Pengertian Pengawasan Produksi Beserta Caranya

Untuk bisa mencapai sebuah operasional yang efektif, efisien, dan ekonomis, maka perusahaan maupun organisasi yang bergerak pada bidang manufaktur harus mampu mengintegrasikan production planning atau perencanaan produksi dan production control atau Pengawasan Produksi menjadi sebuah satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.Perencanaan maupun pengawasan yang juga biasanya disingkat menjadi PPC atau Production Planning and Control adalah sebuah fungsi dalam perusahaan manufaktur yang bertugas untuk mengatasi beragam masalah produksi. Penanganan yang dilakukan tersebut dapat berupa inventory atau manajemen persediaan, produktivitas produksi yang rendah, penjadwalan, sampai dengan sumber daya perusahaan.Perencanaan dan pengawasan produksi diperlukan dalam penjadwalan, pemeriksaan, pengiriman, manajemen persediaan, manajemen mutu, sampai dengan manajemen mesin maupun peralatan kerja. Pengawasan produksi juga bermanfaat untuk memastikan agar tim produksi mampu menjalankan tugas atau pekerjaannya sesuai target yang telah ditentukan dengan memanfaatkan berbagai sumber daya secara optimal dengan memperhatikan penghematan biaya serta manajemen kualitas.

Apa itu Pengawasan Produksi?

Pengawasan produksi merupakan sebuah kegiatan yang dilaksanakan dengan tujuan agar kegiatan yang berlangsung sesuai dengan yang diharapkan atau direncanakan yaitu dengan memproduksi melalui cara yang baik serta biaya yang serendah mungkin. Produksi yang berlangsung juga harus tepat waktu.Pengertian lain dari pengawasan produksi adalah kegiatan yang bertujuan untuk melakukan kontrol dan koordinasi terhadap berbagai aktivitas pengerjaan maupun pengelolaan. Tujuannya agar sesuai dengan waktu yang telah ditentukan serta mampu memberikan hasil yang efektif dan efisien.

Fungsi Pengawasan Produksi

Adapun beberapa fungsi pengawasan produksi adalah sebagai berikut :

• Routing: sebuah kegiatan yang dilakukan untuk menentukan seperti apa urutan dari kegiatan yang akan dijalankan. Kegiatan ini dilakukan dari bahan sampai dengan barang tersebut selesai diproduksi. Routing ini merupakan dasar dari kegiatan scheduling dan dispatching
• Scheduling: sebuah kegiatan yang dilakukan dalam menentukan urutan dari kegiatan produksi yang dilewati. Dengan begitu dapat diberlakukan pengalokasian bahan baku, fasilitas pendukung, maupun bahan-bahan pendukung lainnya serta kapan kegiatan tersebut bisa diselesaikan
• Dispatching: pemberian order atau perintah kepada karyawan atau pekerja agar mereka segera melaksanakan tugas atau aktivitas tertentu. Perintah tersebut sesuai dengan order set yang sebelumnya telah disusun
• Follow-up: kegiatan untuk melakukan pengecekan mengenai berbagai faktor yang berpengaruh terhadap kelancaran aktivitas produksi

Jenis-jenis Pengawasan Produksi

Terdapat beberapa jenis pengawasan produksi yang akan kami jelaskan di bawah ini:

• Order Control (Pengawasan Pesanan): sebuah pengawasan produksi yang dilaksanakan pada produk yang sedang dikerjakan. Dengan begitu, produk yang dikerjakan tersebut bisa sesuai dengan keinginan para pesanan baik bentuk, jenis, serta kualitasnya
• Load Control: pengawasan yang dilakukan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan pembebasan mesin yang digunakan dalam mengerjakan produk dari beragam ukuran dan variasi, misalnya percetakan, penerbitan, dan lain sebagainya
• Block Control: pengawasan yang dilakukan dalam mengelompokkan berbagai order atau pesanan dengan berdasarkan mode, ukuran, serta style yang kemudian akan digabungkan menjadi secara block. Block adalah jumlah produk yang dapat diproduksi oleh pabrik atau perusahaan selama periode tertentu.
• Flow Control atau Pengawasan Arus: jenis pengawasan produksi yang terakhir ini berfokus pada arus pengerjaan. Tujuannya agar proses pengerjaan tersebut lancar dan memberikan hasil sesuai dengan apa yang telah direncanakan

Cara Melakukan Pengawasan Produksi

Seorang manajer atau seseorang yang memiliki kewenangan menjalankan tugas ini harus mengetahui bagaimana cara melakukan pengawasan produksi. Adapun cara-caranya adalah sebagai berikut:

1. Pengawasan Langsung atau Direct Control

Pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh pimpinan perusahaan terhadap kegiatan produksi yang sedang berlangsung. Pengawasan secara langsung tersebut bisa berupa:

• inspeksi langsung
• on the spot report
• on the sport observation

Bahkan sekaligus melakukan pengambil keputusan secara on the spot. Namun dikarenakan tugas seorang pemimpin yang banyak dan kompleks, maka tidak mungkin pengawasan ini bisa selalu dilakukan. Maka dari itu, pemimpin perusahaan sering melakukan pengawasan secara tidak langsung namun bisa juga menunjuk orang yang kompeten untuk menjalankan tugas ini.

2. Pengawasan Tidak Langsung atau Indirect Control

Sebuah pengawasan yang dilakukan dari jarak jauh. Pengawasan tersebut dilakukan berdasarkan laporan yang diterima oleh bawahan. Adapun laporan yang diterima dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Salah satu yang menjadi kelemahan dari indirect control adalah para bawahan tersebut sering memberikan laporan tentang hal-hal positif saja.Mereka cenderung melaporkan apa saja hal-hal yang membuat pimpinan senang. Padahal seorang pimpinan juga perlu mengetahui seperti apa kondisi perusahaan yang sebenarnya.

Faktor Penyimpangan Perencanaan Produksi

Kita tahu bahwa tidak semua perencanaan produksi yang kita lakukan mampu memberikan hasil sesuai keinginan. Maka dari itu, harus ada pengendalian dan juga pengawasan terhadap barang-barang produksi tersebut. Tujuannya untuk menurunkan risiko terjadinya penyimpangan produksi.Dengan kata lain, pengawasan tersebut dilakukan agar memastikan seluruh sumber daya sudah digunakan sebagaimana kebutuhan yang telah direncanakan sebelumnya. Produksi dapat berjalan sesuai apa yang sudah direncanakan serta melakukan tindakan penanganan secara langsung ketika terjadi penyimpangan.Adapun beberapa faktor yang menjadi sebab terjadinya penyimpangan terhadap perencanaan produksi yaitu:

• Ketidakhadiran para pekerja
• Bahan baku maupun bahan pendukung yang tidak tersedia. Hal ini bisa terjadi karena kekurangan atau berkaitan dengan kualitas dari barang tersebut
• Terjadinya perubahan permintaan seperti penambahan pesanan, pembatalan pesanan, maupun adanya perubahan waktu mengenai pengiriman barang
• Mesin, fasilitas, maupun peralatan pendukung lainnya yang mengalami kerusakan. Hal ini menyebabkan kegiatan produksi bisa tertunda sampai batas waktu yang terkadang belum bisa diperkirakan
• Komunikasi serta koordinasi yang kurang antara unit kerja dengan pemasok atau pelanggan

Jika terjadi penyimpangan berkaitan dengan kenyataan dan perencanaan yang telah disusun, maka seorang manajemen harus mampu mengambil keputusan secara kolektif mengenai permasalahan yang terjadi. Dengan begitu, maka pengawasan maupun pengendalian produksi dengan berdasarkan langkah-langkah kolektif dapat menjamin bahwa produksi tersebut berlangsung sesuai dengan apa yang telah direncanakan.Demikian informasi mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan pengawasan produksi. Kesimpulannya, pengawasan produksi harus dilakukan untuk menjamin kegiatan produksi mampu berjalan sesuai dengan apa yang telah direncanakan.