Purchase Order: Pengertian, Aspek, dan Fungsinya

Pernah mendengar istilah purchase order? Perlu Anda tahu bahwa purchase order atau yang biasanya disingkat PO merupakan sebuah dokumen yang di dalamnya terdapat informasi tentang apa saja barang yang akan dibeli. Dokumen ini kerap digunakan dalam dunia bisnis. Jadi ketika ada pembeli yang ingin membeli barang, maka dia harus membuat daftar barang apa saja yang akan dia beli.Selanjutnya dokumen tersebut diserahkan kepada pemasok. Informasi yang terdapat di dalam purchase order antara lain kuantitas, harga, jenis barang, serta nomor maupun tangga pembelian barang. Semakin spesifik informasi tentang pesanan, maka semakin banyak rincian yang harus disertakan di dalam dokumen tersebut. Namun justri inilah yang membuat kegiatan pemesanan atau pembelian menjadi lebih efektif.Pada saat penjual atau pemasok menerima purchase order dari pembeli, maka akan berlaku kontrak yang sifatnya mengikat secara hukum. Pembeli juga harus mengomunikasikan permintaan terkait barang yang ingin dibeli secara jelas. Dengan begitu, penjual atau pemasok bisa menyediakan barang sesuai yang diminta oleh pembeli tanpa ada kesalahan atau kekeliruan. Selain berperan berfungsi untuk dokumen pemesanan, purchase order juga terkadang digunakan sebagai dokumen untuk keperluan kreditur atau pemberi pinjaman. PO inilah yang nanti akan dijadikan sebagai bahan pertimbangan ketika ingin memberikan pinjaman kepada orang lain.

Apa Saja Fungsi Purchase Order?

Sekilas memang memesan barang dengan menggunakan purchase order terkesan rumit. Mengapa? Karena Anda harus mendata barang-barang apa saja yang akan Anda beli. Informasi yang Anda cantumkan di dalam PO juga harus jelas agar tidak sampai menimbulkan kesalahpahaman antara penjual dan pembeli.Namun dengan adanya purchase order maka pembelian menjadi lebih aman. PO juga menghindarkan Anda dari potensi mengalami penipuan. Selain itu, ada beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan dengan adanya purchase order.

1. Tidak Terjadi Pesanan Ganda

Pada saat perusahaan memperoleh purchase order dari pelanggan, perusahaan tersebut akan memberikan barang sesuai yang dipesan. Di sisi lain perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan dari barang yang dipesan tersebut. Adanya dokumen PO akan membatnu perusahaan dalam melacak siapa yang memesan serta barang apa saja yang dipesan. PO juga berperan dalam mengecek apa saja faktur yang harus dibayar sehingga tidak sampai menimbulkan pesanan ganda.

2. Mengecek Pesanan Masuk

Fungsi yang kedua dari purchase order adalah untuk mengecek pesanan yang sudah masuk. Ketika sistem pembelian dan penjualan sudah terorganisir secara baik maka ini akan membantu di dalam menyederhanakan proses pengiriman dan inventaris.

3. Sebagai Dokumen Hukum

Seperti informasi sebelumnya bahwa purchase order bersifat mengikat antara kedua pihak. Dokumen ini juga memiliki kekuatan hukum. Dengan begitu kedua pihak bisa terhindar dari perselisihan yang bisa terjadi kapan saja. Aspek-aspek di Dalam Purchase OrderSetelah mengetahui pengertian serta fungsi dari PO, kamu juga perlu tahu apa saja komponen yang harus ada di dalam purchase order. Dengan begitu, kamu bisa membuat PO secara benar karena informasi yang ada di dokumen tersebut sudah kamu tulis secara jelas dan lengkap.Sebuah purchase order yang benar harus memiliki beberapa komponen seperti berikut:

• Nama perusahaan
• Tanggal pemesanan
• Nama produk
• Jumlah barang (yang dibeli)
• Harga
• Ketentuan tambahan terkait penjualan, misalnya diskon atau bonus-bonus lainnya

Ketika PO Sudah Dikirim, Selanjutnya Bagaimana?Ketika purchase order sudah dikirim, lalu apa tindakan selanjutnya? Ketika pembeli sudah membuat purchase order dan telah mengirimnya ke penjual, maka penjual akan memutuskan apakah akan menerima maupun menolak PO yang dikirimkan tersebut. Dengan kata lain, penjual memiliki hak meskipun dia tidak menerima PO tersebut dengan beberapa alasan.Akan tetapi, jika penjual menerima purchase order yang dikirim maka itu tandanya penjual telah setuju untuk menjual atau menyiapkan barang sesuai yang terdapat di dalam purchase order tersebut. Termasuk juga setuju dengan harga dan ketentuan-ketentuan tambahan lainnya seperti bonus maupun diskon seperti yang dicantumkan.Setelah itu, penjual akan mengeluarkan invoice atau faktur kepada pembeli sesuai dengan barang yang dipesan atau dibeli. Setelah itu, pembeli bisa membandingkan antara purchase order dengan inovice yang diterimanya. Jika keduanya sesuai, maka pembeli akan membayar sesuai dengan tagihannya.Contoh:Anton mendapatkan tanggung jawab untuk membeli barang yang dibutuhkan di dalam pembuatan produk baru. Dia juga bertugas membuat PO dengan harga dan jumlah barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Setelah Anton membuat PO dengan informasi yang lengkap, maka Anton akan mengirim PO tersebut ke pemasok.Pemasok bertugas menyediakan barang yang dibutuhkan sesuai yang tercantum di dalam purchase order. Setelah pemasok setuju dengan PO yang dikirimkan, maka pemasok akan membuat faktur atau inovice atau tagihan berkaitan harga barang yang akan dibeli tersebut.Setelah Ali membayar dengan biaya yang sesuai pada faktur, pemasok akan mengirimkan bukti pembayaran. Pemasok akan langsung mengerjakan atau menyediakan barang sesuai pesanan yang diminta oleh Ali dalam jangka waktu yang sudah ditentukan.Seberapa Penting Purchase Order?Ternyata masih banyak perusahaan yang belum menggunakan purchase order. Alasannya karena dokumen ini merepotkan dan membutuhkan banyak waktu ketika membuatnya. Selain itu, membuat purchase order juga akan menghambat transaksi. Alasan lainnya adalah mereka tidak membutuhkan purchase order karena kedua pihak sudah saling kenal dan bahkan sudah akrab sehingga tidak perlu lagi adanya PO.Kemudian mereka cukup melakukan pemesanan melalui telepon atau pesan. Padahal adanya PO malah akan membuat transaksi menjadi lebih jelas. Apalagi jika Anda memiliki perusahaan yang besar dengan permintaan barang yang juga besar. Ini akan menjadi sebuah masalah yang kompleks jika Anda sampai lupa barang-barang yang dipesan pelanggan.Maka dari itu, adanya purchase order akan membantu dalam memberikan informasi tentang detail barang yang dipesan serta oleh siapa barang tersebut. Jadi, ketika Anda lupa berapa barang yang harus Anda sediakan, maka Anda tinggal mengeceknya melalui purchase order. Dengan begitu, kedua pihak bisa melakukan transaksi dengan aman tanpa menimbulkan perselisihan.