Dalam alur pelaporan kondisi keuangan dan aset perusahaan yang paling akhir adalah memindahkan seluruh entry aset yang ada ke dalam buku besar. Singkatnya buku besar adalah rangkuman transaksi yang berisi ringkasan data pada akun-akun yang sudah diklasifikasi. Buku besar dapat dikategorikan berdasarkan bentuk secara visual atau klasifikasi berdasarkan fungsi. 

Apa Fungsi dari Buku Besar?

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, buku besar berfungsi untuk rangkuman data yang sudah diklasifikasikan berdasarkan akun-akunnya. Akun-akun tersebut secara umum berupa modal, kewajiban dan aktiva. Buku besar memungkinkan akuntan untuk memprediksi respon pada akun-akun jika ada transaksi keuangan. Buku besar juga menampilkan rincian dari akun, tapi perlu diingat bahwa buku besar di setiap perusahaan ini bisa jadi berbeda-beda, tergantung kebutuhan perusahaan itu sendiri.

Jenis-Jenis Buku Besar Berdasarkan Fungsi

Dari segi fungsi jenis-jenis buku besar terbagi menjadi empat, yaitu: 

1. Buku Besar Umum

Buku besar umum merupakan seluruh perkiraan transaksi yang masing-masing berdiri sendiri. Seperti kas, persediaan, utang, piutang dan modal. Selanjutnya aktiva-aktiva tersebut akan dilihat dampaknya ketika terjadi perubahan. Hasil rekapitulasi biasanya dibuat secara berkala dan pencatatannya disebut dengan posting.  Adapun langkah ketika melakukan posting adalah:

1. Menjumlahkan angka dalam kolom masing-masing jurnal 
2. Mentransfer hasil penjumlahan dalam buku besar sesuai dengan prediksi debit-kreditnya
3. Mengisi kode pada kolom ref dengan nomor halaman jurnal, biasanya kode itu terdiri dari Penerimaan Kas (JKM), pengeluaran kas (JKK), penjualan (JP), pembelian (JB) dan Jurnal umum (JU)
4. Waktu pencatatan posting adalah setiap akhir bulan 
5. Bentuknya akan sama dengan buku besar yang  umum digunakan

2. Buku Besar Pembantu

Sesuai dengan namanya, buku besar pembantu berfungsi untuk membantu merinci hal-hal yang tidak dimuat secara terperinci pada buku besar umum. Sehingga, ada kebutuhan membuat rekening yang memuat data lebih terperinci.

3. Buku Besar Pembantu Piutang Usaha

Buku besar pembantu piutang usaha berisi rincian langganan jumlah transaksi kredit. Sehingga seluruh transaksi langganan yang mengubah aktiva-aktiva piutang akan dicatat di buku besar pembantu piutang utama. Biasanya pihak yang dicatat aktivitasnya pada buku besar pembantu piutang usaha adalah pihak langganan.

4. Buku Besar Pembantu Utang 

Sama fungsinya dengan buku besar pembantu piutang, namun buku besar pembantu utang merinci perubahan-perubahan yang berpengaruh pada aktiva utang. Jika pada pada buku besar pembantu piutang aktivitas pihak langganan yang dicatat, maka pada buku besar pembantu utang lebih kepada aktivitas dari pemasok.

Macam-Macam Bentuk Buku Besar

Setelah menjelaskan jenis-jenis buku besar berdasarkan fungsinya, Ukirama akan menggambarkan sedikit tentang macam-macam bentuk buku besar. Perlu diingat bahwa akuntansi adalah alat yang digunakan untuk mencatat laporan keuangan. Instrumen yang harus ada pada setiap bentuk buku besar adalah jenis aktiva, kolom kredit dan kolom debit. Masing-masing bentuk dari buku besar menunjukan posisi yang berbeda-beda untuk menyimpan kolom kredit dan kolom debitnya. 

1. Buku Besar Bentuk T

Diantara seluruh buku besar, buku besar bentuk T adalah yang paling umum digunakan. Buku besar berbentuk T ini sangat mudah untuk dibuat dan dipahami. Buku besar bentuk T memiliki posisi kolom debit dan kredit saling berdampingan. Sementara nomor atau kode akun dan nama akun berada diatas kolom debit dan kredit. Sementara, di kolom terakhir ada kolom total debit, total kredit dan saldo debit.Walaupun buku besar berbentuk T mudah untuk dibuat, tetapi karena tidak memuat kolom ref dan saldo per transaksi akan menyulitkan ketika ingin mengetahui jumlah saldo pada akun tertentu. Hal yang bisa dilakukan jika ingin melihat saldo ketika menggunakan buku besar bentuk ini adalah menunggu sampai akhir bulan atau masa ketika perhitungan saldo di buku besar. Umumnya, perusahaan yang menggunakan buku besar bentuk T ini adalah perusahaan kecil karena mudah dan transaksi yang ada belum serumit dan sebanyak perusahaan-perusahaan besar.

2. Buku Besar Bentuk Skontro

Pada buku besar T hanya terdapat dua kolom yang berisi kredit dan debit. Sedangkan pada buku besar berbentuk skontro berisi empat kolom dengan rincian tanggal, keterangan, ref dan debit atau kredit. Pada kolom atas sebelum kolom tanggal, keterangan, ref, debit atau kredit ada kolom nama dan nomor perkiraan.Kelemahannya masih sama seperti buku besar berbentuk T, pada buku besar bentuk skontro juga tidak ada kolom saldo. Sehingga jika ingin mengetahui posisi saldo perusahaan perlu untuk menunggu pada akhir bulan ketika masa penghitungan saldo.

3. Buku Besar Bentuk Staffle Berkolom Saldo Tunggal

Kebutuhan penggunaan buku besar Staffle adalah untuk memberikan perincian dari transaksi yang relatif banyak. Kolom pada buku besar ini berisi nama perkiraan, nomor perkiraan. Sementara dibawahnya berisi kolom tanggal, keterangan, ref, debit, kredit, D/K dan saldo.Buku besar staffle sudah menutup kekurangan dari buku besar skontro dan bentuk T, dimana kedua bentuk buku besar tersebut tidak memuat saldo sehingga tidak bisa mengetahui posisi saldo perusahaan. Biasanya perusahaan yang perlu untuk mengetahui saldo menggunakan buku besar jenis ini.

4. Buku Besar Bentuk Staffle Berkolom Saldo Rangkap

Mirip dengan buku besar bentuk staffle berkolom saldo tunggal, tetapi pada buku besar ini saldo ditulis rangkap. Jadi, kolom pada buku besar ini terdiri dari perkiraan, nomor perkiraan pada kolom atas. Sementara bawahnya terdiri dari tanggal, keterangan, ref, debit kredit kemudian saldo yang berisi debit dan kredit.Pada buku besar bentuk staffle satu perusahaan dapat mengetahui update saldo yang ada. Pada buku staffle ini lebih memudahkan untuk mengetahui nilai dari saldo itu, apakah termasuk debit atau termasuk kredit.Sekarang Anda sudah mengerti bukan jenis-jenis buku besar pada perusahaan. Pastikan untuk menggunakan buku besar sesuai kebutuhan Anda. Jika Anda masih menjalan bisnis dalam skala kecil dan belum membutuhkan update mengenai saldo Anda terus menerus mungkin sebaiknya Anda menggunakan buku besar berbentuk T atau skontro. Tetapi, jika Anda menjalankan perusahaan yang membutuhkan update mengenai posisi saldo Anda maka bisa menggunakan buku besar berbentuk staffle.