Purchase Order: Definisi, Fungsi, Contoh, hingga Informasi Wajib Apa Saja yang Wajib Ada dalam Purchase Order

Purchase Order: Definisi, Fungsi, Contoh, hingga Informasi Wajib Apa Saja yang Wajib Ada dalam Purchase Order

Jika Anda sering melakukan proses jual beli secara online, Anda pasti sering mendengar istilah Purchase Order (PO). Dalam bahasa Indonesia, makna Purchase Order adalah pesanan pembelian. Biasanya PO ini diterapkan untuk produk-produk yang sifatnya custom atau dengan kata lain hanya dibuat dan diproduksi sesuai dengan permintaan serta spesifikasi khusus dari pembeli. Intinya, PO ini umumnya diterapkan untuk produk-produk barang yang memang sulit didapatkan di pasaran.

Definisi Purchase Order (PO) 

Willem Siahaya dalam bukunya berjudul “Manajemen Pengadaan, Procurement Management, purchase order atau singkatannya PO merupakan suatu bentuk kontrak antara para pengguna dengan pemasok barang dalam proses pelaksanaan pengadaan barang.

Atau dengan kata lain, secara sederhananya Purchase Order adalah kegiatan pemesan suatu produk baik itu barang ataupun jasa dari pembeli yang diajukan kepada penjual. Nah, dalam proses pengajuan inilah umumnya pihak pembeli mencantumkan informasi lengkap serta spesifikasi tertentu mengenai barang yang ia mau pesan atau ingin beli dari pihak penjual. 

Sebagai informasi, umumnya Purchase Order digunakan oleh sebuah perusahaan atau institusi untuk memesan barang dalam jumlah banyak tanpa pembayaran langsung pada waktu yang sama. Bagi penjual ini bisa jadi menguntungkan karena PO dapat menjadi metode penawaran kredit tanpa risiko. Hal itu karena pembeli wajib membayar setelah produk barang berhasil dikirimkan. 

Supaya lebih aman, biasanya PO disertai dengan nomor blangko kesepakatan. Nomor tersebut berguna untuk melacak kapan pengiriman dan pembayaran barang. Selain itu, blangko juga berfungsi sebagai sebuah komitmen antara pihak pembeli dan penjual untuk melakukan transaksi pembelian produk barang secara simultan juga berkesinambungan. 

Fungsi Purchase Order (PO)

Memang melakukan proses pembelian barang melalui PO membuat transaksi menjadi lebih lama daripada yang biasanya. Namun ternyata Purchase Order juga memiliki banyak manfaat lho, terutama bila Anda ingin melakukan transaksi produk barang dalam jumlah banyak! Apa saja manfaatnya? Yuk, simak daftarnya!

1. Mencegah Terjadinya Kesalahan Pemesanan

Seperti yang telah didefinisikan sebelumnya, kegiatan Purchase Order (PO) memungkinkan pembeli untuk mencantumkan terlebih dahulu identitas bisnis atau perusahaan serta spesifikasi yang diinginkan untuk barang ang ia pesan. Jadi kemungkinan terjadinya kesalahan barang yang datang tidak sesuai dengan yang dipesan dapat dicegah.

2. Menghindari Adanya Pemesanan Ganda

Oleh karena Purchase Order itu berisi tentang pesanan barang secara detail maka tentunya ini sangat bermanfaat untuk mendata pesanan tersebut serta mencocokkannya. Selain itu, dengan adanya PO ini Anda dapat memeriksa barang mana saja yang sudah Anda pesan juga sumber pemasok barangnya dari mana saja. Dengan itu, risiko terjadinya pemesanan ganda untuk produk barang yang sama pun dapat dicegah. 

3. Informasi yang Diberikan Lebih Detail

Dalam transaksi PO, pembeli umumnya menginformasikan semua detail barang yang ingin ia pesan. Contohnya saja nama produk, harga, merek, jumlah barang yang akan dibeli, hingga informasi penting lainnya. 

4. Transaksi Produk Mampu Berjalan Lebih Akurat

Kelebihan lain adalah proses transaksi pembelian produk dapat berjalan lebih akurat daripada biasanya. Hal itu bisa dimengerti oleh karena dalam Purchase Order, pembeli menuliskan dengan jelas spesifikasi barang yang ia mau beserta produsen, penjual atau supplier barang yang dituju. Pembeli juga mencantumkan media yang berperan sebagai tempat dilakukannya promosi atau sarana mengiklankan barang yang diproduksi tersebut.

5. Barang Dapat Dilacak dengan Mudah

Kegiatan transaksi Purchase Order (PO) juga memungkinkan pembeli mampu melakukan tracking atau pelacakan terhadap barang yang sudah dipesan. Sebagai pembeli, Anda juga dapat memastikan jumlah pesanan barang apakah sudah sesuai atau tidak, apakah jenis barangnya sudah tepat atau tidak, atau apakah harga barangnya juga sudah sesuai dengan perjanjian atau tidak. Proses tracking ini bisa dilakukan karena pembeli mendapatkan nomor PO barang yang ia pesan. 

Intinya, PO dapat berfungsi sebagai dokumen hukum untuk menyelesaikan gap atau perselisihan dalam transaksi. Dan hasilnya, stok dan inventori pun dapat terkelola dengan baik.

6. Bagi Penjual, Kegiatan Pemesanan Barang Pun Jadi Lebih Mudah

Seperti diketahui bahwa transaksi PO itu sangat detail karena berisi informasi lengkap mengenai cara pengiriman pesanan, metode pembayaran hingga waktu pengiriman barang. Hal ini tentu saja akan memudahkan penjual untuk memproses barang yang dipesan. Dan pada akhirnya pembeli pun dapat menerima barang yang mereka pesan secara tepat waktu. 

Pentingnya Metode Otomatisasi dalam Purchase Order (PO)

Umumnya pihak yang memang sudah terbiasa melakukan Purchase Order menggunakan proses otomatisasi dalam transaksi mereka. Otomatisasi ini adalah suatu metode dalam proses PO yang menggunakan platform otomatis untuk melakukan pendataan inventaris, pelacakan data, serta persetujuan PO ataupun pembelian produk barang.

Proses ini biasanya dilakukan pada perangkat lunak yang sudah terpusat dan dapat disetujui serta ditinjau secara otomatis. Umumnya, proses otomatisasi ini dilakukan oleh bagian Procurement atau Enterprise Resource Planning (ERP) sebuah perusahaan. 

Jika Anda tertarik mendalami pekerjaan di bidang Purchase Order atau Procurement seperti ini maka Anda wajib memahami betul fungsi serta tujuan pembuatan blanko PO. Tak hanya itu, Anda juga harus memahami proses penggunaan otomatisasi PO yang berbasis aplikasi dan sejenisnya. 

Penasaran bagaimana melakukan proses otomatisasi tersebut? Berikut langkah-langkahnya!

• Karyawan bertugas membuat Purchase Order (PO)

• Tugas manajer adalah melakukan review serta memberikan persetujuan untuk PO yang sudah dibuat

• Orang yang bertanggung jawab dalam proses pemesanan inventaris memberikan persetujuan sesuai dengan anggaran

• Mengirim PO tersebut kepada pemasok eksternal 

• Barang pesanan pun diterima perusahaan atau klien

• Pemasok mengirimkan invoice kepada perusahaan atau klien

• Proses otorisasi invoice serta pembayaran pun dilakukan

• Proses rekam berkas atau dokumen yang berisi tentang blangko PO akan disimpan secara otomatis

Contoh PO

Jika berkaitan dengan jenis PO, sebagian besar usaha menengah dan kecil menggunakan dokumen Purchase Order manual yang ditulis di atas kertas dalam melakukan transaksi. 

Meski memang cara ini dinilai lebih baik dibanding harus mengadakan barang tanpa dokumen PO, namun tetap saja format kertas kurang begitu efisien. Apalagi bila dalam satu kali transaksi, ada cukup banyak dokumen berbahan kertas yang harus disiapkan seperti PO, faktur, nota, dan lain-lain. 

Jika Anda menyimpan semuanya bertumpuk-tumpuk dalam waktu lama, risiko hilang dan rusak itu besar sekali. Belum lagi, jika Anda harus mencari dokumen PO lama ketika harus mencocokkan barang. 

Contoh Purchase Order

Nah, karena itulah ada baiknya jika Anda menggunakan PO digital saat melakukan transaksi. Selain lebih efektif, PO digital juga bisa mempermudah kegiatan operasional bisnis harian Anda. 

Informasi yang Wajib Ada dalam Purchase Order (PO)

Dari contoh di atas, bisa dilihat bahwa pada umumnya ada beberapa informasi penting yang wajib tercantum dalam PO. Apa sajakah poin-poin penting seperti yang dimaksud? Berikut daftarnya!

• Nama barang yang akan dipesan

• Jumlah barang yang ingin dipesan

• Harga per-satuan barang yang akan dipesan 

• Informasi detail perusahaan yang melakukan pemesanan serta pemasok

• Nama dan kontak pembeli barang atau pemesan serta pemasok dengan detail, mulai dari alamat, nomor telepon hingga alamat email

• Tanggal pemesanan barang secara rinci

• Jatuh tempo pembayaran pemesanan barang

• Alamat pengiriman barang serta tempat penagihannya

• Metode pembayaran yang akan digunakan

• Otorisasi kesepakatan yang dicapai

• Nomor purchase order

• Ada tidaknya diskon atau potongan harga yang telah disepakati serta pajak yang juga berlaku. Biasanya diskon ini tercantum dalam kontrak yang sudah disepakati

• Syarat-syarat dan ketentuan transaksinya (apabila ada)

Informasi yang begitu rinci dan detail dalam transaksi PO bertujuan agar nantinya tak ada lagi kendala yang bisa merugikan pihak pembeli maupun pihak penjual ketika transaksi sudah disetujui. Jadi, risiko pembatalan transaksi saat sedang berjalan pun jadi lebih kecil.

Apa yang Harus Dilakukan Setelah PO Dikirim? 

Setelah pembeli mengirim dokumen Purchase Order (PO) Anda ke pihak pemasok, maka keputusan berikutnya berada di tangan pemasok ataupun penjual. Penjual memiliki pilihan untuk menolak kontrak atau bahkan menyetujui kontrak yang ditawarkan oleh pembeli melalui berkas PO tersebut.

Nah, jika penjual menyetujui penjualan produk tersebut dengan jumlah dan harga yang ditawarkan oleh pembeli, maka penjual bisa mengeluarkan invoice untuk pembeli berdasarkan pada dokumen PO yang sudah disetujui.

Tak hanya itu, pihak pemasok yang menyediakan material yang dibutuhkan perusahaan juga menerima dokumen PO tersebut. Bila pengajuan harga dan metode pembayaran yang Anda ajukan tidak sesuai untuk pemasok, maka mereka boleh mengirimkan penawaran harga versi mereka. Anda bisa merespon balik dengan pembuatan PO baru. 

Setelah pemasok menyetujui PO yang baru, pesanan barang pun mulai diproses. Saat barang sudah akan dikirimkan, mereka pun akan membuat tagihan atau invoice yang menyatakan berapa biaya yang harus dibayar untuk barang tersebut. Namun yang harus diingat juga adalah bahwa opsi pembayaran yang akan digunakan dalam transaksi harus sudah disepakati oleh kedua belah pihak. 

Perbedaan Purchase Order (PO) dengan Invoice

Meski Purchase Order dan Invoice sama-sama berbentuk berkas yang diserahkan antara penjual dengan pembeli, namun keduanya sangat berbeda sama sekali. Namun oleh karena kedua dokumen sama persis maka tak heran jika keduanya sering tertukar antara yang satu dengan yang lainnya.

Lalu bagaimana cara membedakan keduanya? Yuk, simak pembahasannya di bawah ini.

• PO dibuat oleh pembeli untuk memesan dan mengirimkan barang. Sementara itu, invoice dibuat oleh penjual atau pemasok

• PO dibuat sebelum proses pembelian terjadi sementara invoice dibuat setelah pembelian terjadi

• PO berfungsi untuk menginformasikan barang yang akan dipesan atau dibutuhkan sedangkan invoice berguna untuk menginformasikan barang yang telah berhasil dikirim

• PO mencantumkan pengajuan metode pembayaran yang akan digunakan sementara invoice mencantumkan jatuh tempo proses pembayaran

Kesimpulan

Dari penjelasan lengkap mengenai Purchase Order (PO) seperti yang telah diungkap di atas, ternyata memang PO sangat penting bagi bisnis atau perusahaan. Alasannya karena dokumen PO berisi tentang informasi pemesanan barang secara detail atau rinci. Apalagi bila barang yang Anda pesan itu berbeda jenisnya satu sama lain dan juga jumlah barang yang dipesan banyak. 

Selain itu, PO juga dapat berperan sebagai acuan dan kontrak antara Anda dan pemasok yang sifatnya resmi dan mengikat ketika ada masalah yang timbul di kemudian hari, contohnya saja jumlah pesanan barangnya tidak sesuai. Dengan kata lain, risiko terjadinya salah paham antara Anda dan pemasok pun lebih kecil bila menggunakan Purchase Order (PO).