Bisnis tak luput dari kegiatan jual dan beli. Khususnya perusahaan dagang, transaksi berupa penjualan hampir selalu terjadi setiap hari. Biasanya, ketika terjadi penjualan, perusahaan akan memberikan sebuah nota kepada pembeli yang mana mengandung informasi seputar harga, keterangan barang, atau keterangan lain seperti kuantitas, kondisi barang, metode pembayaran, dan lain-lain. Dalam akuntansi, nota tersebut dinamakan sebagai nota penjualan yang diberikan perusahaan kepada pembeli baik sebagai bukti transaksi atau keperluan lainnya. Nota penjualan tak hanya berlaku untuk penjualan barang saja, melainkan juga jasa atau kegiatan transaksi lainnya. Nota penjualan memiliki berbagai bentuk yang secara tidak langsung dipengaruhi oleh perkembangan teknologi. Artikel ini akan membahas mengenai nota penjualan dalam transaksi bisnis secara lengkap mulai dari pengertian, cara membuatnya, hingga manfaat serta pentingnya nota penjualan. Dengan begitu, Anda tidak perlu bingung lagi saat bertransaksi bisnis usaha sendiri. Yuk, disimak!

Pengertian Nota Penjualan

Sesuai namanya, nota penjualan dapat diartikan sebagai alat bukti transaksi pembelian dalam bentuk nota. Dalam praktiknya, perusahaan akan membuat dua nota penjualan di setiap transaksi, satu untuk disimpan sebagai dokumentasi pembukuan dan satunya lagi diberikan kepada pembeli. Tidak hanya itu, pengertian nota penjualan juga dapat didefinisikan melalui kata ‘nota” yang mana merupakan bukti untuk setiap penjualan secara tunai. Oleh karena itu, dalam konteks ini, nota penjualan dapat dikatakan sebagai bukti tertulis terhadap setiap penjualan barang atau jasa secara tunai atau cash. Akan tetapi, nota penjualan tidak digunakan hanya untuk penjualan secara cash saja. Melainkan juga bisa digunakan sebagai bukti transaksi terhadap penjualan secara kredit. Sebagai dokumen yang akan disimpan dan dimanfaatkan dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan, nota penjualan haruslah jelas dalam membedakan mana penjualan tunai (mempengaruhi kas dan pendapatan) dan mana penjualan kredit (tidak mempengaruhi kas, melainkan memengaruhi piutang dan pendapatan). Itulah mengapa, nota dapat dibedakan menjadi dua, yaitu Nota Debet dan Nota Kredit. 

1. Nota Debit (Debet Memorandum)

Nota debit biasanya akan dibuat oleh pembeli. Nota ini berfungsi untuk menjadi bukti pengiriman barang kembali yang sudah dibeli karena rusak, tidak cocok, atau salah kirim oleh penjual. Nota debit akan dikirim bersamaan dengan barang yang dianggap tak sesuai atau tak layak pakai oleh pembeli. 

2. Nota Kredit (Credit Memorandum)

Dari sisi penjual, nota kredit bisa digunakan sebagai bukti penerimaan transaksi untuk setiap penjualan secara kredit. Perusahaan bisa memanfaatkan nota kredit penjualan untuk sebagai bukti transaksi penjualan kredit. Namun terkadang, nota kredit juga bisa diartikan sebagai pengurangan harga faktur sebagai akibat barang yang telah rusak atau tidak sesuai ekspektasi pembeli. 

Fungsi Nota Penjualan

Secara sederhana, nota penjualan memiliki beberapa fungsi penting bagi perusahaan. Biasanya, nota penjualan akan dijadikan acuan sebagai dokumen riil saat proses pembuatan laporan keuangan dalam siklus akuntansi perusahaan. Berikut ini adalah tiga fungsi dasar dari nota penjualan,

1. Alat untuk Cross-check. Bagi perusahaan, nota penjualan bisa dijadikan sebagai alat pembanding antara jumlah barang yang dijual berdasarkan nota dibandingkan dengan kondisi riil di gudang (warehouse). 
2. Alat Bukti Transaksi yang Sah. Nota penjualan khususnya bagi pembeli akan menjadi alat bukti pembelian yang sah dari perusahaan. Nota penjualan juga menekankan bahwa pembeli telah membayar barang yang tertera di nota tersebut. 
3. Faktur, faktur pada dasarnya adalah dokumen bukti namun lebih lengkap yang mana membahas tentang berbagai informasi pesanan. Mulai dari harga, nama, model, nomor pesanan, alamat, dan sebagainya. Segalah unsur informasi tersebut, bisa didapat melalui nota penjualan. 

Berdasarkan fungsi-fungsinya, bisa diketahui bahwa nota penjualan begitu penting untuk bisnis Anda. Segala nota harus disimpan dengan rapi sehingga membantu perusahaan atau pembuat laporan keuangan bila terjadi kesalahan. Tanpa nota penjualan maka proses pembukuan keuangan akan sulit dilakukan dan terkesan tidak valid karena dokumen-dokumen bukti penjualan tidak dimiliki. 

Cara Membuat Nota Penjualan

Dalam membuat nota penjualan, perusahaan bisa melakukannya secara manual, menggunakan software akuntansi, atau microsoft excel. Biasanya, perusahaan akan membeli nota penjualan yang sudah jadi atau membuatnya menggunakan excel. Selain gratis, excel juga lebih mudah serta bisa dibuat secara otomatis. Secara manual perusahaan hanya perlu membeli sebuah nota penjualan dan mengisinya sesuai bagian seperti harga, nama barang, keterangan, dan lain-lain. Namun, Anda juga bisa membuat nota penjualan dari kertas kosong saja. Hanya perlu meniru nota penjualan yang sudah ada dan membuat bagian-bagiannya secara manual. Ini adalah contoh dari nota penjualan dari situs tokopedia  bisa Anda buat sendiri di atas kertas kosong.  

Untuk membuat nota penjualan di excel, ikutilah nama-nama kolom di atas seperti berikut ini:

Kemudian ketiklah nama barang sesuai pesanan pembeli misalnya Barang 1, Barang 2, dan Barang 3. Untuk kuantitas atau banyaknya, sesuaikan dengan jumlah pesanan. Masukkan harga satuan seperti tabel berikut ini:

Untuk mendapatkan hasil atau jumlah total harga untuk barang satu, dua, dan tiga gunakanlah rumus perkalian yaitu =B2*C2 di kolom D2. Tekan enter dan drag hingga kolom D4. Untuk mendapatkan total harga penjualan maka gunakanlah rumus SUM dengan mem-plotting kolom D2 sampai D4 seperti berikut ini:

Nota pun siap dicetak atau diberikan kepada pembeli. Namun, jangan lupa untuk memberikan kolom nama perusahaan, tanggal, tanda tangan penerima, atau informasi-informasi lainnya. Bila Anda ingin custom nota sendiri, akan lebih mudah bila membuatnya melalui corel draw dan berdiskusi dengan desain di tempat printing atau percetakan terdekat.Itulah tadi rangkuman mengenai nota penjualan bisnis yang biasa Anda gunakan. Ingatlah bahwa nota penjualan begitu penting baik sebagai bukti transaksi yang sah sekaligus sebagai dokumen transaksi dalam pembukuan keuangan. Membuat nota penjualan pun bisa dilakukan secara manual maupun otomatis melalui excel atau software akuntansi lainnya. Hanya saja, dalam setiap nota, harus terdapat tanda tangan dan stempel perusahaan sehingga nota penjualan menjadi alat bukti transaksi yang sah dan kuat. Semoga artikel ini bermanfaat!