Perbedaan Perusahaan Yang Menggunakan Software ERP Dengan Yang Tidak

Di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat, perusahaan dituntut untuk mengikuti kemajuan teknologi. Pemanfaatan perangkat lunak (software) pun menjadi hal lazim, salah satunya yaitu software ERP (Enterprise Resource Planning). Software ERP dipakai sebagai perangkat untuk merencanakan dan mengelola sumber daya yang dimiliki perusahaan agar saling terintegrasi. Tujuannya tak lain agar aktivitas perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien, sehingga produksi pun meningkat. Dewasa kini, software ERP nampaknya sudah digunakan oleh semua perusahaan skala besar. Manfaatnya yang nyata dan adaptif dengan banyak jenis usaha, akhirnya menjadikan software ERP kini diaplikasikan pula oleh perusahaan berskala menengah bahkan skala kecil. Software ERP juga sangat dikenal dalam dunia bisnis sebagai alat untuk mempermudah hampir semua aspek atau divisi perusahaan, dari mulai bagian produksi, keuangan, pemasaran, akuntansi, persediaan, pengelolaan sumber daya manusia, dan lainnya.  Pertanyaannya adalah apa yang menjadikan software ERP ini begitu populer dalam dunia bisnis? Adakah perbedaan yang bisa dilihat dan dirasakan dari perusahaan yang menggunakan software ERP dengan yang tidak menggunakannya? Menjawab hal tersebut, berikut adalah enam poin yang bisa menunjukkan perbedaan perusahaan yang menggunakan software ERP dengan yang tidak.

1. Efektivitas Kerja

Semakin besar skala bisnis suatu perusahaan, maka semakin banyak pula data yang dimilikinya. Data-data ini tentunya perlu diolah untuk menghasilkan informasi baru yang digunakan sebagai bahan analisa dalam pengambilan keputusan. Akan sangat merepotkan ketika perusahaan tidak menggunakan software ERP karena semua data harus dikumpulkan dan diolah secara manual. Efeknya tentu saja perusahaan yang tidak memakai software ERP ini akan menghabiskan banyak waktu dan biaya untuk mengolah data. Bahkan tak menutup kemungkinan akan terjadi pula kesalahan analisa karena datanya kurang akurat.Kondisi menjadi berbeda jika perusahaan sudah menggunakan software ERP. Melalui software ini, data yang didapat bersifat real-time, sistematis, dan komprehensif sehingga berbagai pihak yang membutuhkan bisa menggunakannya secara langsung. Data yang diperoleh juga lebih mudah dan cepat diolah lantaran bisa diintegrasikan dengan data lain yang dibutuhkan. Artinya, perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumber dayanya untuk aktivitas yang lebih produktif.

2. Akurasi Data

Sistem yang masih dilakukan secara manual memungkinkan terjadinya kesalahan input atau membaca data. Apalagi masuknya data bersifat tidak update sehingga ketika ada pihak yang membutuhkan suatu informasi perlu memastikan data tersebut ke divisinya. Hal ini tentu saja merepotkan dan bisa membuat pengolahan data menjadi tidak akurat.Sedangkan jika perusahaan menggunakan software ERP, maka data yang diperoleh sudah terintegrasi dan update. Sistem yang berlaku di ERP juga memungkinan untuk menggunakan metode atau level penilaian yang berbeda sesuai kategori kebijakan perusahaan. Keunggulan ini menjadikan perusahaan bisa lebih akurat dalam mengelola datanya.

3. Kontrol Perencanaan dan Pengelolaan

Terkait dengan dua poin sebelumnya, perusahaan yang tidak menggunakan software ERP akan mengalami kerumitan mengelola data. Data dan informasi yang tidak tersimpan di satu tempat hingga data yang tidak update akan berimbas pada pembacaan data yang kurang baik. Efeknya tentu saja akan menghasilkan pengelolaan yang tidak terencana dan terkontrol.Bagi perusahaan yang sudah menggunakan software ERP, mereka akan lebih efisien dan efektif dalam memanfaatkan data. Pemantauan dan pengendalian proses bisnis menjadi lebih mudah sehingga tercipta kontrol akan perencanaan dan pengelolaan bisnis. Kontrol yang baik ini bisa dilihat dari bagaimana perusahaan mampu mencapai targetnya.

4. Pengeluaran atau Biaya

Tanpa menggunakan bantuan teknologi seperti software ERP, perusahaan akan mengeluarkan biaya ekstra untuk sejumlah staf yang bertugas menghandle suatu pekerjaan. Staf yang diperlukan bahkan bisa menduduki beberapa pos sehingga tentu membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Kondisi berbeda ketika perusahaan sudah menggunakan software ERP. Melalui pemanfaatan software ini, maka perusahaan bisa memangkas jumlah staf lantaran semua kegiatan bisa dikerjakan secara otomatis. Tidak hanya mengurangi jumlah staf, penghematan biaya juga bisa terjadi karena aktivitas operasional akan lebih ringkas dan cepat.

5. Kolaborasi Antar Divisi

Semua perusahaan pasti membutuhkan kolaborasi yang baik antar setiap divisi. Bagi perusahaan yang belum menggunakan software ERP, maka kolaborasi tetep bisa berjalan baik tetapi membutuhkan upaya ekstra. Sayangnya, ketika ada satu saja projek divisi yang terkendala maka bisa mengganggu projek dari divisi lain. Hal ini terjadi lantaran kolaborasi yang dibangun masih bersifat tradisional dan manual.Beruntung bagi perusahaan pengguna software ERP. Mereka bisa melakukan kolaborasi dengan lebih baik karena integrasi setiap divisi sudah terbangun melalui software ini. Software ERP memastikan adanya sistem informasi terpusat sehingga tiap divisi dapat mengakses informasi tanpa perlu mengganggu divisi lain.

6. Kemudahan Akses Data

Tiap aktivitas perusahaan akan menghasilkan data yang jumlahnya tidak sedikit. Data-data ini akan terus bertambah setiap adanya aktivitas baru. Sebut saja penjualan, setiap ada transaksi maka perlu dicatat secara detail. Namun apabila dilakukan secara manual, data yang dicatat dari satu divisi tidak bisa langsung diketahui oleh divisi lain. Ketika divisi atau pihak lain membutuhkan data tersebut, mereka harus mencarinya dahulu. Hal ini tentu saja merepotkan, apalagi jika perusahaan memiliki beberapa cabang dan data diperlukan sesegera mungkin.Kesulitan akses data seperti di atas nyatanya bisa diatasi dengan penggunaan software ERP. Melalui software, akses data bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja. Tiap orang yang berkepentingan juga diberi akses untuk segera mengupdate data sesuai dengan kondisi saat itu. Bagi staf divisi yang memang bekerja secara mobile, kemudahan akses seperti ini juga pasti sangat mempengaruhi kinerja mereka.Penerapan software ERP bagi perusahaan merupakan bentuk adaptasi terhadap perkembangan zaman. Adaptasi ini diperlukan agar perusahaan memiliki daya saing yang baik. Apalagi secara fungsi, software ERP memang sangat dibutuhkan perusahaan untuk mempermudah aktivitas operasional mereka. Namun dalam memilih vendor software ERP, perusahaan juga tidak boleh sembarangan. Banyaknya vendor menuntut perusahaan bisa lebih selektif dalam memilih. Oleh karena itu, penting untuk memilih vendor yang memang sudah berpengalaman, seperti yang disediakan oleh Ukirama ERP.