banner iklan

Pengertian dan Tugas Purchasing

Sindhu Partomo
Ilustrasi Purchase Order

Daftar Isi


Apa Itu Purchasing

Purchasing, buyer, atau procurement adalah karyawan atau divisi yang bertugas membeli barang dan jasa untuk kebutuhan perusahaan. Semua perusahaan membutuhkan jasa dan bahan baku dalam proses produksinya, dan inilah tanggung jawab purchasing.

Perusahaan bisa menghabiskan 50 hingga 70% budgetnya untuk purchasing, terutama di industri manufaktur yang padat dengan bahan baku mentah. Seorang staf purchasing yang baik akan menemukan vendor yang tepat, membeli barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan, dengan harga yang paling menguntungkan. Jadi, staf Purchasing harus paham kebutuhan perusahaan, berapa anggarannya, dan apa saja rencana perusahaan di masa depan.

Apa Saja Tugas Purchasing

1. Melakukan Pencarian

Staf purchasing harus pandai berkomunikasi dengan divisi-divisi lain, dan memahami kebutuhan mereka akan barang, bahan baku, dan jasa. Staf purchasing juga bertugas mendiskusikan anggaran untuk setiap proses pembelian dan pengadaan, supaya pengeluaran perusahaan bisa ditekan tanpa mengurangi kualitas kerja dan produksi.

Staf purchasing biasanya memakai analisa Total Cost of Ownership (TCO) untuk membandingkan beberapa opsi sesuai rincian biaya yang dikeluarkan. Artinya, kita tidak asal mencari penjual barang dan jasa paling murah, tapi memilih vendor yang memberikan output maksimal untuk setiap rupiah yang dikeluarkan.

2. Memilih Vendor yang Tepat

Setelah membuat perencanaan, langkah selanjutnya adalah memilih vendor yang paling cocok. Staf purchasing akan mencari vendor yang memiliki reputasi baik, tidak pernah bermasalah dengan proses pengadaan, tidak punya masalah keuangan, fleksibel, dan menyediakan dukungan teknis jika dibutuhkan.

Untuk menjaga operasional tetap lancar, disarankan memilih vendor yang jaraknya paling dekat dengan pabrik atau kantor. Tujuannya agar biaya transportasi lebih hemat dan barang atau jasa bisa sampai tepat waktu. Untuk mendapat harga yang lebih baik atau pengadaan lebih cepat, kita bisa mengusulkan kerjasama untuk jangka panjang.

Keuntungan dari bekerjasama dengan vendor langganan adalah: lebih hemat waktu dalam pengadaan, bisa dapat harga lebih murah, pembayaran lebih fleksibel, dan tidak perlu repot-repot mencari vendor baru.

3. Melakukan Penawaran dan Negosiasi

Tugas terakhir staf Purchasing adalah melakukan penawaran dan bernegosiasi dengan vendor. Penawaran ini dilakukan berdasarkan dokumen Request for Information (RFI), yaitu keterangan tentang kemampuan vendor terhadap biaya yang dikeluarkan perusahaan, rincian barang dan jasa yang dipesan, jumlah dan jangka waktu pengiriman, sampai jatuh tempo pembayaran.

Staf purchasing wajib bernegosiasi untuk mendapat kontrak pembelian yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Dalam negosiasi inilah kita bisa mengubah poin-poin pada RFI sebelum akhirnya ditetapkan lewat MoU atau Perjanjian Kerjasama.

Perusahaan yang terus berkembang akan butuh software bisnis untuk mengelola purchasing, dengan semua budget dan dokumentasinya. Ukirama ERP memiliki modul purchasing yang bisa disesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnis, pelajari selengkapnya di sini.

Ukirama ERP memudahkan ratusan perusahaan mengelola bisnis setiap hari

Jadwalkan Demo

Sindhu Partomo
Sindhu Partomo

Seorang penulis dengan fokus pada Branding dan Digital Marketing

You Might Also Like