian barangnya. Krishand Account Payable dapat membantu perusahaan untuk membuat transaksi seperti bukti penerimaan barang, PO, nota debet, faktur, pembayaran hutang, hingga kartu hutang dagang. Selain itu, software ini juga membantu anda alam menyediakan beberapa laporan seperti: laporan penerimaan barang, daftar supplier, daftar barang, rincian outstanding PO, kartu hutang dagang, analisis umur piutang dagang, dan laporan lain yang ditujukan untuk internal perusahaan. 

• Xero

Termasuk salah satu perusahaan software yang berdiri sejak tahun 2006 dan telah menyediakan berbagai macam solusi untuk bisnis operasional perusahaan anda. Salah satunya software untuk purchase order. Software ini akan mempermudah perusahaan dalam membuat dan mengirimkan pesanan pembelian secara online. Lalu, anda juga dapat melacak pesanan dan pengiriman tersebut untuk memastikan apakah terjadi kendala atau tidak. Purchase Order Cloud Software merupakan perangkat yang akan memberikan kemudahan untuk bisnis anda. Anda akan dapat lebih menghemat waktu dan biaya sehingga dapat memaksimalkan aktivitas lain yang lebih penting daripada harus berlama lama berkutat mengurusi pencatatan pembelian barang dengan berbasis manual. Pegawai juga dapat berfokus pada hal lain misalnya saja pemasaran, penandatanganan berkas serta melakukan arsip pembelian. Kelola setiap pengajuan pembelian dari setiap cabang perusahaan anda dengan software yang saling terintegrasi satu sama lain.