Petty cash: Pengertian, Tujuan, dan Dokumen yang Diperlukan

Petty_Cash

Pengeluaran sebuah perusahaan bukan hanya berfokus pada pengeluaran besar melainkan pengeluaran kecil yang memiliki kuantitas cukup banyak. Terkadang karena nominalnya yang cenderung kecil membuat pengeluaran tersebut kurang diperhatikan sehingga menyebabkan masalah yang cukup serius.Untuk itu perlu ada pendataan keuangan yang perlu dibuat di dalam mencatat pengeluaran tersebut sehingga lebih mudah untuk mengeceknya. Berkaitan dengan pengeluaran perusahaan, terdapat istilah yang harus dipahami oleh seorang manajemen perusahaan. Istilah yang kami maksud adalah petty cash.

Pengertian Petty Cash

Petty cash bisa dipahami sebagai sejumlah kecil dari uang yang memang disiapkan perusahaan untuk kebutuhan pengeluaran kecil. Biasanya dari jumlah uang yang kecil tersebut akan dipakai pada saat terjadi transaksi mendadak maupun rutin yang dibutuhkan perusahaan.Melalui kas kecil ini sifatnya bisa berupa uang dan bukan materil yang disiapkan. Salah satu ciri khas dari sebuah petty cash yaitu nominalnya yang sebelumnya telah ditetapkan oleh manajemen. Jadi jumlahnya memang sudah ditentukan serta sifatnya terbatas.Biasanya penentuan nominal tersebut menyesuaikan kebijakan perusahaan dengan memperhatikan skala operasional. Adapun penggunaan kas kecil tersebut misalnya untuk pembelian alat-alat ATK yang cukup rumit jika melalui prosedur.

Tujuan Petty Cash

Pembuatan petty cash sebenarnya memiliki tujuan karena keberadaannya cukup penting dalam bisnis. Sebuah perusahaan berskala besar juga akan menyediakan dana sendiri untuk kas kecil tersebut. Terdapat beberapa tujuan dari pengadaan petty cash seperti berikut:

  • Menghindari prosedur yang tidak efisien serta tidak ekonomis pada saat memerlukan pengeluaran secara mendadak dengan angka yang relatif kecil.
  • Mempermudah staf atau karyawan ketika mereka ingin memberikan pelayanan maksimal namun terkendala beberapa hal. Hal ini juga sangat penting untuk menjaga hubungan perusahaan dengan mitra.
  • Mempercepat realisasi dari aktivitas yang memerlukan dana cepat serta mendadak tanpa ada perencanaan atau diduga sebelumnya.
  • Masalah perlengkapan serta kebutuhan kantor yang telah habis namun perlu dibenahi dalam waktu cepat.

Metode yang Dipakai dalam Petty Cash

Metode yang bisa dipakai perusahaan bermacam-macam karena menyesuaikan dengan kebijakan perusahaan tersebut. biasanya metode yang akan dipilih juga berhubungan dengan bagaimana pihak-pihak terkait menerapkan tahapan di dalam penggunaan dana yang tersedia.Pencatatan ini perlu dilakukan secara terperinci dan tidak boleh ada kesalahan. Ada dua metode petty cash yaitu:

  1. Metode Tetap atau Imprest Fund System

Metode imprest atau metode tetap di mana rekening yang tersedia memiliki nominal yang selalu tetap. Perubahan yang terjadi pada kas tersebut akan digantikan sejumlah uang pada waktu tertentu, misalnya seminggu sekali. Pada saat berlangsung sebuah transaksi, para pengguna petty cash tidak langsung mencatat melainkan akan mengumpulkan bukti transaksi terlebih dahulu.Ciri khas metode ini yaitu terkait pengisian kembali cash yang telah ada. Pengisian tersebut akan dilaksanakan sesuai pengeluaran yang sudah dilakukan sehingga nanti jumlah uang yang tersedia akan sama dengan yang telah ditetapkan. Kemudian pencatatan dilakukan pada saat jumlah uang yang ada di petty cash dirasa belum cukup serta perlu melakukan pengisian ulang.Langkah operasional dari metode imprest dimulai dengan memberikan sejumlah uang ke pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil tersebut kemudian memanfaatkannya untuk memenuhi kebutuhan yang sifatnya mendesak. Ketika dibutuhkan, uang yang tersedia akan dimanfaatkan untuk  membayar transaksi. Selanjutnya, dana yang kondisinya sudah hampir habis akan dilakukan pengisian kembali. Pengisian tersebut sesuai dengan total pengeluaran yang dilakukan ketika transaksi sebelumnya.

  1. Metode Fluktuatif atau Fluctuating Fund System

Metode petty cash yang kedua adalah metode fluktuatif atau metode yang sifatnya berubah-ubah. Jika metode imprest total uang yang dimiliki pengguna kas kecil telah ditetapkan, untuk metode yang kedua ini nominalnya menyesuaikan kebutuhan.Sistem ini bertujuan agar nominal yang tersedia tidak perlus sama dengan nominal awal ketika pertama kali diberikan. Misalnya, untuk nominal awal 1 juta dan telah dipakai untuk melakukan transaksi sehingga jumlahnya pun akan berkurang.Kemudian pada saat pengisian, perusahaan boleh memberikan uang dengan nominal yang sesuai kebutuhan. Jumlahnya juga tidak harus sama seperti saldo awal. Perusahaan bisa memberikan dana yang lebih banyak atau sedikit.Terkait pencatatan keuangan untuk  pembayaran biasanya harus tercatat pada jurnal dengan cara mendebit biaya serta mengkredit perkiraan. Total dana yang ada pada kas kecil tersebut nantinya akan disesuaikan dengan kebutuhan para penggunanya.

Dokumen yang Dibutuhkan dalam Menerapkan Petty Cash

Dokumen petty cash tentu harus lengkap sehingga setiap transaksi yang berlangsung dapat dipercaya karena mempunyai bukti nyata. Dokumen tersebut juga bertujuan agar perusahaan terhindar dari penyelewengan dana serta bisa dijadikan sebagai bahan evaluasi keuangan.

  1. Bukti Kas Keluar

Dokumen pertama yang harus disiapkan adalah bukti kas keluar. Tujuan bukti tersebut adalah ketika terdapat perintah untuk mengeluarkan kas, maka pergerakan keuangan dapat dipantai lewat dokumen tersebut.Pada petty cash, bukti kas keluar bisa digunakan sebagai bahan evaluasi. Bukti ini juga bermanfaat ketika ingin melakukan pengisian saldo kembali oleh perusahaan.

  1. Cek

Cek merupakan dokumen yang juga tidak kalah penting dan harus dijaga secara baik. Dokumen ini biasanya dipakai agar perusahaan berkenan membayar uang pada individu atau badan yang membawa cek tersebut. Selain itu, cek ini juga menjadi bukti pembayaran oleh perusahaan melalui jasa bank. Alasannya karena sekarang pembayaran tunai dianggap kurang efisien.

  1. Permintaan terkait Pengeluaran Kas Kecil

Selain kedua dokumen di atas, harus ada dokumen yang menjelaskan seputar pengeluaran kas kecil. Ketika uanag di dalam petty cash sudah tidak sesuai kebutuhan, pengguna dapat mengajukan permintaan dana. Namun dokumen tersebut wajib diisi sesuai kebutuhan yang sifatnya rasional. Pengisian dana kembali baru bisa dilakukan ketika dokumen permintaan tersebut sudah mendapatkan persetujuan perusahaan.

  1. Bukti Pengeluaran

Meskipun jumlah uang yang dikeluarkan relatif kecil, namun tetap harus memberikan bukti pada atasan. Dokumen yang dijadikan bukti tersebut adalah bukti pengeluaran. Dokumen ini berisi apa saja pengeluaran dan bagaimana penggunaannya. Biasanya juga ada lampiran misalnya nota yang merupakan bukti transaksi.

  1. Permintaan Pengisian Kas

Ketika dana yang tersisa sudah tidak mencukupi, pemegang petty cash bisa melakukan pengajuan dana. Proses pengajuan dana tersebut harus menyertakan dokumen yang menyatakan bahwa pemegang kas kecil ingin meminta dana ke perusahaan. Dokumen ini akan menjadi bukti agar bagian uang dapat memberikan dana untuk mengisi kas kecil tersebut.

Kesimpulan

Demikian pembahasan mengenai petty cash. Jadi, meskipun nominalnya tidak terlalu besar tetap harus dilakukan pencatatan. Bahkan dalam mengajukan dana ke perusahaan pun tetap melampirkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan sehingga perusahaan mau mengeluarkan sejumlah uang untuk menambah kas kecil tersebut.


You Might Also Like