Seberapa Pentingkah Kartu Stok Barang? Serta 7 Kegunaan Kartu Stok dalam Akuntansi

Dalam dunia usaha apalagi yang bergerak di bidang jual beli barang atau retail, tentu sudah tak asing dengan Kartu Stok Barang. Fungsi dari kartu stok barang ini adalah mencatat pergerakan transaksi keluar masuknya suatu barang lengkap dengan tanggal, jumlah, dan tujuan/asal barang tersebut. Prinsipnya mirip seperti buku tabungan dimana tercatat uang yang keluar, uang yang masuk, tanggal transaksi, hingga saldonya.Pentingnya Kartu Stok BarangSebagai salah satu kegiatan akuntansi, laporan kartu stok atau biasa juga dikenal dengan stok opname menjadi begitu penting sebagai dokumen untuk mengontrol stok barang dan mengetahui pergerakannya sehingga proses pelacakan bisa dengan mudah ditelusuri. Hal lain yang menjadi alasan kartu stok penting digunakan adalah untuk menghindari kecurangan yang terjadi di dalam gudang. Ya, tak bisa dipungkiri bahwa di dalam bisnis ada saja pihak yang ingin mengambil keuntungan dengan cara haram seperti memanipulasi data dan fisik barang. Oleh karena itulah, kartu stok barang digunakan untuk menyimpan histori transaksi pada satu item untuk diaudit dengan cara membandingkannya dengan dokumen penerimaan/pengeluaran.Idealnya, kartu stok barang ini terekam secara otomatis ketika ada transaksi keluar masuknya barang di gudang. Untuk mempermudah pencatatan stok tersebut dan agar data bersifat real time, anda bisa menggunakan software khusus pengelolaan stok yaitu sistem ERP Ukirama . Selain bisa mudah dan real-time, penggunaan software juga akan menghemat waktu, tenaga, dan biaya. Apalagi dengan menggunakan software, data yang di dapat juga terintegrasi dengan bagian lain seperti pembelian, penjualan, dan akuntansi.Namun perlu diketahui juga bahwa meskipun sudah menggunakan software, pencatatan kartu stok secara manual baik menggunakan kertas ataupun Microsoft Excel sebaiknya tetap dilakukan oleh bagian gudang. Hal ini karena bagaimanapun bagian gudang lebih mengetahui transaksi detail dan riil yang terjadi di gudang. Pencatatan stok barang dengan kedua cara ini diperlukan untuk menghindari kesalahan input oleh admin / user software serta sebagai data pembanding antara kondisi transaksi riil di gudang dengan data yang ada di software.Kegunaan Kartu Stok dalam AkuntansiSeperti yang sudah dijelaskan di atas, kartu stok berguna sebagai dokumen pencatat pergerakan keluar masuknya barang. Namun lebih dari itu, urusan stok barang ini juga diperlukan oleh bagian akuntansi. Mengapa demikian? Hal ini karena ketika barang sudah menjadi milik perusahaan, artinya secara akuntansi masuk sebagai nilai persediaan. Nilai persediaan itu sendiri tertulis dalam bentuk mata uang (rupiah atau dollar), meskipun secara nyata berbentuk barang. Nilai persediaan ini selalu seimbang dengan nilai utang di dalam neraca karena nilai persediaan selalu diambil dari nilai pembelian terhadap barang bersangkutan.Setidaknya ada 7 kegunaan dari kartu stok dalam akuntansi perusahaan. Ketujuh kegunaan tersebut adalah sebagai berikut.

1. Sebagai Dokumen Nilai Persediaan

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, stok barang yang tercatat dalam kartu stok adalah bagian dari nilai persediaan. Persediaan menjadi bagian utama dari modal kerja perusahaan yang meliputi semua barang atau bahan dalam proses produksi dan distribusi, baik untuk diproses atau untuk dijual. Karena merupakan bagian dari nilai persediaan, maka bagian akuntansi memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan hal ini. Untuk itulah bagian akuntansi membutuhkan dokumen fisiknya, salah satunya melalui kartu stok.Melalui dokumen berupa kartu stok ini, bagian akuntansi bisa melakukan perekaman perhitungan fisik persediaan. Nantinya, dalam laporan keuangan, persediaan merupakan hal yang sangat penting karena laporan laba atau rugi tidak dapat disusun tanpa mengetahui nilai persediaan. Kesalahan dalam penilaian persediaan akan berakibat besar dalam laporan neraca perusahaan.

2. Memperlancar Sistem Manajemen Persediaan Barang

Kartu stok barang tentu sangat berguna dalam proses manajemen persediaan barang. Hal ini artinya berkaitan lagi dengan nilai persediaan. Melalui kartu stok, sistem manajemen persediaan barang bisa terkontrol dan terkelola dengan baik. Pendataan yang jelas dan berurutan berdasarkan waktu / tanggal, bisa menjadi rujukan bagian akunting mengelola nilai persediaan perusahaan.

3. Mengendalikan Barang

Sebagai dokumen transaksi barang, kartu stok sangat efektif dalam melakukan kendali barang di gudang. Kendali diperlukan karena barang adalah nilai persediaan atau ibarat inventaris perusahaan. Bagian gudang harus bertanggung jawab akan jumlah stok barang yang dikelolanya kepada bagian akunting. Sedangkan bagian akunting akan menyesuaikan data dari bagian gudang dengan data yang mereka miliki. Jika sudah menggunakan software, pengendalian ini semakin mudah karena setiap transaksi akan otomatis meng-update saldo yang dimiliki.

4. Dokumen Pelacakan

Pelacakan keberadaan barang tentu sangat penting sebagai tanggung jawab akan nilai persediaan barang yang diemban oleh bagian akuntansi perusahaan. Pencatatan menggunakan kartu stok akan berguna jika terjadi kejanggalan persediaan baik karena kelalaian karyawan, kesalahan sistem, atau kecurangan karyawan. Dengan data terstruktur apalagi dengan menggunakan software, maka kesalahan kecil akan dengan mudah terlacak. Ini artinya, keselamatan akan nilai persediaan bisa terjaga.

5. Histori Perputaran Stok

Bagian akunting bertanggung jawab pula dalam akurasi nilai persediaan yang artinya berkaitan dengan akurasi stok barang. Kartu stok yang memiliki fungsi sebagai dokumen kendali, akan menunjukkan perputaran barang yang terjadi sehingga lebih mudah diketahui riwayat pergerakannya.

6. Audit Perbandingan dengan Dokumen Transaksi

Sebagai upaya menghindari kesalahan baik human eror atau manipulasi dari oknum, maka kartu stok yang dimiliki bagian akunting harus disesuaikan dengan kartu stok yang dimiliki bagian gudang. Hal ini dilakukan sebagai audit untuk memastikan transaksi dan perputaran barang sesuai antara data dan kondisi asli.

7. Menyeimbangkan Nilai Neraca

Berbagai kemungkinan bisa terjadi dalam perhitungan stok barang. Sebagai contoh jika barang hilang, maka harus ada penyesuaian stok yang tertulis di kartu stok dengan kondisi asli. Disinilah gunanya kartu stok bagi akuntansi karena mereka bisa melakukan antisipasi agar nilai persediaan (stok barang) dengan neraca (utang dan harta) tetap seimbang. Hal ini akan berdampak besar jika kekeliruan stok ini hanya diatasi oleh bagian gudang karena mereka tidak mengetahui neraca. Akibatnya, nilai persediaan dan neraca yang tidak seimbang akan berpengaruh pada pajak. Perusahaan pun akan bermasalah jika pajaknya tidak sesuai ketentuan.Itulah hal-hal yang berkaitan dengan pentingnya kartu stok dan kegunaannya dalam akuntansi. Fungsinya yang tidak bisa dipandang sebelah mata menjadikan kartu stok harus ditangani dengan tepat.  Oleh karena itulah, software ERP Ukirama bisa menjadi pilihan untuk memudahkan pekerjaan tersebut.