Pengertian Just-In-Time dalam Manajemen Persediaan Barang (Inventory Management)

Masih ingat dengan prinsip ekonomi? Ya, dalam ekonomi kita mengenal prinsip untuk melakukan pengorbanan sekecilnya untuk memperoleh hasil sebanyaknya. Hal ini juga yang diterapkan oleh perusahaan dimana akan mencari keuntungan sebanyak-banyaknya dengan modal yang secukupnya. Dalam mencapai hal tersebut, tentunya perusahaan akan melakukan berbagai upaya agar produk yang dihasilkan atau disediakannya bisa memenuhi semua permintaan konsumen atau dikenal sebagai manajemen persediaan barang. Upaya ini sendiri berkaitan erat dengan kegiatan produksi perusahaan.Dalam kegiatan produksi dan manajemen persediaan barang di perusahaan, ada sebuah sistem yang kini mulai banyak diaplikasikan. Sistem tersebut akrab disebut Just in Time. Apa itu Just in Time dalam manajemen persediaan barang ini? Apa pula prinsip yang penerapannya?

Pengertian Just in Time 

Just in Time jika diartikan dalam bahasa Indonesia bermakna sistem produksi tepat waktu. Maksudnya ialah semua persediaan bahan baku yang akan diproses dalam kegiatan produksi harus tiba tepat waktu dengan kuantitas yang tepat pula. Tak hanya bahan baku, semua komponen baik utama atau pendukung harus bisa dijaga pada jumlah batas minimum.Berdasarkan pengertian di atas, bisa terlihat bahwa Just in Time menjadi suatu sistem produksi yang memiliki tujuan utama yaitu mengurangi biaya, mengefisienkan pekerjaan, dan memperoleh kualitas sesuai standar perusahaan. Selain untuk mengoptimalkan cash flow, dibuatnya sistem Just in Time ini tentunya tak lain untuk meminimalisasi pemborosan akibat kelebihan produksi (overproduction), persediaan barang yang sia-sia (excess inventory), hingga antrian proses produksi yang lama. Just in Time sendiri bisa dikatakan sebagai suatu paradigma baru dalam strategi berbisnis dari manajemen persediaan barang yang dikelola secara tradisional menjadi manajemen persediaan barang berupa rantai pasokan berbasis elektronik. Dalam sejarahnya, Just in Time ini pertama kali dikembangkan oleh Perusahaan Toyota Motor  pada tahun 1937. Kemudian sistem ini banyak diadopsi oleh banyak perusahaan di Jepang terutama ketika krisis minyak dunia pada tahun 1973. Pada saat krisis seperti itu, perusahaan harus melakukan pemangkasan biaya produksi namun juga harus meningkatkan produktivitas.

Prinsip Dasar Penerapan Just in Time dalam Inventory Management 

Dalam pengaplikasiannya, terdapat beberapa hal yang menjadi prinsip-prinsip dasar Just in Time dalam sebuah manajemen persediaan barang. Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut.

1. Sistem Produksi yang Terjadwal

Ketepatan waktu dalam sistem just in time merupakan upaya untuk membuat penjadwalan produksi dan jumlahnya sesuai dengan permintaan atau pesanan. Artinya, just in time dalam manajemen persediaan barang tidak memproduksi hanya untuk restock atau karena stok persediaan akan habis. Produksi baru akan dilakukan apabila ada order yang diterima dalam jumlah tertentu. Tujuannya tentu saja untuk memproduksi barang jadi yang tepat waktu dan pada jumlah sesuai yang dikonsumsi. Prinsip ini sendiri akan menekan holding cost perusahaan.

2. Meminimalisasi Pemborosan

Dalam sistem just in time, semua bahan baku harus dipergunakan seefisien mungkin untuk memenuhi jumlah produksi yang ditargetkan. Efisiensi itu juga menyangkut peminimalisasian pemborosan produksi. Pemborosan sendiri bisa disebabkan oleh kelebihan produksi (overproduction), persediaan barang yang sia-sia (excess inventory), atau menunggu proses produksi yang lama.

3. Memperbaiki Aliran Produksi dan Kualitas Produk

Sistem just in time dalam manajemen persediaan barang juga mengupayakan agar segala hal yang menghambat alur produksi bisa dihilangkan, seperti menghindari penimbunan barang dan memangkas kegiatan yang tidak produktif. Selain itu, kualitas produk yang baik tanpa cacat juga wajib diupayakan melalui quality control yang rutin.

4. Mengurangi Semua Keadaan Tak Terduga

Ketika proses produksi dilakukan sesuai dengan permintaan, maka secara tak langsung perusahaan bisa menghindari hal-hal tak terduga seperti pemborosan akibat menurunnya permintaan. Oleh karena itu, manajemen produksi harus dibuat secara teliti untuk meminimalisasi ketidakpastian. Namun juga manajer dan tim harus bisa melakukan formulasi model forecasting agar ekspektasi perusahaan tercapai.

5. Produksi dalam Jumlah Lot Kecil

Menerapkan just in time dalam manajemen persediaan barang juga menekankan pada pembagian jadwal produksi menjadi bagian-bagian kecil (lot size). Hal ini dilakukan agar produksi lebih efisien dan fleksibel ketika terjadi perubahan permintaan.

6. Menekankan pada Pemeliharaan Jangka Panjang

Just in time juga menekankan pada pemeliharaan jangka panjang berupa memperbaiki mutu, fleksibilitas pengadaan barang yang di-order, pesanan jumlah kecil yang dikerjakan berkali-kali, serta mengadakan perbaikan secara berkesinambungan.

Kelebihan dan Kekurangan Just in Time dalam Inventory Management 

Sebuah sistem tentu memiliki plus dan minus, begitupun just in time. Bagi perusahaan yang menerapkan sistem produksi just in time, berikut adalah beberapa kelebihannya.

1. Level persediaan stock barang rendah sehingga bisa menghemat tempat dan biaya penyimpanan, seperti untuk biaya sewa gudang dan biaya asuransi.
2. Modal kerja lebih rendah lantaran bahan produksi hanya dibeli ketika dibutuhkan saja.
3. Pemborosan, adanya produk yang ketinggalan zaman, dan barang rusak bisa diminimalisasi karena tingkat persediaan stok yang rendah.
4. Menghindari penumpukan barang yang tidak terjual karena adanya pembatalan atau perubahan permintaan.
5. Mengurangi waktu pengerjaan dan pemeriksaan karena jumlah bahan produksi yang rendah.

Namun dibalik kelebihan-kelebihan di atas, terdapat pula beberapa kekurangan yang harus diperhatikan. Kekurangan dari sistem just in time dalam manajemen persediaan barang tersebut adalah:

1. Sulit melakukan perbaikan terhadap barang yang cacat lantaran tidak adanya toleransi kesalahan dalam just in time. Hal ini terkait pula karena bahan produksi yang sangat minimum sehingga harus dimanfaatkan sebagai barang jadi yang wajib terjual.
2. Sangat tergantung pada pemasok baik dalam hal jumlah ataupun ketepatan waktu pengiriman. Keterlambatan pengiriman dan kurangnya bahan produksi akan membuat jadwal produksi menjadi kacau sedangkan perusahaan sangat minim persediaan.
3. Biaya transaksi tinggi karena frekuensi transaksi yang juga tinggi.
4. Sulit menerima permintaan besar yang mendadak lantaran tidak ada persediaan produk.

Pada intinya, keberhasilan just in time dalam manajemen persediaan barang sangat bergantung dengan karakter masing-masing perusahaan. Selain itu, diperlukan komitmen yang kuat dari semua bagian di perusahaan dari mulai tingkat manajerial sampai karyawan di level terendah.