Salah satu tahapan yang pasti terjadi dalam sebuah bisnis, terutama bisnis retail dengan banyak jenis barang adalah tahap stock opname. Ini penting untuk memastikan barang yang mereka jual selalu terdata. Apalagi, tidak semua barang akan selalu dalam kondisi baik. Penting untuk memantau apakah ada barang yang sudah rusak, hilang, habis, atau kedaluwarsa.Tidak berlebihan jika menyebut stock opname adalah salah satu tahap yang paling menyita waktu. Ketika melakukan stock opname, seluruh barang yang ada di gudang akan dihitung secara langsung. Seluruh barang ini dihitung tanpa terkecuali. Meskipun jumlahnya ribuan sekalipun, stock opname tetap harus dilakukan. Hal ini sangat menentukan stok barang yang akan dijual agar terdata dengan lengkap.

Pentingnya Stock Opname

Bayangkan saja bagaimana sebuah supermarket besar mengelola barangnya. Toko kelontong kecil saja perlu waktu untuk mengelola barang yang mereka jual, apalagi supermarket besar, kan?Khusus untuk supermarket atau toko retail besar, mereka tentu menggunakan teknologi yang lebih mudah. Contohnya dengan menggunakan alat scan barcode sehingga semua barang dapat terdata secara digital secara otomatis. Menggunakan software bisnis yang terintegrasi seperti Ukirama juga bisa menjadi pilihan yang memudahkan perusahaan dalam mendata produk mereka.Tahapan stock opname sangat penting dilakukan untuk tahu betul kondisi sebenarnya barang yang ada di gudang atau toko dibandingkan dengan catatan pembukuan. Apabila barang di gudang lebih banyak atau lebih sedikit ketimbang yang tercatat dalam pembukuan, mungkin terjadi kesalahan pada pencatatan sebelumnya. Nantinya petugas stock opname akan melakukan penyesuaian sesuai dengan kondisi yang terjadi. Misalnya mengganti barang yang kurang atau memeriksa mengapa ada selisih pencatatan antara barang di gudang dan barang di pencatatan.Ada banyak sekali manfaat yang bisa diperoleh sebuah perusahaan dengan melakukan stock opname. Memang terkadang perusahaan sampai harus menutup operasionalnya selama sehari atau lebih demi menuntaskan stock opname. Meskipun itu berarti ada risiko berkurangnya pemasukan, stock opname tetap penting dilakukan.Beberapa manfaat melakukan stock opname di antaranya:

• Mengetahui adanya kekurangan barang sehingga bisa segera menambah stoknya
• Menghindari perbedaan antara barang yang disimpan dan barang yang didata
• Menjadi bahan pengambilan keputusan atas perkembangan penjualan atau bisnis sebuah perusahaan
• Kondisi barang di gudang bisa diperiksa secara seksama dan detil
• Arus keluar masuknya barang terdata dengan baik
• Prosedur Sistem Pengendalian Internal
• Menghitung kas, aktiva, utang, dan piutang 
• Merencanakan strategi stock adjustment perusahaan

Kapan stock opname dilakukan sangat bergantung pada kebijakan setiap perusahaan. Idealnya, stock opname dilakukan dalam periode tahunan, kuartal, atau triwulan. Jarang perusahaan melakukan stock opname setiap bulan karena akan sangat menyita waktu.Namun bagi perusahaan retail dan juga grosir besar, stock opname bisa dilakukan dalam periode bulanan. Persiapannya tentu dilakukan sejak jauh-jauh hari sebelumnya. Bagi perusahaan dengan Sistem Pengendalian Internal yang optimal, stock opname sangat penting agar penyimpangan bisa terdeteksi sejak awal.

Bidang Bisnis yang Perlu Stock Opname

Sejatinya, stock opname bukan hanya urusan perusahaan besar saja. Bahkan usaha kecil dan menengah atau UKM juga perlu melakukan stock opname untuk mengetahui apakah semua stok barang terdata dengan baik.Ambil contoh online shop yang menjual produk baju dan celana. Mereka harus tahu berapa jumlah barang yang masih tersedia di gudang untuk bisa melakukan input pada website atau situs e-commerce yang bekerja sama. Jika tidak akurat, bisa-bisa saat orang membeli ternyata produknya justru tidak ada. Hal ini akan mempertaruhkan kredibilitas bisnis tersebut.Beberapa bidang bisnis yang perlu melakukan stock opname secara berkala adalah:

• Bisnis manufaktur
• Bisnis kuliner (F&B)
• Bisnis grosir
• Bisnis retail

Hampir semua bisnis memerlukan stock opname untuk memantau persediaan barang mereka. Semakin detil stock opname dilakukan, akan terdeteksi pula apakah ada perbedaan pencatatan stok.Tak hanya itu, stock opname juga membantu perusahaan dalam menentukan apakah ada barang yang kondisinya tidak layak jual. Jika memang ada kerusakan, maka perusahaan perlu mengambil kebijakan untuk menggantinya secepat mungkin.Bagi bisnis kuliner, stock opname juga dapat memeriksa apakah bahan baku di gudang masih dalam kondisi baik. Terlebih yang dijual adalah food and beverages, artinya kualitasnya tidak boleh main-main. Jangan sampai luput melakukan stock opname dan yang terjadi justru di gudang ada banyak bahan baku yang telah kedaluwarsa, bocor, rusak, atau bahkan hilang.

Langkah-langkah Melakukan Stock Opname

Kini, melakukan stock opname sudah jauh lebih mudah berkat teknologi sehingga tak perlu serba manual lagi. Selain itu, ada langkah-langkah melakukan stock opname yang perlu diperhatikan seperti:

1. Hentikan pergerakan barang 

Sebelum melakukan stock opname, pastikan pergerakan barang keluar dan masuk benar-benar berhenti total. Contohnya pengiriman dari supplier atau transaksi penjualan. Itulah mengapa banyak bisnis yang memutuskan untuk libur saat stock opname.

2. Persiapkan SDM

Mustahil stock opname terutama bagi perusahaan besar bisa dilakukan seorang diri. Tentukan SDM yang terdiri dari tim untuk melakukan tugasnya masing-masing. Jelaskan apa saja deskripsi pekerjaan mereka secara detil sehingga tidak ada yang redundant. Apabila gudang ada lebih dari satu, tentukan juga tim yang sama di gudang lain.

3. Lengkapi dokumen

Seluruh dokumen untuk stock opname harus sudah lengkap sebelum prosesnya dimulai. Hal ini penting untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam stock opname.

4. Hitung dengan teliti

Salah satu bagian paling penting dan inti dari stock opname adalah penghitungan. Pastikan proses penghitungan dilakukan dengan teliti dan lakukan double check setelahnya.

5. Bandingkan hasil penghitungan

Setelah selesai menghitung secara fisik, bandingkan dengan pencatatan pada buku. Jika ada yang tidak sesuai, segera catat dan bahas dalam tim untuk menentukan langkah apa yang akan diambil.

6. Buat laporan

Cara agar seluruh pihak di perusahaan bisa tahu hasil dari stock opname adalah dengan membuat laporan. Pastikan seluruh informasi dari stock opname tercantum dalam laporan yang komprehensif. Kemudian, laporkan kepada pihak terkait.

Menyiasati proses pembuatan laporan stock opname bisa menjadi lebih mudah apabila Anda menggunakan aplikasi software yang terintegrasi seperti Ukirama. Semua data tersimpan dalam cloud sehingga terjamin akurasi dan keamanannya.Bagi sebuah bisnis, merencanakan stock opname adalah hal yang krusial dan wajib dilakukan. Jangan sampai tidak melakukan stock opname justru membuat bisnis Anda mengalami kerugian yang tidak kasat mata.