Pengertian dan Contoh Laporan Stock Opname Menggunakan Microsoft Excel

Salah satu kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan manufaktur adalah stock opname. Beberapa dari anda mungkin ada yang sudah mengenal istilah ini. Nah, bagi anda yang kebetulan berada di lingkup perusahaan manufaktur tapi belum tahu betul tentang stock opname ataupun anda hanya sekedar ingin tahu mengenai stock opname, maka jangan lewatkan untuk membaca ulasan ini. Karena kali ini kita akan membahas berbagai hal tentang stock opname.

Apa Itu Stock Opname?

Anda tentu pernah berpikir bagaimana perusahaan manufaktur, swalayan atau supermarket menghitung persediaan barangnya kan? Bagaimana juga manajemen bisa mengetahui apakah ada barang yang hilang atau rusak? Semua jawaban dari pertanyaan tersebut adalah melalui proses stock opname.

Stock opname sendiri merupakan suatu kegiatan penghitungan persediaan barang dagang di gudang secara fisik. Kegiatan penghitungan ini dilakukan agar perusahaan tahu secara akurat mengenai catatan pembukuan barang dagangan. Hal ini penting untuk dilakukan karena merupakan salah satu fungsi dari sistem pengendalian internal (internal control).

Pada dasarnya kegiatan penghitungan atau stock opname ini memang cukup melelahkan karena persediaan barang harus dihitung secara langsung untuk bisa memeriksa kondisi dan keadaan barang. Namun saat ini khusus untuk stock opname sudah sedikit lebih mudah karena munculnya barcode yang dipercaya bisa membantu perusahaan untuk mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan barang dagang.

Tujuan dan Manfaat Stock Opname

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan tentu memiliki tujuan dan manfaat. Begitu juga dengan stock opname, kegiatan yang satu ini juga memiliki tujuan dan manfaat tersendiri bagi perusahaan.

1. Tujuan Stock Opname Pada dasarnya, stock opname dilakukan tidak hanya untuk mengetahui jumlah persediaan barang dagang. Lebih dari itu, stock opname diharapkan mampu membantu menghitung kas, aktiva, piutang dan juga utang perusahaan. Kasusnya berbeda lagi untuk penerapan stock opname di perusahaan manufaktur. Dalam perusahaan jenis ini, stock opname ditujukan untuk mengetahui jumlah persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi dan barang jadi. Lebih kompleks? Jelas, karena diantara semua jenis perusahaan, perusahaan manufaktur memang yang paling kompleks. Dalam perusahaan manufaktur, petugas atau karyawan yang melakukan stock opname adalah petugas audit yang notabene nya merupakan pihak independen. Hal ini dilakukan agar hasil stock opname lebih akurat. Selisih yang terjadi saat melakukan stock opname bisa berakibat pada jurnal penyesuaian dan juga pemeriksaan ulang pada bagian jurnal, buku besar hingga laporan keuangan.

2. Manfaat Stock Opname Berikut ini adalah beberapa manfaat dari stock opname yang perlu anda ketahui:

• di gudang dengan jumlah barang yang tertera di catatan pembukuan. Hal ini perlu dilakukan untuk bisa tahu jumlah persediaan barang yang sebenarnya.

• atas persediaan barang dagang yang mungkin bisa terjadi karena faktor kelalaian.

• saat ada barang yang hilang atau rusak.

• dengan membandingkan jumlah persediaan di tahun-tahun sebelumnya dengan tahun sekarang.

• barang dagang.

Kapan Sebaiknya Kegiatan Stock Opname Dilakukan?

Pada dasarnya setiap perusahaan memiliki pilihan masing-masing untuk melakukan stock opname. Ada perusahaan yang melakukan stock opname setiap akhir tahun, setiap akhir bulan, per tiga bulan atau bahkan per empat bulan. Semuanya bergantung pada jenis, kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Khusus untuk perusahaan yang memiliki Satuan Pengawas Internal (SPI), biasanya stock opname dilakukan per triwulan atau kuartal. Intinya, untuk menentukan periode stock opname ini perusahaan bisa menyesuaikan dengan tingkat kepentingan dan kemampuan perusahaan itu sendiri.

Langkah-Langkah Melakukan Stock Opname

Lalu bagaimana cara melakukan stock opname? Simak ulasannya berikut ini ya..

1. Persiapan di Gudang Dalam tahap ini, orang-orang di gudang akan mempersiapkan berbagai hal untuk melakukan stock opname seperti sticker atau tag, merapikan stok sesuai dengan jenis dan kode, melengkapi stok barang dengan barcode yang sesuai dan lain sebagainya.

2. Persiapan Tim Stock Opname Setelah persiapan di gudang selesai, maka selanjutnya anda harus mempersiapkan tim. Lakukan briefing untuk menjelaskan tugas masing-masing. Kemudian input mutasi barang harus sudah selesai sebelum stock opname dilakukan. Sebisa mungkin pergerakan barang harus dihentikan agar tidak ada kerancuan pada saat proses stock opname.

3. Lakukan Stock Opname Dalam proses stock opname ini setiap bagian akuntansi akan mendapatkan lembar semua stok yang ada dalam program. Lembaran ini akan menjadi acuan dalam menghitung jumlah stok di gudang. Tim yang turun untuk melakukan stock opname akan mengisi jumlah hitungan dalam lembar yang disediakan. Setelah itu hasil perhitungan ini akan disalin ke Microsoft Excel untuk bisa dibandingkan dengan stok versi program. Jika terjadi selisih maka bisa dilakukan pengecekkan ulang atau penyesuaian persediaan.

Contoh Laporan Stock Opname dengan Microsoft Excel

Program Microsoft Excel masih menjadi salah satu program favorit untuk membuat laporan stock opname. Berikut langkah-langkah melakukan stock opname dengan Microsoft Excel:

1. Buka lembar kerja pada Microsoft Excel

2. Buat format laporan dengan mengisikan Nama Perusahaan, Nama Laporan dan Periode Laporan. Kemudian buat kolom untuk mengisi hasil stock opname seperti Nomor, Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Harga Barang dan lain sebagainya (sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan).

3. Input semua data persediaan barang secara manual ke dalam format laporan yang sudah dibuat tadi.

Contoh format laporan stock opname

Nah, untuk memudahkan anda dalam melakukan stock opname, akan lebih baik jika anda menggunakan sistem yang terintegrasi seperti Ukirama ERP. Sistem ERP ini mampu mencatat, menganalisa dan mengatur keuangan dan akuntansi bisnis anda dengan berbagai fitur dan layanan yang ditawarkan. Beberapa fitur keren dari Ukirama ERP adalah manajemen stok termasuk proses stock opname, pembelian, penjualan, pengelolaan SDM, manufaktur, reparasi hingga sistem akuntansi. Tidak hanya itu, Ukirama ERP juga menampilkan laporan secara terperinci dan terintegrasi.

Anda bisa mendapat informasi lebih lanjut mengenai Ukirama ERP di sini .