Penyebab Terhambatnya Pelaksanaan SOP Dalam Perusahaan Dan Cara Mengatasinya

SOP merupakan singkatan untuk standar operasional prosedur. SOP ini merupakan dokumen yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang ditetapkan oleh perusahaan. SOP juga bisa diartikan sebagai panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi perusahaan. Setiap perusahaan pasti memiliki SOP sendiri-sendiri tergantung kebutuhannya. SOP tiap perusahaan biasanya berbeda satu dengan lainnya namun prosentase perbedaannya hanyalah kecil. Manfaat SOPManfaat SOP ini lumayan banyak dan terbukti meningkatkan kinerja perusahaan. Selain itu mampu juga meningkatkan efisiensi  tugas dan tanggung jawab setiap karyawan yang bekerja dalam perusahaan anda. Manfaat lain dari SOP ini juga bisa anda temukan dalam ulasan berikut ini :

1. Meningkatkan Akuntabilitas dan Transparansi

Adanya SOP mampu meningkatkan transparansi transaksi dalam perusahaan anda. SOP juga bisa dijadikan bentuk tanggung jawab individu dalam pekerjaannya.

2. Sebagai Pedoman

SOP juga bermanfaat membantu karyawan baru untuk lebih mudah beradaptasi dalam mekanisme kerja perusahaan. SOP juga mampu meningkatkan ukuran standar kinerja pegawai sehingga pelayanan yang diberikan bisa lebih maksimal.

3. Menghindari Tumpah Tindih Pekerjaan

SOP juga bisa digunakan untuk menghindari tumpah tindih pekerjaan antara satu karyawan dengan karyawan lainnya.

4. Jobdesk lebih Jelas

Adanya SOP juga memberikan informasi alur tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas setiap individu. Inilah yang membuat setiap individu mampu lebih fokus dalam pekerjaannya.

5. Mendeteksi Hambatan Pekerjaan

SOP juga digunakan untuk mendeteksi hambatan yang dialami perusahaan. Dengan mengetahui hambatan ini perusahaan bisa menemukan solusi untuk memecahkan hambatan tersebut. Hambatan Pelaksanaan SOP Walaupun memiliki segudang manfaat sayangnya ada pula permasalahan yang timbul sehingga pelaksanaan SOP jadi gagal untuk diimplementasikan. Hambatan pelaksanaan SOP yang umumnya terjadi adalah sebagai berikut :

1. Partisipan Yang Belum Siap

Hambatan pertama bisa saja muncul dari para partisipan SOP ini atau pihak yang menjalankannya yang belum mengerti dan memahami SOP yang telah ditetapkan. Sumber daya manusia yang kurang memahami bagaimana alur SOP membuatnya hanya mangkrak di tengah jalan. Solusi terhadap hambatan ini adalah penting untuk melakukan training bagi karyawan sehingga mereka bisa mengerjakan jobdesk yang ditugaskan dengan baik. Beberapa perusahaan bahkan mentraining karyawan baru untuk mengikuti SOP hingga 1 tahun lamanya.

2. Tak Berlakunya Reward dan Punishment

SOP gagal diimplementasikan bisa saja karena kurang tegasnya aturan yang ditetapkan. Untuk itu penting bagi anda untuk memberlakukan reward dan punishment. Bagi mereka yang melanggar akan mendapatkan hukuman tersendiri dan bagi mereka yang mampu mengikuti SOP dengan baik perlu mendapatkan apresiasi berupa hadiah. Inilah yang membuat perusahaan gemar mengadakan event seperti employee of the year sebagai motivasi karyawan dalam bekerja.

3. Sistem Yang Belum Sempurna

Hambatan pelaksanaan SOP bisa juga timbul dari sistem itu sendiri. Mungkin saja sistem yang anda pakai tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga timbul kekurangan disana-sini. Anda bisa melakukan evaluasi sistem setiap bulannya untuk mendeteksi kekurangan dari sistem lama yang digunakan. Bentuk tim audit tersendiri yang khusus bertugas untuk mengaudit SOP perusahaan sehingga SOP yang kurang sempurna bisa disempurnakan.

4. Kurang Pengawasan

SOP juga bisa terhambat jika anda tidak mengawasi jalannya SOP tersebut. Inilah yang membuat peran supervisor menjadi sangat penting bagi perusahaan. Tentunya jabatan sebagai pengawas ini harus ditujukan pada orang yang memiliki ketegasan dan kedisiplinan tinggi. Tak hanya karyawan di bawah anda saja yang harus mengikuti SOP namun anda sendiri  juga harus mengikuti SOP.

5. Cara Penyampaian SOP Kurang Menarik

Cara penyampaian SOP juga harus menarik dan tidak membosankan jika anda ingin SOP ini segera diimplementasikan. Jangan hanya menggunakan chart flow atau diagram namun pakai pula daftar checklist atau instruksi kerja. Dengan menggunakan checklist anda juga bisa mendeteksi kekurangan dokumen dan lebih efektif ketimbang hanya mengingat dari diagram.

6. SOP Dibuat Dari Sudut Pandang Satu Sisi Saja

Gagalnya SOP untuk diimplementasikan bisa saja karena hanya dirancang dari sudut pandang perusahaan. Dalam merancang SOP anda juga perlu mempertimbangkan sudut pandang klien yang menikmati produk anda. Dengan memperhatikan dua sisi yang berbeda maka juga mampu meningkatkan pelayanan dari segi konsumen. Cara Menyusun SOPDalam menyusun SOP anda bisa menggunakan anjuran PERMENPAN seperti dimulai dari membuat susunan kerja. Jika perusahaan anda merupakan perusahaan skala besar dengan banyak divisi maka minta bagian manajer atau kepala bagian untuk menentukan topik SOP dalam setiap divisi. Selanjutnya rencanakan alur proses kemudian dilanjutkan dengan wawancara untuk mengetahui bagaimana karyawan anda biasanya bekerja. Setelah itu tulis kemudian diskusikan dan sosialisasikan dengan mengadakan pelatihan. Tidak lupa lakukan evaluasi untuk mengetahui apakah karyawan bisa mengikuti SOP yang ditetapkan atau tidak. Dari evaluasi ini perusahaan juga bisa mengetahui apakah SOP memiliki kelemahan atau tidak.