Jual beli adalah bagian tak terpisahkan dari sebuah perusahaan, entah itu yang bergerak di bidang dagang, jasa, maupun manufaktur. Terkadang ada transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai, kredit, maupun kredit dengan catatan tertentu.

Di sinilah perusahaan perlu jeli mencatat semua transaksi jual beli, yang biasanya dituangkan dalam bentuk jurnal. Ada jurnal pengeluaran dan juga jurnal pembelian, keduanya memiliki fungsi yang berbeda. 

Meskipun fungsinya berbeda, namun tujuannya tetap sama yaitu memudahkan dalam mencatat dan menyusun laporan keuangan setiap tahun. Bahkan, kredibilitas perusahaan juga bisa ditentukan dari bagaimana cara mereka membuat jurnal hingga laporan keuangan.

Perusahaan yang mampu mendokumentasikan transaksi bisnisnya dengan rapi pasti bisa mengambil keputusan bisnis dengan lebih matang. Jelas saja, semua pihak yang terkait dengan proses pengambilan keputusan bisa melihat dan mengevaluasi semua keputusan bisnis sebelumnya. Hasilnya, keputusan bisnis kedepannya menjadi lebih strategis.

Definisi Dan Perbedaan Jurnal Pengeluaran Dan Jurnal Pembelian

Untuk memahami perbedaan antara jurnal pengeluaran dan jurnal pembelian, terlebih dahulu kita akan mengelaborasi definisinya masing-masing:

1. Jurnal pengeluaran

Jurnal pengeluaran adalah jurnal yang digunakan untuk mengelola dan memantau seluruh arus kas keluar. Artinya, jurnal pengeluaran ini mencatat semua transaksi dari kredit ke uang tunai. 

Ada banyak sekali pengeluaran yang dilakukan sebuah perusahaan untuk keperluan berlangsungnya bisnis mereka. Mulai dari membeli barang dagang atau jasa, membayar utang, membeli peralatan dan juga perlengkapan, serta biaya produksi lainnya.

Semua pengeluaran ini harus dicatat secara rinci serta sistematis dalam jurnal pengeluaran. Beberapa jenis analisis transaksi yang tercantum dalam jurnal pengeluaran adalah:

• Pembelian barang dagang secara tunai

Pertama adalah proses pembelian barang dagang secara tunai. Analisisnya adalah pembelian masuk dalam debet, sementara kas masuk dalam kredit.

• Pembayaran utang dagang

Sementara untuk pembayaran utang dagang, ada dua cara yang biasa dilakukan. Pertama, utang usaha masuk dalam debet serta kas masuk dalam kredit. Hal ini berlaku apabila pembayaran utang dagang tanpa melibatkan potongan pembelian. Kedua, apabila ada potongan pembelian maka utang usaha masuk dalam debet, kas masuk dalam kredit, serta masukkan lagi potongan pembelian dalam kolom kredit pula.

Sementara untuk transaksi yang jarang atau tidak rutin terjadi, bisa masuk dalam kolom serba-serbi. Dalam kolom serba-serbi ini, bisa diberi nama akun perlengkapan atau bentuk pengeluaran secara lebih detil seperti pembayaran gaji dan lainnya.

2. Jurnal pembelian

Jurnal pembelian adalah jurnal khusus yang mencatat semua transaksi pembelian barang dagang. Apabila pembelian dilakukan dengan cara tunai, akan masuk dalan jurnal khusus pengeluaran khas.

Untuk pembelian barang dagang dengan cara kredit, pencatatan dilakukan di akun debet pembelian dan kreditnya dicatat sebagai akun utang dagang. Tentu saja sama seperti jurnal lainnya, apabila transaksi terjadi berulang maka akan lebih efisien disediakan kolom khusus utang dagang dan pembelian.

Di sisi lain, transaksi pembelian kredit barang lain seperti peralatan kantor dan perlengkapan lain akan masuk dalam kolom debet perlengkapan, serta kredit pada akun utang dagang. Apabila pembelian barang tidak berlangsung berulang, maka bisa dimasukkan dalam kolom serba-serbi. Di sini semua transaksi non-continue didata agar terpantau dengan jelas.

Berikut ini contoh jurnal pembelian:

Dari tabel di atas, bisa disimpulkan urutan transaksi selama bulan Desember yaitu:

• 1 Desember, nomor faktur M01 terdapat pembelian barang dagang dari UD Trinusa sebesar Rp1.200.000,00 dengan syarat n/30

• 8 Desember, nomor faktur L015 ada pembelian perlengkapan dari toko UD Leona senilai Rp600.000,00

• 12 Desember, nomor faktur 025 ada pembelian barang dagang dari UD Sejahtera senilai Rp2.000.000,00

• 15 Desember, nomor faktur 204 ada pembelian peralatan toko senilai Rp400.000,00 dan perlengkapan kantor sebesar Rp200.000,00 dari Toko Kromi

• 22 Desember, nomor faktur M35 terdapat pembelian Rp2.500.000,00 dari UD Melati dengan syarat 2/10, n/30

• 24 Desember, nomor faktur L065 ada pembelian peralatan toko seharga Rp400.000,00 dari UD Maya

• 28 Desember, nomor faktur 209e ada pembelian Rp3.000.00,00 dari PT Restu

Berdasarkan definisi di atas, jelas ada perbedaan antara jurnal pengeluaran dengan jurnal pembelian. Transaksi yang dicatat berbeda namun tetap harus dicatat sesuai dengan kolom dalam jurnal.

Cara Melakukan Pencatatan Jurnal

Tak hanya memahami perbedaan dari jurnal pengeluaran dan jurnal pembelian, penting untuk tahu apa saja yang perlu dilakukan saat melakukan pencatatan jurnal.

Beberapa hal yang harus diingat adalah:

• Kenali setiap transaksi yang masuk ke dalam jurnal agar tidak ada kesalahan memasukkan transaksi

• Identifikasi saldo transaksi yang akan dicatat dalam jurnal (mengurangi atau menambah saldo awal)

• Tulis nominal setiap transaksi dengan teliti karena dapat berpengaruh terhadap saldo akhir

• Analisis apakah yang terjadi di kolom debet dan kredit sama atau tidak

Baik jurnal pengeluaran maupun jurnal pembelian sama-sama krusial dan penting bagi berlangsungnya sebuah bisnis. Pencatatan harus dilakukan secara berkala agar tidak ada satupun transaksi yang terlewat.

Setiap kali memasukkan data pada jurnal pengeluaran maupun jurnal pembelian, analisis terlebih dahulu apakah mekanismenya sudah tepat. Lakukan langsung dan jangan ditunda. Menunda analisis hanya akan membuat penelusuran semakin sulit serta memakan waktu lama.

Jika ingin mempersingkat waktu lebih efisien lagi, coba gunakan software ERP terintegrasi yang bisa memudahkan Anda dalam menyimpan seluruh data. Tak hanya itu, penggunaan software juga membuat semua proses pencatatan transaksi dan aktivitas bisnis menjadi lebih cepat dan pasti terekam dengan baik.

Tak hanya mengurangi waktu yang diperlukan, cara itu juga membantu mengurangi kemungkinan ada kesalahan pencatatan saat membuat jurnal.