Pada masa kini, perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi berkembang pesat di belahan dunia manapun. Terlebih lagi internet yang dimanfaatkan untuk berbagai keperluan mulai dari individu hingga pemerintahan. Tahukah Anda istilah yang sedang ngehits dalam pemerintahan?

Sebut saja E-Procurement yang paling menonjol dan menjelma sebagai program pemerintahan. Berikut ini adalah selayang pandang yang wajib Anda diketahui untuk mengenal istilah e-procurement beserta seluk beluknya.

Pengertian E-Procurement

E-Procurement atau tata kelola teknologi informasi berupa lelang elektronik. Lelang tersebut dilakukan sebagai upaya terhadap proses pengadaan barang maupun jasa di lingkup pemerintah. Tentunya Anda dapat menebak jika melihat istilah ‘E-’ yakni setiap tahapannya lebih condong memanfaatkan sarana teknologi informasi dan komunikasi.

Wajib untuk mengenal istilah E-Procurement karena tidak hanya sebatas istilah bahasa inggris untuk menunjukkan kekiniannya saja. Akan tetapi telah menjelma menjadi dasar hukum dan tercantum dalam Undang-undang No.19 Tahun 2016 tentang Informasi Teknologi dan Transaksi Elektronik.

Pembagian Cara Kerja E-Procurement

Umumnya e-procurement bisa diterapkan melalui 2 cara, yaitu  e-tendering dan e-purchasing. Pertama, cara E-Tendering merupakan proses pengadaan barang maupun jasa diikuti secara elektronik. Cara pertama tersebut dilakukan hanya melalui satu kali penawaran saja.

E-Tendering lebih identik dengan pola pengadaan barang tradisional yang selama ini dilakukan secara manual. Hanya saja Anda perlu memahami prosedur yang dilakukan E-tendering tersebut secara elektronik.

Berbeda dengan E-Purchasing yang hanya berupa proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan pemerintah tanpa embel-embel penyediaan. Namun, letak perbedaan signifikan tertuju pada katalog elektronik.

E-Purchasing sangat berbeda jauh dengan cara sebelumnya dan lebih transparan. Sebab, para pengguna barang dan jasa dapat dengan mudah memilih produk barang dan jasa yang diinginkan. Kemudahan serta transparansi ini berakar dari adanya katalog elektronik terbuka.

Sudah pasti katalog tersebut disusun oleh LKPP yang memiliki wewenang berdasarkan kontrak payung dengan produsen atau penyedia utama. Hal ini mengakibatkan harga penawaran dari pengadaan barang dan jasa oleh pemerintah lebih rendah dari harga pasaran.

Sayangnya pinta belum bersambut, program E-Purchasing pemerintah tersebut hingga sekarang belum dapat terlaksana.  Hanya saja perlu waktu menunggu dasar hukum pelaksanaannya setelah ditandatangani oleh Presiden.

Tahapan E-Procurement

Mengenal istilah e-procurement saja tidaklah cukup bagi Anda. Berikut ini merupakan tahapan e-procurement pemerintah yang wajib diketahui.

1. Persiapan

Sudah pasti tahapan ini dilakukan antara PPK dan Panitia yang terpusat untuk memproses dokumen pilihan. Dokumen berbentuk e-procurement sangat berbeda dengan konvensional, terutama pada tahap pengadaan yang penyampaiannya dalam bentuk surat penawaran beserta lampirannya.

2. LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik)

Merupakan suatu unit khusus dalam lembaga pemerintahan yang berfungsi menjadi penghubung antar lembaga. Pastinya antara PPK dengan Penyedia Barang dan Jasa dengan memanfaatkan aplikasi e-procurement.

LPSE memiliki tugas penting dalam sistem, menyediakan username hingga password untuk pihak-pihak terlibat. Selain itu, memberikan pelatihan untuk merawat, menjaga, dan memperbaiki sistem e-procurement.

3. Pengumuman

Perihal pengumuman lelang melalui e-procurement modern dan jauh berbeda dengan prosedur konvensional yang dilakukan dengan media cetak seperti Media Indonesia. E-procurement lebih efisien dan praktis karena memanfaatkan laman resmi sebagai media pelelangan.

Disamping itu, pengumuman lelang barang lebih detail dan memuat perincian dalam sistem LPSE. Termasuk juga jadwal pemilihan barang dan jasa, penandatanganan kontrak, nilai lelang hingga pada persyaratan kualifikasi.

Anda yang berminat mengikutinya dapat merasakan perbedaannya sendiri. Terutama bagi yang sering membaca surat kabar, pengumuman lelang hanya terbatas  selama 1 hari kerja. Sedangkan, melalui e-procurement dilaksanakan selama 7 hari kerja.

4. Pendaftaran

Sistem e-procurement tersebut lebih gampang sebab pendaftaran hanya dilakukan secara online. Cukup memanfaatkan penglihatan pada layar monitor, panitia sesekali melakukan pengecekan jumlah pendaftaran. Peserta lelang juga hanya perlu login dengan memasukkan username dan password yang telah diberikan.

5. Aanwijzing

Aanwijzing tergolong tahapan yang menjadi momok bagi panitia pengadaan lelang barang dan jasa pada beberapa daerah. Dalam tahapan tersebut  panitia dan pihak terkait berkumpul dalam satu tempat.

Melalui sistem e-procurement tidak perlu repot melakukan tatap muka. Cukup bermodalkan komputer atau laptop dan sambungan internet lelang dapat dilakukan secara online. Wujud e-procurement sendiri seperti kolom komentar pada lama facebook. Cara ini sangat efisien untuk meredam emosi yang muncul karena kontak fisik saat pelelangan berlangsung.

Kelebihan lainnya dalam penerapan e-procurement di tahapan Aanwijzing tersebut adalah semua komunikasi otomatis tercatat oleh sistem. Sehingga tidak memuat berita acara, tidak  ada tanda tangan saksi, maupun absensi Aanwijzing.

6. Pemasukan Dokumen

Sistem e-procurement berupa aplikasi khusus yang bertujuan menggabungkan semua file. Dari file tersebut nantinya akan dikirim sekaligus dan akan ada tahap enkripsi data untuk menjamin keamanan di dunia maya.

Aplikasi tersebut dibuat Lembaga Sandi Negara kemudian dapat diunduh dalam akun masing-masing pihak terlibat. Sistem ini lebih dikenal dengan sistem satu file dengan dokumen yang  dikompres dan dienkripsi. Setelah itu akan dikirim kepada panitia untuk dilakukan evaluasi lanjutan.

7. Pembukaan Dokumen

Pembukaan dokumen menjadi tahapan yang cukup menakutkan dalam urutan kedua di sistem konvensional. Apabila sistem konvensional lebih terarah untuk berkumpul dalam satu tempat demi menyaksikan pembukaan dokumen. Dalam proses tersebut seluruh dokumen wajib dilakukan pengecekan satu per satu oleh panitia.

Sedangkan, sistem e-procurement senyatanya hanya dengan membuka dokumen yang  dikirimkan. Proses pembukaan file juga menggunakan aplikasi khusus buatan Lembaga Sandi Negara.

8. Evaluasi

Tahapan evaluasi dalam sistem e-procurement jelas sama saja. Yakni memeriksa kelengkapan dokumen peserta seperti dokumen administrasi, kualifikasi, teknis, dan harga.  Panitia dapat memeriksanya hanya dengan melihat data pada layar komputer atau layar LCD Proyektor.

9. Usulan Calon Pemenang dan Penetapan Pemenang

Proses ini tergolong cukup gampang karena dilakukan dengan mengklik pada tombol dan sedikit pengetikan. Sedangkan, ketua panitia hanya bertugas untuk mengklik nama peserta yang telah diusulkan menjadi pemenang serta memberikan catatan kepada PPK.

Sementara itu PPK dapat memeriksa seluruh dokumen berikut berita acara dengan login ke laman resmi e-procurement tersebut.

10. Pengumuman

Pengumuman dalam sistem e-procurement dapat diakses pada website LPSE. Selain itu, seluruh peserta akan mendapat email resmi yang memuat daftar nama pemenang. Pengumuman tersebut juga berisi daftar nama kalah, gugur pada tahapan apa, serta alasan yang menyebabkan tidak terpilih. Sistem e-procurement semacam ini sudah jelas sangat fungsional dan efisien.

Bagan Strategi Tahapan E-Procurement

Kebijakan dan Strategi Pengembangan E-Government- www.slideplayer.info