Pengertian Order Fulfillment serta Tahapannya

Dewasa kini, kegiatan niaga atau perdagangan menjadi favorit banyak orang. Hal ini tak terlepas dari berkembangnya teknologi informasi berupa media sosial, marketplace, dan e-commerce. Keberadaan ruang online untuk berniaga tersebut menjadikan setiap orang memiliki akses yang luas dalam kegiatan jual-beli. Perkembangan teknologi informasi ini juga seolah menggeser pola transaksi masyarakat dari yang bersifat offline menjadi berbasis online.Berkaitan dengan kegiatan perdagangan, salah satu kunci sukses yang harus dimiliki adalah kemampuan pedagang untuk memenuhi pesanan pelanggan. Dalam bisnis, hal ini akrab disebut order fulfillment atau dalam Bahasa Indonesia diartikan sebagai pemenuhan pesanan. Lantas, seperti apa sebenarnya order fulfillment tersebut dan seperti apa tahapannya? Berikut akan dijabarkan penjelasannya.

Pengertian Order Fulfillment 

Order Fulfillment merupakan serangkaian proses pemenuhan akan pesanan pelanggan akan suatu produk. Proses yang dimaksud ialah sejak penerimaan pesanan, proses penyiapan, pengemasan, hingga pengiriman pesanan agar sampai ke pelanggan. Dalam sebuah bisnis, maka order fulfillment sangat penting karena berkaitan langsung dengan kepercayaan pelanggan. Bayangkan saja jika Anda sebagai konsumen hendak membeli barang di suatu toko, tetapi barang tersebut seringkali tidak tersedia. Tentunya Anda akan merasa kecewa dan mencari toko lain yang bisa memenuhi pesanan Anda tersebut.Meskipun berlaku secara umum, tetapi order fulfillment dalam perdagangan online lebih sering dibahas. Dalam perdagangan online, order fulfillment sering disebut sebagai back-office operations yang melibatkan beberapa kegiatan dalam rangka pemenuhan pesanan tersebut, yakni mulai dari penerimaan pesanan, pengepakan, pengantaran, akuntansi, pengelolaan inventory, hingga pengiriman. Disisi lain, order fulfillment juga terkait dengan front-office operations atau kegiatan yang dirasakan langsung oleh pelanggan yakni seperti pengiklanan dan pengambilan pesanan (order taking).Jika dilihat dari pengertian di atas, maka jelas bahwa persentase kemampuan pemenuhan pesanan menjadi perhatian penting pedagang. Persentase ini bisa dihitung dengan cara membagi jumlah pesanan yang bisa diproses dengan jumlah total pesanan yang diterima. Semakin tinggi rate atau persentasenya, maka semakin baik. Contoh sederhananya ialah ketika Anda membeli produk secara online di e-commerce. Di masing-masing toko atau produknya akan tertera persentase pesanan yang bisa dipenuhi oleh toko tersebut. Sebagai pelanggan, Anda tentu akan lebih percaya dengan toko yang order fulfillment rate-nya mencapai 100 persen. Hal ini tak lain karena secara psikologis Anda merasa lebih yakin bahwa pesanan Anda tidak akan ditolak dan bahwa toko tersebut cukup terpercaya.

Tahapan Order Fulfillment 

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, order fulfillment tidak hanya menyangkut kemampuan toko atau penjual untuk memenuhi permintaan pelanggan. Order fulfillment juga terkait tahapan dalam proses pesanan tersebut sampai produk diterima pelanggan. Berikut adalah tahapan order fulfillment yang dimaksud.

1. Pelanggan melakukan pemesanan dan pembayaran atas suatu produk (tahap order).
2. Melakukan verifikasi pembayaran oleh penjual. Dalam kasus perdagangan online, verifikasi biasanya dilakukan secara otomatis dan penjual tinggal menerima laporan status pembayaran.
3. Penjual melakukan pemeriksaan ketersediaan stok untuk kemudian memberi notifikasi ke pelanggan, apakah stok tersedia sehingga bisa diproses atau stok habis sehingga pemesanan harus dibatalkan.
4. Pengambilan produk pesanan di lokasi penyimpanan.
5. Proses pengepakan produk pesanan,
6. Pengiriman/delivery barang ke konsumen.
7. Penerimaan barang oleh konsumen.

Diantara proses pemeriksaan ketersediaan stok dan pengambilan produk di lokasi penyimpanan, toko juga akan melakukan kegiatan perhitungan stok inventory. Ini dilakukan untuk menentukan apakah stok barang atau inventory diisi kembali atau menambah produksi untuk mengganti pengurangan stok untuk pemenuhan pesanan. Selain itu jika barang berada di tempat berbeda dari lokasi pesanan, maka toko atau penjual akan menentukan lokasi warehouse tempat pesanan akan dipenuhi.Warehouse sendiri dalam sebuah order fulfillment memegang peranan penting. Aktivitas warehouse berkaitan langsung dengan proses pemenuhan pesanan pelanggan, yakni penerimaan barang, penyimpanan barang, pengambilan barang, pengepakan barang, dan mengelola pengiriman. Oleh karena itu, operasional warehousing haruslah akurat, cepat, fleksibel, namun juga efisien secara biaya. Selain itu, penggunaan teknologi di warehouse tidak bisa dielakkan karena zaman menuntut hal tersebut jika perusahaan tidak ingin tertinggal.Dalam kondisi tertentu, mungkin pula barang yang sudah diterima konsumen ternyata tidak bisa diterima konsumen lantaran beberapa alasan, seperti barang rusak dalam pengiriman atau barang tidak sesuai pesanan. Hal ini menjadikan penjual harus melakukan pengelolaan barang retur.Berbagai tahapan dalam order fulfillment seperti yang dijelaskan di atas juga membuktikan bahwa diperlukan proses yang terintegrasi dan terkoordinasi baik antar departemen di perusahaan. Tak hanya di dalam perusahaan, diperlukan pula koordinasi antar perusahaan yang terlibat dalam supply chain. Perlu diketahui pula bahwa tahapan order fulfillment sifatnya bervariasi. Hal ini tergantung pada karakteristik produk, model bisnis, dan model operasi masing-masing toko atau perusahaan.

Model Operasi Order Fulfillment 

Meskipun tidak sama persis antar toko atau perusahaan, tetapi model operasi order fulfillment punya bentuk umum yang bisa dijelaskan sebagai berikut.

1. ETO alias Engineer To Order. Model ini maksudnya adalah produk dirancang secara costum atau sesuai dengan keinginan pelanggan. Contoh dari ETO adalah produk perhiasan.
2. MTO alias Make To Order. Model ini maksudnya adalah produk baru akan dibuat jika benar-benar sudah ada pesanan dari konsumen. Contoh dari MTO ialah gaun pengantin.
3. ATO alias Assemble To Order. Model ini maksudnya adalah produk yang dibuat merupakan rakitan dari berbagai komponen. Contoh ATO adalah peralatan elektronik.
4. MTS alias Make To Stock. Model ini maksudnya adalah produk-produk yang standar dan diproduksi untuk mengisi stok inventory.
5. DC alias Digital Copy. Model ini maksudnya adalah produk-produk yang diperoleh dengan cara pengunduhan digital dan inventory-nya dihasilkan dari digital master.

Terkait dengan perdagangan online, maka bisa dikatakan bahwa model operasi order fulfillment yang paling umum adalah bentuk Make To Order dan Assemble To Order.Tak bisa dipungkiri bahwa order fulfillment yang baik menjadi kunci keberhasilan bisnis perdagangan. Dibutuhkan performa yang baik terkait pemenuhan pesanan ini agar pelanggan tidak memalingkan pilihannya dari toko atau perusahaan Anda. Meskipun begitu, Anda juga harus tetap mengantisipasi berbagai kendala yang bisa terjadi seperti pembatalan order hingga kerusakan barang pesanan.