Perencanaan produksi merupakan hal yang saat penting. Dengan rencana yang tepat, maka perusahaan akan terbantu dalam menerapkan efisiensi dalam menjalankan proses produksinya. Lalu seperti apa praktisi rencana produksi tersebut dan apa saja tips penting ketika menjalankannya?Pengertian Perencanaan ProduksiDalam perencanaan produksi akan melibatkan stok material yang ada, kapasitas produksi, staf operasional, infrastruktur pendukung, dan lain-lain. Seluruh faktor yang dapat berpengaruh terhadap produksi juga harus menyesuaikan dengan kemampuan market dalam menyerap produk.Maka dari itu, rencana produksi merupakan turunan yang berasal dari hasil analisis kebutuhan pasar pada produk yang dihasilkan. Mengapa sebuah perencanaan produksi perlu berdasarkan analisis kebutuhan pasar? Alasannya karena kondisi pasar yang bisa jadi belum mampu menyerap produk tersebut.Kesenjangan yang terjadi antara kemampuan pasar di dalam menyerap produk dengan kapasitas produksi inilah harus diminimalisir sehingga perusahaan terhindar dari kerugian. Analisis terkait kebutuhan pasar juga akan menghasilkan sebuah marketing forecast yang di dalamnya mencakup beberapa informasi seperti kebutuhan kapasitas produksi, perhitungan kebutuhan lahan, serta beberapa faktor pendukung yang lainnya.Praktik Perencanaan ProduksiMelalui informasi ini diharapkan perusahaan mampu membuat produk yang mempunyai kualitas serta kuantitas yang sesuai. Praktik seputar perencanaan produksi yaitu:
- Menyusun Alur Kerja atau Routing
Langkah pertama yang dilakukan yaitu menyusun seperti apa alur kerja alias routing. Bentuk alur tersebut bisa urutan pengerjaan produk, urutan operasi kerja, maupun lini masa kegiatan operasional perusahaan. Routing juga mencakup berbagai informasi penting yang ada di jalur-jalur kerja tersebut. contohnya berkaitan dengan kualitas produk, kuantitas mesin, alat produksi, supply bahan baku, staf serta karyawan, kegiatan operasional, dan sebagainya.Melalui proses ini, biasanya akan diketahui apa saja yang menjadi kebutuhan sehingga pengerjaan produk serta perusahaan dapat berjalan lancar. Selain itu, ada empat proses di dalam penyusunan alur kerja yang harus Anda pahami.Keempat proses tersebut yaitu penentuan produk yang nantinya diproduksi, kapasitas produk, bagaimana cara memproduksinya, serta tempat produksi dari produk tersebut. Bukan hanya itu, staf perusahaan juga perlu mempunyai kecerdasan dan kecermatan di dalam menelaah empat proses tersebut secara detail.Selanjutnya akan disesuaikan dengan seperti apa keinginan pasar yang nantinya produk bisa terjual dengan hasil yang positif. Terdapat juga pemahaman seputar routing ini yang dianggap sebagai alur rinci di dalam mengubah bahan mentah menjadi produk jadi melalui proses yang sistematis.Proses pengubahan yang dilakukan harus tepat serta efisien. Dengan begitu, bahan maupun tenaga yang dipakai bisa optimal.
- Penjadwalan atau Scheduling
Ketika proses routing telah selesai dilakukan, berikutnya Anda harus melalui proses berupa penjadwalan atau scheduling. Proses ini dilakukan dengan berdasarkan hasil dari routing yang mana menghasilkan informasi tentang berapa jumlah pekerjaan dan apa saja sekuensinya. Ketika ada pekerjaan yang memang harus dilaksanakan secara simultan, maka perlu untuk membuat skala prioritas. Perusahaan harus memikirkan pekerjaan mana yang perlu untuk didahulukan serta dikerjakan segera agar sampai tidak mengalami bottleneck. Melalui proses penjadwalan ini akan muncul berapa waktu yang dibutuhkan serta kapan mulai mengerjakan. Termasuk juga waktu cadangan yang nantinya menjadi alternatif ketika ada aktivitas atau hal-hal yang tidak diinginkan dan berpotensi menyebabkan proses pengerjaan menjadi terkendali. Waktu cadangan ini bisa didelegasikan di masing-masing pos pekerja. Mengapa? Setiap Post tersebut merupakan orang yang paling memahami kondisi riil di lapangan. Cara ini bermanfaat membantu perusahaan secara menyeluruh karena membuat proses produksi menjadi lebih terkontrol dan telah disesuaikan dengan kondisi yang aktual.
- Pemindahan Tanggung Jawab atau Dispatching ke Staf Operasional
Tahapan berikutnya dalam perencanaan produksi adalah pemindahan tanggung jawab. Proses pemindahan tersebut dilakukan ke staf operasional untuk mulai mengimplementasikan routing serta scheduling.Tanggung jawab ini dapat berupa bagan proses kerja, infrastruktur penunjang, penjelasan terkait tanggung jawab, instruksi, peraturan, dan sebagainya. Ada juga yang memberikan lampiran berupa memo atau catatan yang menjadi reminder.Beberapa perusahaan juga ada yang menerapkan pilot project alias simulasi agar bisa meyakinkan bahwa perencanaan kerja tersebut bisa diimplementasikan. Termasuk juga bertujuan agar hasilnya nanti sesuai target yang sebelumnya telah ditentukan.Pada fase dispatching ini juga perlu menambahkan fungsi kontrol terhadap pelaksanaan kerja. Fungsi tersebut bukan untuk mengatur melainkan lebih ke pengawasan. Pada saat ada sesuatu yang terjadi di luar rencana dan berpotensi menyebabkan produksi mundur atau bahkan gagal, maka pengawas mulai mengambil sikap secara tegas agar dapat mengembalikan proses produksi tersebut menuju paket yang sebelumnya sudah dibuat oleh bagian perencanaan.Tips dalam Menjalankan Perencanaan ProduksiContoh aktivitas yang dilakukan perusahaan dengan menerapkan perencanaan produksi diusahakan sesuai dengan rencana final yang telah disusun. Akan tetapi, ada satu aktivitas yang terkadang sulit untuk diperkirakan pelaksanaannya serta terkadang hanya dibiarkan berjalan tanpa melakukan pengecekan atau pengawasan.Aktivitas tersebut yaitu interaksi serta keterhubungan divisi yang berbeda. misalnya pembahasan mengenai kebutuhan bahan serta peralatan, peningkatan kapasitas, sumber daya manusia, jumlah karyawan, dan sebagainya.Interaksi yang terjadi antar manusia yang berasal dari divisi yang berbeda bisa membuat tingkah kerumitan relasi bisa tereskalasi. Agar masalah tersebut bisa diselesaikan, terkadang perusahaan menyerahkannya ke sejarah.Perusahaan memberikan catatan terkait evaluasi perencanaan produksi. Kemudian dari sini akan terlihat kira-kira mana saja yang sudah tercatat di sana. Catatan tersebut memang bisa dimanfaatkan sebagai acuan di dalam menyelesaikan masalah.Termasuk di dalam laporan produksi yang berkenaan dengan periode atau waktu terjadinya masalah. Anda dapat melihat apa saja faktor dominan dari masalah tersebut yang berpengaruh terhadap produksi. Kemudian mulai melihat bagaimana penyelesaiannya di periode setelahnya. Ketika cara ini masih belum mampu menghasilkan solusi, Anda perlu melakukan riset ke perusahaan lain yang mengalami masalah serupa. Terlebih lagi masalah tidak harus dipandang sebagai sebuah hambatan melainkan lebih kepada tantangan.Apalagi pada dasarnya apa pun pekerjaannya pasti mempunyai masalah. Dari masalah ini Lay seseorang atau perusahaan akan berkembang menjadi lebih maju. Bahkan dari masalah yang timbul perusahaan tersebut lebih berpengalaman dan memiliki reputasi yang lebih baik sehingga mampu mendekati kesempurnaan.
Tanya Expert Kami
