Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Contoh Kerja PPIC (Production Planning and Inventory Control)

Kamu yang saat ini menjadi seorang mahasiswa/i jurusan teknik industri pasti sudah sering mendengar istilah PPIC atau Production Planning and Inventory Control. Bahkan, kamu yang baru saja lulus dan ingin bekerja di bagian PPIC perusahaan pasti berusaha memahami apa itu sebenarnya PPIC, manfaat, tujuan, serta contoh kerjanya. Dalam artikel ini, PPIC akan dibahas secara rinci sehingga bisa membantumu dalam memahami apa itu PPIC. PPIC sebenarnya sangat erat kaitannya dengan proses produksi. Dalam dunia manufaktur, praktek PPIC dilaksanakan dalam setiap proses usaha. Segala proses manufaktur baik dalam mengontrol hingga mempersiapkan material atau bahan baku produk termasuk lingkup aktivitas dari PPIC atau Production Planning and Inventory Control. Bahkan, PPIC di berbagai perusahaan adalah sebuah departemen atau divisi khusus dalam menunjang proses produksi yang lebih efisien dan hemat biaya. Secara mendalam, PPIC juga diterapkan untuk mengendalikan jumlah barang dagang atau inventory sehingga kuantitasnya sesuai dengan permintaan pasar. Dalam konteks departemen di perusahaan, PPIC secara garis besar akan menjembatani keperluan antara departemen pemasaran atau marketing dengan departemen produksi. Maksudnya, segala strategi pemasaran atau kebutuhan marketing dalam memasarkan sebuah produk dan mempengaruhi kuantitas produksi di masa mendatang akan diterjemahkan oleh PPIC ke departemen produksi. Departemen PPIC akan memberikan rencana produksi serta ketersediaan raw material kepada pihak produksi sehingga produk bisa dibuat tepat waktu dan dapat didistribusikan oleh departemen marketing. Proses pendistribusian pun akan tepat waktu dengan kuantitas yang mencukupi. Dalam beberapa perusahaan, departemen PPIC bahkan sampai berurusan dengan departemen pengadaan dan keuangan. Secara garis besar, dapat disimpulkan beberapa poin tentang tujuan dari Perencanaan dan Pengendalian Produksi atau yang juga disebut PPIC. Berikut ini adalah beberapa tujuan utamanya:

1. Membuat perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien dalam melakukan proses produksi. 
2. Membuat perusahaan lebih optimal dalam menggunakan modal produksi sehingga perencanaan jangka panjang perusahaan bisa tercapai. 
3. Mengatur langkah-langkah dalam proses produksi sehingga bisa dijadikan acuan dalam membuat perencanaan proses produksi masa depan. 
4. Mengatur serta mengendalikan alur pergerakan material atau bahan baku perusahaan, termasuk pula biaya serta produk sesuai dengan siklus manufaktur. 
5. Membantu departemen lain dalam perusahaan seperti penjualan, pemasaran, dan produksi dalam menentukan kuantitas produk, waktu produksi, dan proses pendistribusiannya sehingga inventory perusahaan menjadi lebih efisien. 

Manfaat

Bila dipahami dari pengertian serta tujuannya, manfaat PPIC pasti sudah tergambar jelas di pikiranmu. Tapi, manfaat penerapan PPIC yang baik tidak hanya sebatas itu, lho! Tidak hanya berdampak pada proses produksi yang lebih efisien, namun ke aspek-aspek lain seperti investasi dan idle time reduction. Beberapa contoh manfaat penting dengan keberadaan PPIC adalah investasi aset perusahaan yang tepat, mengurangi ongkos labour, hingga meningkatkan ROA atau Return On Assets perusahaan. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah lima manfaat penerapan PPIC yang baik dalam perusahaan manufaktur.

1. Memastikan Besaran Investasi Aset 

Ketika sebuah perusahaan telah memiliki perencanaan produksi serta kontrol inventori yang baik, maka perusahaan bisa dengan mudah mengidentifikasi besarnya atau kapasitas maksimal produksi saat itu. Secara tidak langsung, perusahaan bisa menentukan jumlah yang tepat untuk keperluan alat-alat, perlengkapan, hingga supplier untuk menyelesaikan kapasitas produksi. Maka dari itu, perusahaan akan bisa merencanakan anggaran yang tepat terutama dalam bentuk investasi equipment sehingga keberadaan alat atau perlengkapan perusahaan tidak sia-sia melainkan dimanfaatkan secara maksimal. 

2. Mengurangi Waktu Idle

Ketika dalam alur penyediaan serta perencanaan bahan baku mengalami hambatan, maka perusahaan akan mengalami delay dalam produksi. Dengan adanya PPIC yang baik, maka idle time bisa dihindari bahkan membuat perusahaan siap bila seandainya terjadi delay tak terduga untuk bahan material tertentu tanpa harus mempengaruhi waktu produksi. 

3. Mengurangi Ongkos Pegawai

Dengan PPIC yang matang dan terencana, maka perusahaan bisa memilih bahan baku yang tepat, investasi sistem teknologi yang cocok, serta menemukan aktivitas produksi yang mampu mengoptimalkan produktivitas. Dalam hal ini, perusahaan akan sangat terbantu dalam mengurangi ongkos tenaga kerja karena jumlah yang diperlukan lebih sedikit dengan hasil produksi yang lebih besar. 

4. Peningkatan Customer Service

Dengan adanya jadwal produksi yang efektif, perusahaan akan menjamin terjadinya on-time delivery. Dengan begitu, ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi komplain. Secara luas, hal ini akan berdampak positif pada citra perusahaan dan meningkatkan loyalty pelanggan. 

5. Meningkatkan ROA Perusahaan

Dengan berhasil menentukan kapasitas produksi, maka PPIC bisa meningkatkan ROA perusahaan. Perusahaan akan menemukan praktek terbaik yang bisa memanfaatkan segala alat-alat perusahaan secara optimal. Walau demikian, dapat dipastikan pula bahwa mesin tidak akan overused karena telah direncanakan dengan baik berdasarkan kapasitas produksi perusahaan. Aset perusahaan dalam bentuk mesin dan peralatan lain-lain pun akan menjadi lebih efektif sehingga menghasilkan output yang sesuai. 

Tugas Kerja Manajer dan Buruh

Pada departemen atau divisi PPIC, posisi manajer dan staff memiliki peranan masing-masing. Manajer PPIC akan memiliki tugas yang konteksnya menyeluruh dan mempengaruhi keseluruhan tugas staff-nya. Sedangkan, seorang staff memiliki tugas yang lebih spesifik seperti job aktivitas. Walaupun setiap perusahaan memiliki kebijakan serta job description yang berbeda-beda terkait manajer dan staff PPIC, berikut ini adalah tugas kerja mereka secara umum di divisi PPIC. Bagi seorang manajer, tugas utamanya adalah menyusun rencana perusahaan terkait pengadaan bahan berdasarkan prediksi serta informasi yang sudah dimiliki sekaligus memantau kondisi stok barang yang sudah dan akan diproduksi. Seorang manajer PPIC juga harus memonitoring bagian inventory proses produksi, penyimpanan di gudang, dan yang dipesan sehingga perusahaan mampu memproduksi dengan lancar dan seimbang. Tugas selanjutnya dari manajer PPIC juga adalah melakukan komunikasi dan bekerjasama dengan divisi lain seperti marketing, keuangan, dan purchasing sehingga masalah selama produksi bisa diselesaikan dan pengambilan strategi bisa lebih mudah. Untuk staff PPIC, pada umumnya harus mampu bertanggung jawab pada aktivitas rutin di gudang, pengendalian persediaan, pengendalian produksi, hingga kontrol distribusi. Memastikan bahan yang masuk, tersimpan, penyediaan, hingga pengiriman. Staff PPIC juga harus membuat laporan kegiatan yang akan disampaikan kepada manajer untuk direview. Dalam beberapa perusahaan, staff PPIC bertugas untuk bertanggung jawab atas perbaikan terus-menerus dan update produksi seperti cancel atau penambahan order yang mempengaruhi kapasitas produksi. Itulah dia ulasan singkat mengenai PPIC atau Production Planning and Inventory Control mulai dari pengertian, tujuan, manfaat, hingga tugas PPIC. Semoga artikel ini membantu dan bermanfaat sebagai bahan referensi yang ingin mengetahui PPIC terutama dalam dunia kerja nanti.