Dewasa ini teknologi semakin maju. Berbagai software dan aplikasi diciptakan demi memudahkan manusia menjalankan hidupnya. Segala hal menjadi lebih mudah, cepat dan ringkas. Disatu sisi kemajuan teknologi ini mendorong manusia menjadi makhluk instan yang mudah menerima hasil tanpa perlu bekerja keras seperti dulu lagi. Namun sisi positifnya, percepatan teknologi ini mampu memfasilitasi peningkatan produktivitas. Begitu juga dalam bidang pembukuan akuntansi ini. Ada dua cara pembukuan yang hingga kini masih dipakai untuk mencatat keuangan. Yakni dengan excel dan software khusus akuntansi. Sejak dahulu, excel menjadi solusi pembukuan sebelum software akuntansi ada dan banyak digunakan. Itu karena excel dirasa mudah digunakan, menjawab kebutuhan akan jumlah sheet yang banyak dan sesuai untuk dokumen pengolahan angka. Namun lambat laun, excel mulai ditinggalkan ketika muncul software khusus akuntansi. Banyak yang mengatakan software akuntansi lebih memudahkan dibanding excel. Namun, meski sudah banyak software akuntansi dimana-mana, nyatanya excel tidak sepenuhnya ditinggalkan. Excel masih digunakan oleh pengusaha-pengusaha tahap awal merintis dan banyak UMKM di Indonesia, yang mana mereka merasa excel lebih mudah mereka pahami ketimbang software khusus itu. Untuk itulah dalam artikel ini akan kita ulas bersama, apa saja perbedaan performa antara excel dengan software akuntansi tersebut.
Kecepatan
Variabel pembanding pertama yang akan kita kupas bersama adalah kecepatan. Kecepatan apa yang dimaksud? Tentunya kecepatan pengolahan data. Mulai dari softwarenya juga kecepatan pengguna dalam menyelesaikan pekerjaan. Dari segi kecepatan proses pengolahan data bawaan software, excel masih kalah dibanding software khusus akuntansi. Hal ini salah satunya disebabkan oleh proses mulai dari input data hingga hasil akhir yang berbeda antara excel dan software akuntansi. Dalam excel, pengguna terlebih dahulu harus membuat bagan atau tabel sendiri, kemudian memasukkan rumusnya sendiri, menginput data sendiri, lalu masih butuh membuat tabel berbeda untuk menyusun laporan keuangannya. Tidak bisa langsung jadi dari jurnal umumnya. Pengguna harus menggunakan rumus excel lainnya untuk penyajian datanya. Diantaranya seperti rumus vlookup, pivot, dan sebagainya. Tentunya ini cukup memakan waktu dan konsentrasi tersendiri karena proses manual yang panjang. Berbeda halnya dengan software khusus akuntansi. Semua prosesnya serba otomatis. Pengguna tidak perlu membuat sendiri tabel, rumus dan pengolahan datanya secara manual, atau bahkan harus membuat tabel berbeda-beda untuk menyajikan laporan keuangannya.Software akan otomatis memproses datanya mulai dari setelah data diinput, semua proses berikutnya bekerja otomatis. Kita tinggal mendapatkan data jadinya. Jika saja butuh laporan keuangan dadakan, tidak perlu panik, sebab dengan software khusus tersebut, sudah ada laporan keuangan yang siap diunduh kapan pun.
Kemudahan
Seperti diuraikan dalam variabel kecepatan, penjelasan diatas juga menyangkut kemudahan proses dan menggunakannya. Menggunakan excel untuk membuat laporan keuangan dan pencatatannya, kita harus membuat sendiri secara manual rumus-rumus pada setiap tabel transaksinya. Begitu juga dengan penempatan transaksinya. Semuanya harus benar-benar teliti karena serba manual. Begitu juga dengan proses selanjutnya dalam pengolahan jurnal keuangan tersebut. Butuh beberapa kali langkah untuk menghasilkan laporan keuangan. Pun setelah laporan keuangan jadi, jika ingin menyajikannya dalam bentuk yang lebih mudah dipahami dan menarik, kita masih butuh mengaturnya lagi. Bagi pengguna yang sangat mahir dengan excel, tentu semua rumus perhitungan itu tidak akan menyulitkan, namun bagi mereka yang tidak terbiasa dengan excel, pembuatan laporan keuangan ini cukup sulit dan rumit. Nah, dalam software khusus akuntansi ini semua prosesnya begitu mudah. Pengguna tinggal mengumpulkan semua bukti transaksi lalu menginputnya satu persatu pada form yang disediakan. Kemudian transaksi tersebut akan otomatis terisi pada tabel akuntansi dan terhitungkan otomatis juga. Sebab semua rumus telah disediakan dan berjalan otomatis.
Keakuratan
Dari segi keakuratan, excel sebetulnya juga akurat. Namun masih memungkinkan adanya kesalahan justru pada penggunanya. Karena semua prosesnya dilakukan manual, mulai input sampai pengolahan data, maka peluang kesalahan semakin besar. Excel juga memiliki keterbatasan dalam jumlah data yang bisa dikelola. Padahal laporan keuangan butuh terintegrasi dan membutuhkan big data keuangan yang cukup besar. Bagi perusahaan besar, tentu excel tidak bisa menjawab kebutuhan mereka dalam pengelolaan laporan keuangan dengan kapasitas yang luar biasa besar. Namun untuk perusahaan yang masih merintis hingga skala menengah seperti UMKM, masih realistis untuk menggunakan excel sebagai media pengolahan data keuangan mereka. Hal itu karena data yang dikelola belum terlalu banyak dan kompleks.Bagi pengusaha yang membutuhkan keakuratan tinggi dalam pengolahan laporan keuangannya, butuh menggunakan software khusus akuntansi. Software tersebut memiliki kapasitas pengolahan data yang besar sehingga tingkat keakuratan pengolahan dan penyimpanan datanya juga tinggi.
Keamanan Data
Excel dan software khusus akuntansi memiliki sistem pengamanan data yang berbeda. Jika di excel hanya bisa diberikan password file, sementara software akuntansi butuh login dan akses khusus untuk bisa membukanya. Jika akuntan yang mengerjakan software akuntansi tersebut banyak, kepala akuntansi tetap bisa mengetahui siapa yang telah menginput ataupun menghapus data transaksi melalui login yang terenkripsi.Melalui sistem itu, jika terjadi kesalahan transaksi dan ingin dibatalkan, kepala akuntan bisa memberikan izin hanya pada satu orang saja untuk melihat laporan dan menghapus transaksi yang dimaksud, tanpa mengizinkan anggota lain mengetahuinya. Hal tersebut bisa dilakukan dengan menggunakan software khusus. Berbeda dengan excel yang mana, satu file bisa dibuka dan diketahui oleh siapapun dengan seluruh data di dalamnya. Excel tidak bisa memberitahu kita siapa yang telah mengganti catatan transaksi. Sebab meskipun sudah diberikan password file, excel tak memiliki sistem untuk memberitahu siapa yang melakukan perubahan tersebut. Ini akan berbahaya untuk keamanan data.
Pencadangan Dan Pemulihan Data
Dengan batas pengolahan data yang dimiliki excel, hal itu mungkin excel sulit untuk melakukan pencadangan data dan pemulihan dengan cepat dan setiap saat. Sewaktu-waktu jika data terlalu besar, excel tidak akan mampu menampungnya lagi. Sementara software khusus akuntansi bisa. Software tersebut memiliki kapasitas penyimpanan dan pencadangan data yang besar serta bekerja otomatis dan cepat. Hal ini mampu menjamin keamanan data keuangan perusahaan. Itulah lima hal yang bisa menjadi tolak ukur pembeda antara menggunakan excel untuk menyusun laporan keuangan dengan menggunakan software khusus akuntansi. Semoga bermanfaat.
