Bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang retail atau perdagangan, memiliki warehouse menjadi sangat krusial. Gudang dengan manajemen baik akan mendukung pemasokan barang perusahaan secara rapi dan sistematis. Sebaliknya, gudang dengan manajemen buruk mampu memberikan dampak negatif kepada penjualan bahkan keuntungan karena tidak terkontrolnya supply chain.  Warehouse atau gudang adalah fasilitas dan bagian dari sistem logistik untuk mempermudah perusahaan dalam mengontrol ketersediaan, status kondisi, hingga akses untuk barang atau produk yang disimpan. Tanpa gudang, perusahaan akan mengalami kesulitan terutama dalam memenuhi permintaan pasar karena kurangnya fasilitas penyimpanan barang yang mampu meningkatkan pelayanan dengan biaya terendah. Mengingat pentingnya warehouse bagi perusahaan, maka sudah menjadi keharusan untuk mengetahui prinsip serta atribut yang perlu diperhatikan dalam pembuatan gudang atau warehouse. Dalam artikel ini, tipe, jenis, serta fungsi juga akan dirangkum secara ringkas dan jelas. Yuk, disimak!

Prinsip Gudang

Dalam proses perencanaan, ada beberapa prinsip Gudang yang perlu diperhatikan seperti kecepatan hingga efisiensi. Dengan mengetahui prinsip-prinsip tersebut, maka pembuatan gudang akan lebih terarah dan mampu menunjang kinerja perusahaan. Berikut ini 5 prinsip gudang atau warehouse:

1. Proses yang Cepat (Speedily)

Gudang harus mampu memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat sekaligus menyanggupi terjadinya perubahan permintaan. Ketika pesanan masuk, warehouse harus mampu memproses pesanan tersebut melalui manajemen serta strategi yang baik. Dengan begitu, penjualan perusahaan bisa menjadi lebih optimal. 

2. Proses yang Efisien (Efficiently)

Sebuah gudang harus didesain dan diatur seefisien mungkin. Segala macam kegiatan yang berhubungan dengan warehouse seperti pengiriman, penerimaan, pencatatan, atau penyimpanan barang harus efisien melalui supply chain yang terintegrasi. 

3. Proses yang Efektif (Effectiveness)

Memastikan pelanggan mendapatkan produk mereka dengan mudah atau membuat perusahaan menemukan produk pesanan dengan cepat adalah jenis efektivitas. Hal ini hanya terjadi bila gudang terhubung dengan divisi-divisi yang tepat seperti sales order processing sehingga prosesnya berjalan efektif. 

4. Keandalan (Reliability)

Memastikan segala komponen perusahan termasuk warehouse memiliki keandalan dalam proses komunikasi, bertukar informasi, sekaligus eksekusi. Dengan begitu, perpindahan barang menjadi lebih baik sehingga perusahaan mampu memperpendek lead time pelanggan. 

5. Akurat dalam Penyediaan Barang (Accuracy)

Warehouse haruslah akurat dalam menyediakan barang sehingga mampu memenuhi permintaan. Namun, ketika barang yang disimpan berlebihan, tentu menjadi tidak efisien sekaligus costly. Dengan begitu, sangat penting untuk mengatur jumlah barang tersimpan secara tepat dan akurat sesuai dengan kondisi pasar. 

Tipe dan Jenis Gudang

Tipe dan jenis gudang dibedakan dalam dua kategori besar yaitu tipe secara umum serta tipe berdasarkan karakteristik penyimpanannya. Terdapat 3 jenis gudang dalam tipe umum sedangkan berdasarkan tipe karakteristik penyimpanannya, terdapat setidaknya 6 jenis gudang. Berikut ini adalah ulasannya,

1. Tipe/Jenis Gudang Secara Umum

• Gudang Pribadi/Swasta, biasanya digunakan oleh perusahaan dagang atau reseller sehingga mudah dalam mendistribusikan barang penjualan mereka. 
• Gudang Publik, ketika perusahaan swasta memerlukan ruang penyimpanan tambahan untuk barang mereka, maka gedung publik bisa disewa untuk jangka pendek.
• Gudang Otomatis, sesuai namanya, gudang ini memanfaatkan teknologi dalam proses pengangkutan hingga penyimpanan barang sehingga memerlukan lebih sedikit SDM. Salah satu contohnya adalah gudang dengan pengaturan suhu otomatis.

2. Tipe/Jenis Gudang Berdasarkan Karakteristik Penyimpanan

• Gudang Bahan Baku, gedung tempat bahan baku disimpan biasanya dibangun sekitar pusat produksi. Bahan baku yang disimpan adalah raw material seperti serbuk pasir bila produk akhir berupa beton. 
• Gudang Barang Setengah Jadi, barang setengah jadi adalah barang yang digunakan untuk menunjang proses produksi selanjutnya. Biasanya, barang setengah jadi disimpan di gudang ini. 
• Gudang Hasil Produksi, barang atau produk perusahaan yang siap dijual atau didistribusikan akan disimpan di gudang hasil produksi. Gudang ini juga biasanya berguna untuk safety stock yang mana memenuhi dan mengantisipasi permintaan pasar yang berlebih.
• Gudang Transit, gudang yang satu ini menjadi titik temu antara berbagai barang perusahaan sebelum dikirim ke konsumen atau bisa dibeli konsumen. Perusahaan yang sudah memiliki cabang cenderung memiliki gudang transit. 
• Gudang Cross Docking, gudang jenis ini adalah gudang untuk barang-barang dengan perputaran cepat. Barang yang disimpan hari itu, akan dijual di hari yang sama. Beberapa contoh di antaranya adalah buah, sayur, atau makanan dengan kadaluarsa yang cepat. 
• Gudang Kepentingan Publik, contoh gudang publik adalah Gudang Bulog yang mana dikelola oleh negara sebagai tempat penyimpanan beras. Gudang tentara juga digunakan untuk penyimpanan stok makanan, seragam, dan yang lain-lain bila terjadi bencana alam. 

Fungsi Gudang atau Warehouse

Selain berfungsi sebagai tempat penyimpanan atau menampung barang-barang, gudang juga memiliki berbagai fungsi lain seperti sebagai fasilitas perakitan serta pengamanan:

1. Penyimpanan

warehouse berfungsi sebagai tempat penyimpanan persediaan perusahaan. Penyimpanan harus dilakukan secara rapi dan sesuai denah sehingga tidak membingungkan dalam proses pengambilannya. Gudang dengan kapasitas besar mampu menampung banyak barang namun sedikit lebih sulit dari segi pengelolaannya terutama dalam pelabelan barang yang berguna untuk memudahkan pencarian.

2. Perakitan

selain menyimpan barang, gudang juga bisa dijadikan sebagai assembly facility atau tempat perakitan. Produk atau barang setengah jadi perusahaan bisa disempurnakan di gudang sebelum menjadi barang jadi. Contoh kegiatannya antara lain packaging dan bundling. 

3. Pengamanan

fungsi gudang yang cukup penting adalah pengamanan. Gudang perusahaan bertujuan untuk mengamankan persediaan atau barang sisa, kiriman, dan pesanan sehingga tetap utuh saat hendak digunakan kembali. Bukan hanya dari segi pencurian, namun juga mitigasi bencana alam atau kebakaran.

Atribut Gudang yang Harus Diperhatikan

Mengingat gudang atau warehouse begitu penting bagi perusahaan, maka atribut baik dalam bentuk fasilitas serta lingkungan wajib diperhatikan sebelum membangun gudang. Ada 4 atribut gudang perlu diperhatikan perusahaan, di antaranya adalah:

1. Lokasi

menentukan lokasi menjadi sangat penting ketika tren pasar atau industri berubah secara signifikan. Pembangunan gudang perlu mempertimbangkan terjadinya perubahan di masa depan sekaligus meminimalisir biaya-biaya tambahan karena lokasi yang kurang strategis dengan perusahaan.

2. Desain Gudang

selain lokasi, desain gudang juga perlu diperhatikan. Desain gudang harus disesuaikan dengan jenis produk yang diproduksi. Desain gudang yang tepat juga akan membantu rantai pasokan perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien sesuai dengan sistem perusahaan.

3. Teknologi

hal yang perlu dipertimbangkan selanjutnya adalah teknologi. Mengetahui barang atau produk apa yang hendak disimpan, membuat perusahaan harus memikirkan teknologi apa agar produk tetap aman dan tetap utuh seperti kondisi semula. Teknologi juga bisa ditentukan dengan mempertimbangkan strategi pasokan perusahaan.

4. Lingkungan Eksternal

sebelum membuat gudang pertimbangkan lingkungan eksternal. Pastikan bahwa desain, lokasi, atau konstruksi gudang mendapatkan izin dari pihak berwenang setempat. Dengan izin yang jelas serta mitigasi bencana yang terencana, maka perusahaan tak perlu khawatir tentang gudang yang sudah dibangunnya. Itulah rangkuman singkat mengenai gudang atau warehouse, mulai dari prinsip, jenis, tipe, fungsi, serta atribut yang perlu diperhatikan. Membangun sebuah gudang tidak hanya mempertimbangkan kapasitas, namun juga pemenuhan prinsip-prinsip dasar gudang yang baik sehingga gudang tersebut mampu menerapkan fungsi-fungsinya. Dengan begitu, perusahaan akan mampu meningkatkan penjualan melalui sistem logistik yang baik di mana gudang atau warehouse memegang peran penting dalam ketersediaan produk atau barang. Semoga bermanfaat!